Personvernerklæring for JURK – Juridisk Rådgivning For Kvinner

PERSONVERNERKLÆRING FOR JURK – JURIDISK RÅDGIVNING FOR KVINNER

 

Sist endret: 09.06.2020 av Bjørk Gudmundsdottir Jonassen

 

Denne personvernerklæringen gjelder for JURK. Hvis du er klient hos oss, ber vi deg om å oppgi informasjon om deg selv. Vi ber deg også svare på noen spørsmål som vi bruker til statistikk. Vi er ansvarlige for at vi behandler all denne informasjonen på en trygg måte. Du har rett til å få vite hvordan vi behandler informasjonen, og det har vi skrevet om her. Du kan kontakte oss hvis du har spørsmål om dette. Du finner kontaktinformasjonen vår på slutten av skrivet. 

 

1 Hvem informasjonen gjelder for:

Informasjonen som vi har skrevet om her, gjelder for:

  • Du som henvender deg til oss for hjelp og veiledning
  • Du som er involvert i en sak vi hjelper til med
  • Deg det står om i dokumenter i sakene til de vi hjelper

2 Formål, typer personopplysninger og rettslig grunnlag Her kommer en oversikt over hva som er grunnene (formålet) til at vi behandler opplysninger om deg, hvilke typer personopplysninger vi behandler og hva som gir oss lov til å hente inn og behandle disse opplysningene (det rettslige grunnlaget).

 

Når du kontakter oss for hjelp:

Når du kontakter oss fordi du trenger hjelp eller veiledning, må vi undersøke om det er noen grunn til at vi ikke kan ta saken din. Det finnes en del situasjoner hvor vi ikke kan ta på oss å hjelpe deg fordi vi allerede hjelper noen andre som er involvert. Det kan for eksempel være hvis du har et problem med en annen person, og vi allerede har tatt på oss å hjelpe denne personen. For å finne ut av dette, gjør vi ett søk på navnet ditt i arkivene våre. Det kan også hende vi bruker informasjon om hva saken din gjelder for å gjøre denne vurderingen. Hvis vi finner ut at vi ikke kan hjelpe deg, registrerer vi ikke opplysningene om deg.

 

(Denne kontrollen kaller vi «uavhengighetssjekken», og det rettslige grunnlaget for at vi kan gjøre denne er at den tjener et legitimt formål etter GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f.)

 

Hvis vi finner ut at vi kanskje kan hjelpe deg, registrerer vi deg og saken din. Vi kan ikke love noe om hva vi kan hjelpe deg med før vi har undersøkt nærmere. Det er fordi de som jobber med saker hos oss er studenter, så de må snakke om saken i gruppen før de kan svare deg. Vi gjør det på den måten for at vi skal være sikre på å gi riktig hjelp, selv om de som jobber her ikke er ferdige med utdannelsen sin.

 

Når vi registrer inn saken, tar vi inn kontaktinformasjonen din. Det er navn, telefonnummer, adresse og e-post. Det gjør vi fordi vi skal kunne kontakte deg, og fordi vi kanskje trenger informasjonen hvis vi skal skrive brev til deg eller for deg. Vi lagrer denne informasjonen på deg i et dataprogram der vi samler all informasjon om klientene våre og sakene deres. Noen ganger trenger vi fødselsnummeret ditt, for eksempel hvis vi skal skrive en klage for deg. I så fall ber vi om det når vi trenger det. Vi registrerer det ikke på deg i datasystemet, men hvis vi skriver det i for eksempel en klage, blir klagebrevet lagret hos oss elektronisk (på data).

 

Mens vi arbeider med saken kan det også hende vi har en utskrift av informasjonen om deg og saken din i en mappe hos saksbehandleren. Denne mappa legges i en boks og låses inn når saksbehandleren ikke jobber med sakene sine. Vi makulerer mappa når vi er ferdige med å arbeide med saken.

 

(Når vi registrer inn informasjonen om deg, gjør vi det fordi vi har avtalt at vi skal se nærmere på saken din, og det rettslige grunnlaget for at vi kan gjøre det er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b.)

 

Når vi spør deg om statistikk:

Alle som kontakter oss blir bedt om å fylle ut et statistikkskjema. Hvis du sender inn saken din på nett gjennom hjemmesiden vår, fyller du ut statistikkskjemaet selv. Hvis vi tar inn saken din over telefon eller i ett personlig møte, fyller vi ut statistikkskjemaet for deg.

 

Grunnen til at vi kan hjelpe deg og andre personer gratis, er at vi får penger fra blant annet Justisdepartementet, Oslo kommune, Velferdstinget og flere andre. Mange av disse krever at vi sender inn statistikk på hvor mange vi hjelper, hvor mange saker vi hjelper i, hvor i landet de kommer fra, omtrent hvilken inntekt de har osv. Det betyr at det er viktig for oss å få registrert denne informasjonen så vi kan sende over riktig statistikk og få de pengene vi trenger til å drive JURK. Hvis vi ikke får statistikk fra klientene våre kan vi miste en del av støtten vår. Da kan det hende at JURK må legge ned organisasjonen. I tillegg jobber vi politisk for å få lover som er bedre for klientene våre. Noen ganger bruker vi statistikk til å vise politikerne hva vi mener er viktige problemer som de må ta tak i.

 

Det er altså to grunner til at vi ber deg om å svare på spørsmål som vi bruker i vår statistikk: at vi skal få penger til å drive organisasjonen vår, og at vi skal jobbe politisk.

 

Når vi bruker statistikken, gjør vi alltid det anonymt. Det betyr at ingen kan se hva akkurat du har svart. Statistikken vil være generell. Et eksempel på hvordan vi bruker statistikk er: «45 % av JURK sine klienter har ikke norsk som sitt morsmål».

 

Statistikken vil slettes etter 5 år.

 

Hvis du ikke ønsker å svare på statistikkskjemaet kan du protestere på JURKs behandling av personopplysninger jf. GDPR artikkel 21.

 

(Når vi har ber deg om å svare på spørsmål om statistikk, gjør vi det på bakgrunn av en nødvendighetsvurdering. Det rettslige grunnlaget er personopplysningsloven §§ 8 og 9, og GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f.)

 

Hvis du ønsker at vi sletter statistikken vi har på deg kan du kontakte oss.

 

Sakshåndtering:

Noen ganger jobber vi med saker hvor vi får dokumenter (for eksempel brev) der det står opplysninger om andre enn den personen vi hjelper. Vi lagrer disse dokumentene i et dataprogram der vi samler all informasjon om klientene våre og sakene deres. Vi skriver også journal på samtaler vi har med deg og andre i saken. Mens vi arbeider med saken kan det også hende vi har en utskrift av dokumentet i en mappe hos saksbehandleren. Denne mappa legges i en boks og låses inn når saksbehandleren ikke jobber med sakene sine. Vi makulerer mappa når vi er ferdige med å arbeide med saken.

 

(Det rettslige grunnlaget for at vi kan gjøre dette er etter en interesseavveining etter GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f.).

 

Noen ganger kan det stå sensitive personopplysninger (for eksempel informasjon om helse eller straffedommer) om andre personer enn den personen vi hjelper i dokumenter eller i forklaringene vi har fått fra den vi hjelper.

 

(Dette har vi lov til etter reglene om å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav etter GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav f og personopplysningsloven § 11.)

 

Hvis brevet vi har skrevet i saken din kan brukes som hjelp i en annen sak:

Mange av de som kommer til oss har saker som likner på hverandre. For at vi skal klare å hjelpe flest mulig, kan det hende at vi bruker noe av det vi har skrevet til deg for å skrive brev til andre. For eksempel kanskje du kontakter oss for hjelp med spørsmål om hvordan man får skilsmisse. Så skriver vi et brev til deg om dette. Neste uke kommer det en person og lurer på akkurat det samme. Da kan det hende vi bruker det som passer fra ditt brev, så vi slipper å skrive alt på nytt hver gang.

 

Når vi gjør dette, er det aldri de personlige sidene av saken vi deler med andre, bare det vi har skrevet som er mer generelt. Den andre personen vi hjelper får ikke vite at vi har hjulpet en annen person med det samme, og at vi har brukt den samme informasjonen som vi har gitt til deg.

 

(Grunnen til at vi har lov til å gjøre dette er at det at det er i vår interesse å nyttiggjøre arbeidet i videre rådgivning som det står om i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f.)

 

Vi håper at alle våre klienter forstår at vi kan hjelpe flere personer når vi bruker noe av det vi skriver i flere brev. Hvis du synes det er problematisk om vi bruker det vi har skrevet til deg i andre saker, kan du kontakte oss, så kan vi vurdere å stenge av din sak for bruk i andre liknende saker.

 

Lagring og oppbevaring av saksdokumenter:

Mens vi behandler saken din, oppbevarer vi dokumentene i saksbehandleren sin mappe som vi låser inn i skap hver ettermiddag. Vi sender deg alle originale dokumenter vi mottar, men beholder en kopi i mappa, og vi laster opp en kopi til elektronisk lagring (det betyr at vi lagrer det på datamaskiner). Alt vi lagrer på datamaskinene ligger på en sikker lagringsplass, bak det vi kaller en «brannmur». Etter at vi er ferdige med å hjelpe deg i saken din, ser vi over om vi fortsatt har noen originaldokumenter. Hvis vi har det, sender vi de til deg. Så makulerer vi hele saksmappa, men vi beholder det vi har lagret elektronisk. Det beholder vi i 10 år etter at saken din ble avsluttet.

 

(Grunnen til at vi lagrer saken din i 10 år, er at det er vanlig å anse det som nødvendig for både deg og vår egen del. Det er fordi saken kan komme opp igjen eller fordi noen klienter kan kontakte oss i ettertid hvis de er misfornøyde med saksbehandlingen vår. Da må vi ha informasjonen i saken lagret, sånn at vi kan finne ut av det. Dette har vi lov til etter GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f og GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav f.)

 

Vi kan i utgangspunktet ikke slette opplysninger og saksdokumenter før det har gått 10 år, men hvis du synes det er veldig problematisk kan du kontakte oss, og så vil vi gjøre en ekstra vurdering på akkurat din sak.

 

Hvis vi skal hjelpe deg i Forliksrådet, Husleietvistutvalget ol.

Noen ganger hjelper vi klienter når de skal møte i Forliksrådet, Husleietvistutvalget og liknende. Vi tar aldri betalt for å hjelpe deg, men for å få saken behandlet her, så koster det litt penger og det må du dekke selv. Du må betale inn pengene før vi sender saken din inn. Vi trenger noen opplysninger om deg for å gjøre dette.

 

Når du gjør innbetalingen til oss, blir det en del av vårt regnskap. Vi oppbevarer regnskapsdokumenter i fem år.

 

(Grunnen til at vi oppbevarer disse opplysningene er at vi følger god regnskapsskikk etter regnskapsloven. Det rettslige grunnlaget i personvernloven er GDPR artikkel 6 nr. 1bokstav c.)

 

Vi kan ikke slette opplysninger i regnskapsdokumentene før det har gått 5 år.

 

Om datasystemene vi bruker:

Vi har veldig sikre datasystemer som vi bruker til lagring. Det er bare de som jobber hos JURK, og de som hjelper oss med datasystemene som har tilgang til det vi lagrer på data.

 

(Vi er nødt for å bruke datasystemer for å lagre og behandle opplysninger på en ryddig og sikker måte. Grunnen til at vi har lov til å bruke datasystemer er GDPR artikkel 6 nr. 1 f og GDPR artiklene 32 og 6 nr. 1 bokstav c.)

 

3 Hvem vi deler personopplysninger med

De som hjelper oss med data (IT-tjenester) kan ha mulighet til å se personopplysninger som er lagret i datasystemene. De har ikke lov til å se på opplysninger som de ikke trenger for å løse et dataproblem for oss. De kan ikke dele opplysningene videre.

 

Hvis du gir oss fullmakt i saken din, kan det hende vi deler opplysninger med andre. I så fall informerer vi deg alltid om det på forhånd. Det kan for eksempel være hvis vi skriver en klage eller et brev for deg, og det står personopplysninger i klagen eller brevet.

 

4 Dine rettigheter

Når vi lagrer informasjon om deg, har du disse rettighetene:

 

Be om innsyn:

Du har rett til å se hvilke personopplysninger vi har registrert på deg, så lenge vi ikke må bryte taushetsplikten vår for å gi deg informasjonen.

 

Be om retting eller sletting:

Hvis vi har registrert personopplysninger som er feil, kan du be oss om å rette dem, eller du kan be oss om å slette opplysninger. Hvis du ber oss om å slette personopplysningene dine, må vi vurdere om vi kan gjøre det. Det kan hende at det er viktige grunner som gjør at vi ikke kan slette informasjonen, for eksempel at vi er nødt til å kunne dokumentere hva som har skjedd.

 

Klage til Datatilsynet:

Hvis du synes vi har behandlet personopplysningene dine feil, kan du klage til Datatilsynet.

 

5 Sikkerhet

Vi har rutiner for å passe på at personopplysningene dine blir oppbevart trygt hos oss. Rutinene går både på opplæring av ansatte, at vi sørger for at dokumenter er trygt oppbevart på kontorene våre, og at dokumenter som lagres på data, lagres på en trygg måte.

 

6 Endringer i personvernerklæringen

Hvis vi endrer på personvernerklæringen, legger vi ut den nye utgaven på nettsidene. Du kan alltid se øverst på dokumentet når personvernerklæringen ble endret sist.

 

7 Kontakt oss

Hvis du har spørsmål eller kommentarer som gjelder personopplysninger, kan du kontakte oss:

 

JURK – Juridisk rådgivning for kvinner, Skippergata 23, 0154 Oslo

Tlf: 22 54 29 49

E-post: post-mottak@jurk.no

 

Publisert 28. feb. 2019 12:25 - Sist endret 10. juni 2020 09:15