Oversikt over styret

Presidenten leder UiODoc-styret og er ansvarlig for koordineringen av de ulike aktivitetene I henhold til UiODoc sine langsiktige målsetninger. Presidenten representerer også UiODoc i møter med universitetets ledelse og administrasjon og på ulike eksterne arenaer, slik som den nasjonale paraplyorganisasjonen "Stipendiatorganisasjonene i Norge" (SiN).

Ansvar:

• Holde månedlige styremøter

• Fasilitere oppgavene til de andre styremedlemmene

• Ha oversikt over prioriteringer, milepæler, og tidsfrister

• Koordinere aktuelle saker, langsiktige mål og planlegge driften av UiODoc

• Opprettholde et godt og tett forhold til universitetet når det gjelder politikkutforming

• Fungere som et bindeledd mellom UiODoc og SiN og opprettholde kontakt med ledere av andre organisasjoner for midlertidig ansatte forskere i Norge

Visepresidenten er hovedkontakten for eksterne henvendelser og holder orden i organisasjonen og dokumentasjonen til UiODoc. Visepesidenten sørger for at alle kommunikasjonsplattformer fungerer og at e-poster besvares. Visepesidenten deltar også I møter med universitets ledelse og administasjon og trer inn som president ved presidentens fravær.

Ansvar:

• Skrive referat på de månedlige styremøtene

• Håndtere og delegere innkommende e-poster

• Skrive det månedlige nyhetsbrevet og generelle e-poster til medlemmene våre

• Håndtere tilgangen til digital kommunikasjon og datadelingsplattformer

• Holde dokumentasjonen til UiODoc organisert, oppdatert og fullstendig

• Skrive UiODoc sin årlige rapport for det forrige kalenderåret

Økonomiansvarlig er ansvarlig for å holde orden på regnskapet og se over håndteringen av budsjettet. Økonomiansvarlig mottar jevnlige oppdateringer om regnskapsføringen fra universitetet sin administrasjon og forsikrer seg om at alle bestillinger og betalinger gjennomføres innen tidsfristene.

Ansvar:

• Kommunisere med økonomiavdelingen 

• Overvåke budsjettet

• Ta hånd om regninger og betalinger

• Organisere utbetaling av styrehonorar

• Koordinere økonomisk kontakt med UiO og andre organisasjoner

• Skrive UiODoc sin økonomiske rapportering for det foregående kalenderåret

Arrangementsansvarlig arbeider ofte i grupper og koordinerer organiseringen av UiODoc sine varierte arrangementer. Blant annet sosiale aktiviteter, karriereorienterte verksteder, seminarer og paneldebatter. Sammen med PR-ansvarlig skal arrangementsansvarlig opprettholde en aktiv kalender med ulike arrangementer gjennom året til styret.

Ansvar:

• Identifisere (og opprettholde en liste med) spennende og aktuelle tema for arrangementer

• Samarbeide og kommunisere med samarbeidspartnere og foredragsholdere

• Bestille lokaler og matservering

• Gjøre det mulig å melde seg på digitalt og kommunisere med påmeldte deltakere

• Være vertskap for og lede arrangementene

• Koordinere en tidsriktig promotering av arrangementene sammen med PR-ansvarlig

PR-ansvarlig er ansvarlig for å promotere UiODoc og UiODoc sine aktiviteter. Dette inkluderer å utforme profilen og visuelle illustrasjoner til UiODoc i digitale medier, samtidig som PR-ansvarlig opprettholder en jevn tilstedeværelse digitalt. PR-ansvarlig jobber i tett samarbeid med arrangementsansvarlig for å tilby og formidle informasjonsmateriell til UiODoc sine medlemmer.

Ansvar:

• Designe illustrasjoner for å fremme informasjon om UiODoc og UiODoc sine arrangementer

• Publisere informasjon på UiODoc sin nettside

• Poste regelmessige oppdateringer på sosiale medier, slik som Facebook, LinkedIn, Instagram og X (Twitter)

• Svare på henvendelser på sosiale medier

• Formidle informasjon hurtig til UiODoc sine medlemmer (vanligvis sammen med visepresidenten og arrangementsansvarlig

• Oppdatere kommunikasjonsstrategien for å øke sjansene for å nå ut til UiODoc sine medlemmer

Representasjonskoordinator har hovedansvaret for representasjon i ulike forum og for å samle inn innspill, både direkte fra medlemmer og fra andre representanter for midlertidig ansatte, for å støtte oppunder god representasjon. Representanter til vervene under velges ofte blant representasjonskoordinatorene, og å kunne norsk flytende er et stort bonus (siden administrasjonsspråket på UiO er norsk).

Ansvar:

• Representere UiODoc sine medlemmer I ulike forum og møter med administrasjonen

• Opprettholde kontakt og samle inn innspill fra representanter for midlertidig ansatte i for eksempel institutt- og fakultetstyrer. Dette gjøres ved et generelt møte med midlertidig ansatte sine representanter hvert semester og gjennom e-postkontakt.

• Samle inn innspill fra UiODoc sine medlemmer gjennom årlige spørreundersøkelser, og gjennom undersøkelser i sosiale medier eller liknende verktøy.

• Sammenstille medlemmers innspill og bruke disse innspillene på ulike arenaer for representasjon.