Referat HS-møte 03 - 18.01.2024

Dato: 18.01.2024

Tid: 16.30-17.30

Sted: RF-kontoret

Tid og sted: – , RF-kontoret
  1.  Godkjenninger 
    1. Innkalling
      1. Godkjent
    2. Dagsorden
      1. Godkjent
    3. Referat
      1. Godkjent
    4. Godkjenning av talerett til kafesjef
      1. Godkjent
  2. Orienteringer
    1. Hva har blitt gjort siden sist? 
      1. Lengre orienteringer kan sendes skriftlig som svar på innkallingen.
        1. Frida er både vevmester og SOME-ansvarlig.
      2. Siden sist referatføres ikke.
      3. Info fra ØU:
        1. 48 timer frist for føring av oppgjør
        2. 2 uker frist for føring av andre bilag.
        3. ØU har avtalt jevnlige møter hver mandag kl. 17-18 i RF-kjelleren for å bistå ved behov. 
  3. Orientering fra tidligere internansvarlige
    1. Hovedstyret orienteres
    2. Hvor mye informasjon skal overføres til ny internansvarlig fra tidligere internansvarlige?
      1. Skal all informasjon og korrespondanse overføres fra tidligere internansvarlige til påtroppet internansvarlige?
        1. Gradering har noe å si. Noen vedtak må fremdeles foreligge dersom de ikke er foreldet. 
        2. OBS personvern. Må tenke på hvor det eventuelt oppbevares. 
          1. Nettskjema kan fungere. 
            1. Bør uansett ha nettskjema for varsling av saker til internansvarlige. 
        3. Ønske om at all informasjon som ikke har slettingskrav videreføres.
      2. Skal samtidsrelevant informasjon og korrespondanse overføres fra tidligere internansvarlige til påtroppet internansvarlige?
      3. HS anbefaler at alt som ikke har sletningskrav videreføres til påtroppet internansvarlig.
      4. HS sender videre en anbefaling om at internansvarlige tar en vurdering på hvordan overføringen skal skje, og sikker oppbevaring av informasjonen. 
  4. Informasjonskveld 24. januar
    1. Plan for gjennomføring
      1. Skal vi ha gruppevise presentasjoner, eller bord?
        1. Kanskje ha en kjapp introduksjonsrunde for å få fjes på personer fra hver gruppe, så være tilgjengelig i kjelleren til samtale etter det
        2. Prøve å rekruttere til hele RF, ikke bare fokusere på enkeltgrupper
          1. Sitte samlet og blandet rundt om i kjelleren, og unngå gruppebord?
        3. Erfaring fra tidligere: veldig få som kommer opp til bordene, en del blir stående mellom bord uten å gå til noen bord. Terskelen for å ta kontakt for ikke allerede frivillige kan bli for høy
        4. Oppfordre til at de interne går rundt og snakker med potensielle nye frivillige.
        5. Ha en bildekarusell med bilder fra RF på scenen, kanskje presentere noe informasjon. 
        6. Lener mot å ha felles RF historie, så mingling. Gjerne bilder og info på skjermen til scena.
      2. Så langt  4,5 + 1 fra HS m/kafe som kommer.
      3. Bar? Kafé? Begge?
        1. Sindre kan stå i kafe.
        2. Trenger i så fall også noen som kan ta bar. 
          1. Prøve Mandag-aktig? La folk prøve å tappe egen øl? Kan gjøre det vanskeligere for bar og kafe å mingle rundt. Til gjengjeld blir det lettere å se hvem man kan prate med om bar og kafe. 
        3. HS ønsker Mandag med både bar og kafe.
        4. Interne som møter opp bør ha frivillig T-skjorter på så man kan identifiseres av potensielle nyinterne. 
        5. Blæst tenker å ha photo-shoot med Bjørnulf. 
          1. Trenger mer stuffing
  5. Mailavklaring
    1. Enighet om hvem som svarer på hva.
      1. KM: Det som angår kjelleren og lån av kjelleren (lån av kokeplate, utleie etc).
      2. Kafesjef: ønsker å svare Abel om Bafler. 
      3. Regi-Formann: Hvis Regi-mail surrer seg inn i HS svarer.
      4. Arrsjef: svarer bibioteket om gitter og sånt. 
      5. ØU-leder: svarer på ØU-mail
      6. Formann: svarer på resterende mail
      7. Sekretær: Svarer på resterende resterende mail som formann evt. ikke har svart på 
  6. Blæsting og planlegging av internarr
    1. Hvem fyller ut skjema?
      1. Arrangør
    2. Hvem sender mail?
      1. Sekretær
    3. Hvem poster hvor? (eks. i discord, interne i RF … )
      1. Primært: arrangør
      2. Blæst kan poste på interne arrangementer også om de blir spurt
    4. Så langt planlagte internarr
      1. 9.mars
      2. Eurovisionvisning
      3. Junebord
    5. Noe generelt på Blæsting:
      1. Henge plakater i vaktslusa der det står “Eventer”
      2. Høre om vi kan lage dassavis. Er på Blæst sin To-Do
  7. Innklapping
    1. Skjenkemester
      1. Joakim Linnerud Johnstad
    2. SOME-profil
      1. Bjørnulf
    3. De er klappet inn
  8. Eventuelt
    1. Vil vi ha Glow, og når skal det være? 
      1. Det planlegges mellom Arrsjef og Regi. 
Publisert 26. feb. 2024 21:17 - Sist endret 11. juni 2024 00:00
Del på e-post