Referat - HS-møte 01 - 06.01.2024

Sted: RF-kjelleren

Dato: 06.01.2024

Tid: 10.00-19.30

Tid og sted: 6. jan. 2024 10:00 – 19:30, RF-kjelleren

Godkjenning
1. GAI
  1. Formann bomma med noen verv i den originale innkallingen, de er rettet på. Panikkansvarlig og bedriftskontakt er ikke i Blæststyret, men det er plakatmester.
    1. Godkjent
2. GAD
  1. Legge til punkt 9-c-i Stipendpils-samarbeid - Godkjent
  2. Legge til punkt 10-a Profittmargin - Godkjent
  3. Legge til punkt 10-b Funkegoder - Godkjent
    1. Dagsorden er godkjent
3. Talerett
  1. Det foreslås å gi avtroppende talerett
    1. Talerett er godkjent
Konstituering
1. Konstituering
  1. Hovedstyret er konstituert
2. Brønnøysundregistrering
  1. Formann får fullmakt til å sende inn Brreg
Forventningsavklaring
1. Gjennomføring av HS-møter/Møtekutyme
  1. Det foreslås standardregler for møteledelse med innlegg, replikker og saksopplysninger.
    1. Ubegrenset antall?
    2. Primærgrense med mulighet for forlengelse?
    3. To replikker per innlegg pluss svarreplikk?
      1. Forslag 2 er vedtatt
  2. Vi må huske å forholde oss til sak og meninger, og å forsøke å ikke angripe meningene til andre selv om man er uenige.
2. Kommunikasjon i løpet av semesteret
  1. Viktige saker bør avklares på mail. Innvendinger? Ingen.
  2. Vi bruker mailene knyttet til verv.
  3. Økonomi generelt sendes til okonomi@rf.uio.no, mens spesifikke henvendelser til Økonomileder sendes til leder av ØU oeu-lederen@rf.uio.no
Avtale mellom RF og RF-Regi
1. Last spotted 5. april 2018 AKA vi må ha ny kontrakt
  1. Noen mener at den muntlige avtalen er grei.
  2. Noen mener at en skriftlig avtale er viktig grunnet den økonomiske disposisjonen.
    1. Skal det utarbeides en skriftlig avtale mellom RF og RF Regi?
      1. Godkjent
    2. Kan Sekretær, formann og ØU-leder få fullmakt til å inngå forhandlinger om avtale med regi
      1. Godkjent
    3. Det foreslås at tidligere avtale oppheves når ny avtale er etablert
      1. Godkjent
Skriftlig orientering fra Gildesjef 2025
1. Send forslag til styremedlemmer om du har.
2. HS er orientert.
Godkjenning av planer for semesterstart V24 fra møtet 6. desember 2023
1. Spillkveld og kveldskafé med Ares 9.januar kl. 17
2. Fredagspub for internasjonale 12. januar med 17. mai-leker.
  1. Siden det ikke er quiz så foreslås det å gjøre til en konkurranse med å vinne premie.
  2. Prosjektor på for å vise bilder fra Amazing Race ila kvelden. De må bruke HDMI, lyd via minijack-plug.
3. Åpen Mandag 15. januar
4. Velkommen til RF-kveld 24. januar
5. Pub til Pub 2. februar, Dj required.
6. Nyinternfest 10. februar
  1. Vi ble enige med datoen på grunn av P2P 2. februar.
7. Planene er godkjente
Rekruttering
1. Trivselsundersøkelsen
  1. 20 svar
  2. Majoriteten opplever tilhørighet til RF
    1. ti prosent føler ikke tilhørighet i RF
  3. Ønsket om å anbefale andre å bli med
    1. ti prosent svarer nei.
  4. Har man sett foreningen rundt om på campus
    1. Majoriteten svarer nei, man må til kjelleren for å finne fram til RF.
    2. Vi er gode på foreningsdagen
  5. Blir dine meninger hørt på RF
    1. Det meldes tilbake om at flere opplever utfordringer med dette, noen opplever å bli hørt men ikke satt pris på. Noen opplever gjennomslag.
  6. Opplæring
    1. Mange hadde noe fra før, noen visste lite om kurs.
    2. Vi må bli bedre på å lære nytt og ikke ta utgangspunktet i kompetanse
  7. Noen kommentarer
    1. Bad mojo
    2. Vises mer
    3. Kafé scorer bra! :D
  8. Rekrutteringsarenaer
    1. En kul venn rekrutterer mest
    2. En fadder
    3. SiOs eventkalender
    4. Jeg ble med i BB, og fant ut at jeg var i RF.
  9. Konklusjon: Vi er semidårlig på rekruttering og synlighet. God på inkludering.
2. Hva gjør vi? Funker det?
  1. Vi er gode på inkludering internt.
  2. Vi er dårlige på å ta imot nye gjennom rekruttering og synlighet.
  3. De nye som kommer må ikke føle at det blir vanskelig å bli værende i RF
3. Hva bør/må vi gjøre?
  1. Følge en del utviklinger gjennom å kjøre undersøkelsen semestervis.
  2. Vi har en internlingo som kan være ekskluderende. Vi må jobbe med å være forsiktig med bruken slik at når lingo brukes til nye så forklares det hva vi henviser til. Obskur lingo kan være gøy, men må brukes hensynsfullt.
  3. Vi har en del tradisjoner som kan være vanskelige å forholde seg til.
  4. Det er på tide å tenke nytt.
  5. Mandager er en inngangsport vi burde bruke som rekrutteringsarenaer istedenfor interngoder. Mandag er en god måte å skape sosiale bånd mellom gamle og nye. Mandager bør brukes oftere enn bare på mandag. Foreningen bør kunne gjøre mer enn bare jobb.
  6. Mat på rekrutterings-Mandag en gang i måneden som kan søkes til KS.
  7. Ikke pushe jobb er viktig. Det er også viktig å tilpasse seg de nye studentene som kommer, og hvilke arrangementer som slår an.
  8. Mandag et godt utgangspunkt, men må finpusses til funkenes behov. SM-opplæring til flere som bare skal ha Mandager.
  9. Få tilbake praksis om bonger for folk som tar ansvar. Bong er bong. Bonger for intern bruk kan være lite hensiktsmessige.
  10. Samarbeid mellom gruppene som har arrangement og de som driver bar må funke slik at det ikke straffer seg å ha en idé.
  11. Informasjonsflyt kompliseres av at vi har mye internt/eksternt-fokus. Dette må forenkles.
  12. Mat trekker sultne studenter, det kan vi rekruttere på. Bafler og toast er nam. Sjekke opp mot mattilsynskrav og sånt. Toastbudsjett kan bøte på dette.
  13. Fortsette arbeidet med å oversette foreningen, slik at vi er inkluderende overfor internasjonale studenter. Engelsk først, norsk som annet språk.
  14. Blæst er på engelsk-saken. Inkluderende Blæst.
  15. Outreach kan gjennomføres ved at bjørnene kommer seg ut av hula og kan være der studentene er med kaffe fra maskin og folk. Informasjon ved siden av et tilbud. Strekke oss ut til fysikkbygningen, kjemibygningen og biologi er viktig. Vi må lage infrastrukturen for dette.
  16. Samarbeid med andre foreninger må vi ta litt mer sikte på. Dette er en måte å skape mer aktivitet i kjelleren uten å måtte stå hovedansvarlig alene.
  17. Baffeluke og skilt er bra!
  18. Rekrutteringsskjemaet vårt! Det fungerer ikke så optimalt som det er intendert. En mail kan løse dette? Mail kan lage terskel.
    1. Kan man løse dette ved lister på nyinternkveld og telefonnummer? Invitere til rekrutterings-Mandag
    2. Få MatNat med på å sende ut fellesmail til alle studenter. Legge ved rekrutteringsskjema i immatrikuleringsmailen til MatNat.
  19. Stuntblæsting! Inn i forelesninger. RF-logo på Sophus Lies hus, snakke med MatNat.
4. Foreningsdagen 19. januar kl. 11-15
  1. Georg Sverdrups hus, vi plasseres gjerne sammen med resterende kjellerforeninger.
  2. HS må stille til dette, men kafé er med på å lage bafler.
  3. E-post kan være vanskelig, kan vi ordne dette på en annen måte? Skjemaet til BB.
  4. Svare på visittkortet.
  5. Googleskjema tilgjengelig med mulighet for telefon og epost-mulighet samt en annen måte å kontaktes på.
  6. Bjørnekostyme er koselig. Uglene stiller med ugle. Ta med Biørrnulf.
  7. Bruke sosiale medier for å promotere arrangementer, og å fortelle om at dette er informasjonskanalene våre. SiOs eventkalender også.
  8. Forsiktig med bruk av META
  9. Astrid sender forslag om ukesplan/månedskalender med grafisk profil til Blæst, og så kan vi ta det opp senere når de har sett på egen kapasitet, og muligheter.
5. Tilbakemeldinger fra forrige semesteret
  1. Trivselsundersøkelsen dekker mye av dette
  2. Vær bevisste på klikker, og bidra til å plukke opp de som faller utenfor.
6. Få til å ha stikkontakter ut i lokalet sånn at flere bruker bordene og ikke bare båsene.Dette kan fikses av regi.
Ønsker for våren.
1. Hva ønsker vi som styre å få til det kommende semesteret?
  1. Kristine: 10 nye interne i spill ila våren, retningslinjer og rutiner for å gjøre ting enklere.
  2. Simonn: Organisasjonsstruktur mellom regi og RF skal bli enklere.
    1. Regi ønsker å knytte kontakt med flere foreninger, for å kunne møte forskjellige foreningers behov.
  3. Astrid: Quiz flyttes over fra AS til KS, og vi har quiz ved kapasitet.
    1. Kjellerstyret ønsker å ha et godt semester, og har en del ting på stell.
  4. Iris: Økonomiutvalget ønsker å komme à jour, og få til en kvartalsrapport. Ønsker å være kontinuerlig oppdaterte.
  5. Frida: Styrerammer ønskes etablert.
    1. En forretningsorden som kan revideres. Ramme inn foreningen for å skape forutsigbarhet.
    2. Sosialkveld to ganger ila semesteret er ønskelig.
    3. Det ønskes en økning i antall frivillige.
    4. Være en tillitsperson.
    5. Etiske retningslinjer i boks til mai.
    6. Utvikle nettsidene.
2. Hva kan vi gjøre for å få til dette?
  1. Systemer som er lavterskel.
  2. Fokus på at foreningen skal gi til de frivillige kontra å ta
  3. Omdisponere noe av kapasiteten, og å gjøre ting så enkelt at det blir mindre skummelt å skulle ta ansvar.
  4. Ramme inn foreningen skal skje i samarbeid med SiO-foreninger, vi har en del input fra andre også.
  5. Sosialkveld skal kunne være low key og fint.
  6. HS H23/DU har et forslag til forretningsorden man kan bruke som utgangspunkt.
  7. Iris trenger at vi leverer ting i tide slik at regnskap i realiteten kan gjøres.
Plan for semesteret
1. Det foreslås å gi Christina Eide talerett i saken
  1. Talerett er innvilget.
2. Arrplan til Trym er lagt ut for HS i HS-drive. Øvrige kan ta kontakt med Arrsjef dersom de ønsker denne tilsendt.
  1. Spillarrangement kan være aktuelt den 11. februar.
  2. Kontakt med EA går tregt, og det kan være fordelaktig å være månedsvis i forveien.
3. Fagplan ligger for HS i HS-drive. Øvrige kan kontakte fagsjef for å få denne tilsendt.
  1. Ambisjon om to arrangementer minimum
  2. MatNat-NattMat, panikkhjelp og potensielt LaTex-kurs.
  3. Skeivt dyreliv med Petter Bøckmann kan være interessant
  4. Jobbsøkerkurs
  5. Tanke om når ting skjer og finansiering ideelt i havn innen tre dager før det skjer, og definitivt innen frist til å ha bar og penger og sånn.
4. Frister for Blæst
  1. Informasjon fire uker i forveien for anstendig promo
5. Utleie
  1. Vi fortsetter med Ares every tuesday.
  2. Stipendpils, første torsdag etter stipend med fagutvalgene.
    1. Samarbeid, ikke utleie?
      1. Samarbeid er fruktbart mellom foreningene, og det kan være lurt å tenke tit for tat.
      2. Utleie kan være lurt dersom man ikke har kapasitet til arrangementene. Dette kan man vurdere om skal forutsettes av tungtveiende grunner.
    2. Torsdag er gjerne dagen vi er færrest som ikke får bruke kjelleren grunnet potensielt utleie/samarbeid, er dette den dagen vi utelukkende ønsker å ha dette?
      1. Vi diskuterer dette videre på neste HS-møte.
  3. Misforståelse fra forrige HS, vi ønsker ikke ingen utleie på lørdager, bare å prioritere internarr.
  4. Noen henvendelser har kommet.
  5. Origoballet til FysFor 13. april.
  6. Det foreslås at RF prioriterer internarrangementer på lørdager. Har HS ikke ytret ønske om internarr innen seks uker før en lørdag, er det førstemann til mølla-prinsippet som gjelder. Er forespørselen fra ekstern i hende mer enn seks uker før aktuell lørdag, må det behandles i HS.
6. Utleieansvarlig
  1. Dersom utleie tas opp i HS ønsker ansvarlig innkallingen tilsendt.
  2. Utleie er definert av utlån til andre foreninger som vi leier ut frivillige til også, tenk at dette er knyttet til SPF. Dette kan dere omdefinere, men da vil det medføre kostnader for de det leies ut til.
  3. Fast utleie er fint, men vær varsom med forskjellen mellom samarbeid med foreningene og utleie til foreninger.
  4. Ønsker vi å leie ut til andre på lørdager vil dette skape mindre rom for interne å raskt arrangere noe gøy i kjelleren.
    1. Lurt å planlegge internarr tidlig slik at resterende lørdager kan disponeres.
    2. KM kan ta ansvar for internarr inn i kalender, mens Utleie tar de eksterne arr i kalender.
  5. En arrangementsplan på alt som skal skje i kjelleren må være Utleie i hende tidlig. Denne kan være tentativ.
    1. Planlegg tidspunkt for genfors ASAP.
  6. Lønningspils for ansatte ved fakultetet.
    1. Kjøre dette i samarbeid med gamliskveld/fredag.
    2. Fortsetter diskusjonen videre.

Tid og sted for HS-møter
1. Sted for HS-kontoret.
2. Tidspunkt torsdager 16.30-17.30 foreslås som tidspunkt.
3. Dette forutsetter effektiv møteplanlegging og forberedelser fra HS-medlemmer.

Økonomiske prioriteringer og budsjett
1. Vi har fått et rammebudsjett for det neste året, for å nå generalforsamlingens mål må vi derfor lage oss en plan og etablere forventninger vedrørende pengebruk. Et mål om å gå i null, et håp om å gå i pluss.Kutte unødvendige kostnader, lage regler for pengebruk, refusjon og økonomiske fordringer.
  1. ØU-leder, Formann, sekretær og kjellermester ønsker å danne et AU, som jobber med det organisatoriske og samarbeider om nye retningslinjer som vi forbereder og sender til hovedstyret til godkjenning. Dette letter trykket fra hele HS.
2. Profittmargin
  1. Vi har en grov profittmargin på ca 20 % på hele baren etter tidligere KMs justeringer i høst.
  2. Vi har behov for å se på hvor mye vi trenger i profittmargin for å kunne drive på en forsvarlig måte. Noen av prisene må uansett opp, for å være lovlige. Derfor er det en god tid å vurdere hvorvidt vi ønsker å oppskalere det vi får inn på sortimentet vårt.
  3. Dette er ment å stadfeste HS sitt overordnede mål for profittmargin, men det blir opp til KM/Kafé/KS å bestemme egne priser.
  4. Kan det kartlegges hva prisene er hos andre liknende/konkurrerende aktører? Det er for knapt med tid. Eventuelt forhøre oss raskt i Nostra.
  5. Profitt ligger i vin og rusbrus. Vin kan vi ta mer for.
  6. Relevant å se på profitt per enhet. Flat profittmargin kan gjøre at det er varer som vi misser god profitt på. Spesialvarer kan dermed vurderes.
    1. Lavere eller høyere profittmargin for spesielle varer?
      1. Spesialøl selger vi lite av, men vi har historisk tilbudt mye spesialsortiment som kan være lurt å gjøre innbydende med en lavere pris.
      2. HS enes om at KM tar vurderingen på om profittmarginen skal være flat eller etter vare.
    2. Skal vi ha en større profittmargin enn nå eller holde tilsvarende lav profittmargin?
      1. HS enes om å anbefale en edruelig større profittmargin.
    3. Skal vi se på om mellomrommet mellom internpris og eksternpris kan minskes/økes?
      1. HS enes om å anbefale at profittmargin økes jamt mellom eksterne og interne.
    4. Ønsker vi å øke i kafé
      1. HS ønsker å anbefale en økning i prisene i kafé
    5. HS stiller seg bak de eventuelle avgjørelsene KM/KS tar i saken.
3. Funkegoder
  1. Per i dag får frivillige i bar tre, to, en ryddebong per skift (tre for helt skift, to for halvt skift, en for rydding), kafe får en skiftdrikk, og en ryddebong for rydding. 350 kroner per åpne kveld i internsnacks, taxi for 350 per pers (maks 750 for alle frivillige den kvelden)
  2. Et estimat gjøres og vi regner oss fram til at vi med disse kostnadene til bar bruker ca 22 500,- med disse satsene. Vi estimerer oss fram til at vi med dette vil gå over budsjett. I tillegg lander vi på at kafés kostander knyttet til dette havner på om lag 18 500,-. Dette er mer kostnader enn vi har råd til dersom vi skal ha andre sosiale jobbgoder som middager o.l.
  3. Vi har flere grupper som skal prioriteres inn i dette budsjettet, blæst, fag og arr. Disse går, med de kostnadene vi legger til rette for nå, utenfor budsjettet vi legger opp til med de kostandene som er estimert.
  4. Abelfunker bør kastes goder etter fordi vi tjener veldig mye inn på Abel-bafler.
    1. For bar og arr.-gruppa foreslås eventuelt bare en ryddebong, og prioritere mer på maten funkene får på skift.
      1. Godkjent
    2. Det ytres et ønske om å bevare skiftdrikke til kafé, og nedprioritere ryddebong i kafé?
      1. Godkjent
    3. Foreslås å arrangere tre fellesmiddager for gruppene sammen dette semesteret for å erstatte gruppevise middager (inklusive junebord).
      1. Godkjent
      2. Vi følger opp saken videre etter videre undersøkelser på kostnad og fordeling.
Skjenkebevilgning
1. Hovedstyret er orientert
Arbeidsplattformer
1. Slack
  1. Slack er ikke enige om at vi er en frivillig organisasjon. De har gått med på en potensiell discount på deres SlackPro, som er en god app for å samle flere og større grupper i respektive rom. Vi har fått tilbakemeldinger om lite brukervennlighet, men til nå har Slack vært greit å bruke for å dele opp informasjon mellom gruppene. Enkel tilgang til delte linker.
  2. I trivselsundersøkelsen kommer det frem at telefon, melding og facebook kommer før slack i folks bruk. Foretrukkede kommunikasjon er pekt på som E-post og facebook.
    1. Det foreslås å drive Informasjonsflyt primært på e-post.
      1. Godkjent
    2. Det foreslås at gruppene bestemmer kommunikasjonskanaler selv.
      1. Godkjent
  3. Even Tobias sin vurdering er at Slack og Discord har svakheter og styrker som i sum gjør dem likestilte.
    1. Det foreslås å gå bort fra Slack
      1. Godkjent
    2. Det foreslås å ta i bruk Discord for mindre formell informasjonsflyt og sosialt. Dette med mål om å fase ut bruk av Facebook.
      1. Godkjent
  4. Dette tar vi med oss til videre diskusjon.
2. Google Workspace
  1. Foreningen har forhandlet frem en gratis pakke som brukes av store bedrifter. Dette er en egen enhet som man kan få tilgang til, og gi tilgang videre til, slik at det ikke lengre er knyttet til personer, men til foreningen. Dette gjør at man enklere kan bevare informasjon over tid. Denne pakken inneholder 100 TB lagring, som bør vare en stund.
    1. Det foreslås at vi tar i bruk Google workspace som arkivsystem.
      1. Godkjent
    2. Det foreslås Formann og en Workspace-mester som superbruker i G-suite. Workspace-mester foretrukket å ha bakgrunn som tidligere formann.
      1. Godkjent
  2. Dette kan også videreutvikles til mailingsystem tilsvarende Sympa, med @realistforeningen.com istedenfor rf.uio.no.
    1. Det foreslås å fortsette med Sympa for mailsystem.
      1. Godkjent
Valg av verv, jf. §11-f.
1. Arrmestre
  1. Elias Mossblad - Klappet inn
  2. Noel Mossblad - Klappet inn
2. Fagmestere
  1. -
3. Skjenkemestere (evt. fag-SM)
  1. Even Tobias Eriksen - Klappet inn
  2. Kristine Vilde Sandtrøen - klappet inn
  3. Niamh Brekkhus - Klappet inn
  4. Trym Bergmann - Klappet inn
4. Funkemester
5. Utlånsansvarlig
  1. Christina Eide - Klappet inn
6. Vaktmester (evt. assistent)
  1. Ole Ivar Ulven - Klappet inn
7. Baffelmestere (evt. fag-BM)
  1. Ada Mathea Stensrud Veddegjerde - Klappet inn
  2. Martin Larsen - Klappet inn
  3. Markus Frislid - Klappet inn
  4. Toby Kvalø - Klappet inn
  5. Nathaniel Fjellstad - Klappet inn
  6. Frida Rasmussen - Klappet inn
8. Ansvarlig for Abels tårn
  1. -
9. Te- og kaffe-ansvarlig
  1. te: Bendik Steinsvåg Dalen - Klappet inn
  2. kaffe: Evgeny Pivorvaskiy - Klappet inn
10. Leder av Sangbok-komiteen
  1. Ada Mathea Veddegjerde - Klappet inn
11. Internansvarlig
  1. Trym Fjeldheim Karlsen - Klappet inn
  2. Forslag: Internansvarlige fra forskjellige grupper innhentes, prioritere slik at man får en ideell fordeling av tilhørighet og mangfoldsrepresentasjon blant internansvarlige
    1. Godkjent
12. Donald-sjef
  1. Trym Fjeldheim Karlsen - Klappet inn
13. Vaktgruppesjef
  1. -
14. Medlemmer av blæststyret
  1. Vevmester: -
  2. Plakatmester: -
  3. Niamh Brekkhus - Klappet inn
  4. Noel Mossblad - Klappet inn
15. Medlemmer av korstyret
  1. Korsjef: Ingvild Joheim - Klappet inn
  2. Hoveddirigent -
  3. Kormester -
Gullkort for avtroppende
1. Hovedstyret gir gullkort til Even Tobias Eriksen, Marianne Bjørøen og Christian Brynhildsen for sin innsats høsten 2023.
Eventuelt

Emneord: Referat

Publisert 11. jan. 2024 18:08 - Sist endret 11. juni 2024 00:00

Referat - HS-møte 01 - 06.01.2024

Besøksadresse

Postadresse

Telefon, e-post