Referat HS-møte (EOH) 22.-24. juli 2022

Dato: 22.-24. juli 2022

Tid: Lørdag kl 9–15

Sted: Raje i Kongsberg kommune, Zoom

Tilstede fra HS: Didrik, Jonas, Christian, Liana, BK, Christina, Jarl-Robin

Også til stede: Magnus, Sara, Ada

Frafall: Mari

Godkjenning av innkalling – godkjent

Godkjenning av dagsorden – godkjent med endringer:

  • Legge til flere valg

  • Kafésjef og avtroppende HS innvilges talerett

  • Endringer i tidsplanen

Sak 1: Konstituering

HS konstituerer seg.

  1. Video fra Marius – Christina orienterer om hvordan HS er viktige for foreningen.

Sak 2: Valg til vervene

  1. Arrmestre – utsettes

  2. Fagmestere (fagstyret fordeler videre ansvar)

    • Frida Westby

    • Mia Frivik

  3. Skjenkemestere

    • Hanne Alexandersdatter Hugem

    • Even Tobias Eriksen

    • Sara Mediå

    • Signe Linnea Hernes Tandeberg

    • Dorthea Enger

    • Knut Sæbjørnsen (ved behov)

    • Martin Heggem (ved behov)

    • Bendik Steinsvåg Dalen (ved behov)

  4. Funkemester – utsettes

  5. Utlånsansvarlig – utsettes

  6. Vaktmester med assistent – assistent utsettes

    • Ole Ivan Ulven (vaktmester)

  7. Baffelmestere

    • Anders Søberg

    • Astrid Hartz

    • Jonas Fløde

    • Liana Maciovan

    • Mia Frivik

    • Sindre Bjørndal-Riis

    • Trym Fjeldheim Karlsen

    • Vytenis Orlauskis

  8. Ansvarlig for Abels tårn – utsettes

  9. Te-ansvarlig

    • Sverre Wehn Noremsaune

  10. Leder av Sangbok-komiteen

    • Ada Mathea Veddegjerde

  11. Internansvarlig – utsetter valg av en internansvarlig som ikke er mann

    • Elias Mossblad

  12. Donald-sjef

    • Trym Fjeldheim Karlsen

  13. Vaktgruppeleder

    • Frida Rasmussen

  14. Husbjørnredaktør – utsettes

  15. Medlemmer av blæststyret – utsettes

  16. Terapihundansvarlig – utsettes

  17. Medlemmer av korstyret – utsettes

Vi har også en historiebok-kommité, men HS velger ikke inn medlemmer nå.

Sak 3: Diskusjon om ønsker og forventninger

  1. Vervene – erfaringsoverføring og wiki/instruks

    • Alle har hatt erfaringsoverføring.

  2. Kommunikasjon - hvilke forventninger har vi til hverandre?

    • Les og svar på e-post, så har man alt på ett sted, kan bruke Messenger eller ringe hvis det haster

    • Kan bruke Messenger-chatten for enkle ja/nei-avgjørelser, større saker bør tas på e-post

    • Lov å være uenig, med på sak og ikke person, ta det på HS-møter og ikke i kjelleren fordi det skaper fort dårlig stemning blant de interne

    • Si ifra til Ada når HS tar opp saker om kafé

    • Regi vil ha beskjeder i bedre tid enn det som har blitt gjort tidligere

    • Si ifra til Jonas når det skjer arrangementer og endringer i åpningstider så det kommer med i ukesmailen

    • Les referatene, særlig hvis du ikke er på møtet, svar på e-post så jobben blir enklere for sekretær

  3. Grønn sone - Hva har vi lyst til å gjøre til høsten?

    • Arrsjef mener vi har nok å gjøre med semesterstart, pub-til-pub og Biørnegildet, og vil ikke ha flere storfester.

    • Synlig med PR – alle må hjelpe Mari med å blæste

    • Flere alkoholfrie arrangementer

    • Flere litt mindre arrangementer som faglige arrangementer med utvidet kjeller

    • Flere internfester

    • Flere konserter i kjelleren

    • Satse tungt på fadderuke og rekruttering

    • Kjøre på med gode og dårlige idéer og så ser vi

    • Ikke brenne lyset i begge ender, ta en fridag i fadderuka

    • Mer spesifikk blæsting om kafé

    • Spill hverandre gode - si ifra til Mari når ting skal blæstes, flere uker i forveien

  4. Rekruttering - Hvordan nå ut til folk? Hvordan beholde dem?

    • Være synlig på campus

    • Bestille masse flere klistremerker

    • Vi skal ha kranførerkurs

    • Prate med folk om alt man gjør som er kult

    • Skape gode arenaer

    • Flere interngoder

    • Ukas/månedens intern

    • Si ifra til mellomlederne at de skal ta ekstra vare på funkene sine

    • Sett deg og snakk med de nyinterne i kjelleren, det gir dem en mye større boost enn du tror

    • Alle gruppene må legge til folk på lister og e-post, eller får de ikke med seg noe, gjerne Facebook også

    • Tenke mer at man tilhører RF som helhet istedenfor en spesifikk gruppe

    • Opprette en internportal for de nyinterne

    • La være å snakke om RF-problematikk i kjelleren og offentlige arrangementer, ta det heller på interne møter, ellers skaper det et dårlig inntrykk

  5. Gjennomføring - Hvilke praktiske grep kan vi ta for å få til dette? Hvordan prioriterer vi, så vi ikke sliter oss ut?

    • Samarbeide med Ulgebo

    • Samarbeide med instituttforeningene på Matnat, f.eks. få kontakt med dem på Biørnegildet – i så fall være tydelig på hva vi ønsker av dem

    • Spesifikke sosiale arrangementer etter man har jobbet så man ikke føler at RF er bare jobb

    • Kjøpe inn flere Donald-permer

Sak 4: Planer for høsten

  1. Semesterstart

    • KM har planlagt kveldsarrangementene i fadderuka

    • Kafésjef vil ha kaféen åpen hver dag i fadderuka, og litt i forkursuka – vil gjerne ha hjelp

    • BK vil ha rebusløp for bio-studentene

    • Mulighet for å ha bar i fredag i forkursuka hvis vi har ressurser til det

    • Vi skal ha tepperens før semesterstart

    • Vi trenger blæst-planen

    • Om man skal ha bar på et arrangement, må KM ha beskjed minst en måned i forkant

  2. Biørnegildet

    • Gilde-nestleder presenterer planen for Biørnegildet, festivalen som RF arrangerer hvert tredje år, som er 13.-17. september (uke 37)

    • RF har ikke ordinær drift under Biørnegildet, da har man andre arbeidsoppgaver

    • Alle i HS oppfordres sterkt til å melde seg som interne i Biørnegildet

  3. Foreningens sosiale program fra arrstyret

    • Arrsjef legger fram

    • August og september kan oppleves kaotisk, vi kommer tilbake med arrangementer etter stud-fest i oktober, satser på noen små arrangementer og ikke flere store utover dem vi allerede har

    • Utover dette ser vi an hvor mange funker vi får

  4. Foreningens faglige program fra fagstyret

    • Fagsjef legger fram

    • Har noen arrangementer klare, ellers ser vi an på funkene

  5. Styrenes ansvarsoppgaver

    • Kafé skal ha baffeluke, fikser det selv

    • Kaféen er stengt på fredag enn så lenge

    • Det er ingen skam å nedskalere. Planlegg heller for mindre aktivitet enn å måtte kansellere ting hele tiden.

  6. Tid og sted for HS-møter – Vi sender ut en Doodle, finner en fast ukentlig møtetid.

Sak 5: Budsjett

  1. Forslag til budsjettutgifter

    • Milkshakemaskin

    • Mini-kaffekvern til koffeinfri kaffe

    • Ny safe på kontoret

    • Klistremerker, inkludert gulv-klistremerker

    • Matkurs for nye studenter

    • Kaffesmaking

    • Ny kafésteamer

    • Ny espressokvern

    • Gardintrapp

    • Nye Traller

    • Bestilling av merch – for videresalg

    • Krisepott

Vi tar detaljene på et senere HS-møte.

Sak 6: Kriterier for å bli intern

Vi har tidligere merket at det er store forskjeller i kravene for å bli intern i det ulike gruppene, de som gjør mest blir slitt ut.

  1. Timesavregning – Vi setter en veiledende grense på 16 timer per semester for å bli intern.

  2. Gjennomføring – Jonas lager regneark.

Sak 7: Husbjørnen

Saken utsettes.

Sak 8: Kjelleren i fremtiden

Avtroppende kjellermester orienterer om at det har blitt satt en grense på 75 personer i RF-kjelleren, som er utilstrekkelig for vår aktivitet. Vi har orientert generalforsamlingen om at vi ønsker en lengre prosess sammen med relevante aktører.

 

Vi ser etter en arbeidsgruppe som skal se på prosessen videre og gi dem et mandat for hva vi gjør med kjelleren på kort og lang sikt. Detaljene kommer i et eget dokument for HS.

 

Kjellermester får midlertidig ansvar for å følge opp saken fram til vi får satt ned arbeidsgruppa.

Sak 9: Retningslinjer ved seksuell trakassering

HS diskuterer prosessen videre for retningslinjene. Vi setter av et eget lengre møte til å vedta dem.

Sak 10: Evt.

  1. Justering av leiepriser – Christina går i dialog med leietakere om KPI-justering.

Publisert 12. aug. 2022 12:07 - Sist endret 12. aug. 2022 12:07
Del på e-post