EOH møtereferat 09.01.2021

Tid: 09.01.2021, klokka 12-17.

Sted: RF-kjellern/zoom

Tilstede: Jon Aleksander, Helene, Iver, Frida, Christina, Knut (fraværende på sak 7,8 og 9), Dorthea, Even Tobias, Liana, Morten, Ada, Marius.

Samtlige gis talerett

  1. Godkjenning av:
    1. Innkalling
    2. Dagsorden

 

  1. Konstituering
    1. Alle ønsker vervene sine.
    2. Brønnøysundsregistrering
      1. Fikses av formann senest neste HS møte

 

  1. Ønsker for våren:
    1. Hva ønsker vi som styre å få til i løpet av våren?
      1. Helene: jobbe bra sammen, kommunikasjon alltid flyter mellom gruppene. Lav terskel for å ta opp ting- både personlig og for foreningen.
      2. Liana: venter på tiltak
      3. Iver:  Forventer mye “siste liten” arbeid. Rolig som KM. Ønsker at ting skal bli mer normalt og kunne ha baren åpen.
      4. Knut: Ønsker at ØU skal ha en god kommunikasjon med resten av gruppene, spesielt ved større uplanlagte innkjøp. Og ellers en god dialog med KS.
      5. Dorthea: Prøve å få til ting, være ambisiøse og se mulighetene. Samarbeide godt med god kommunikasjon. Gi klare bedskjeder. Har respekt for hverandre og kunne tenke nytt. Ønsker god økonomistyring. Både digitale løsnigner og fysiske. Kunne hjelpe hverandre. Hjelper hverandre
      6. Frida: At styret er åpen på å se på ting på en annerledes måte. Mange i styret med ulike bakgrunn og erfaringer. Håper styret kan si ifra om Frida er for direkte, det tåler hun. Ikke forvent at vi kan alt
      7. ET: synes forrige semester gikk greit. Styret og Regi bør ha en god og enkel kommunikasjon
      8. Ada: mange har vært igjennom lignende ting før. Tørr og spør
      9. Marius: BIørnegildet skjer etterhvert. Biørnegildetstyret forventer at man i dialog med HS i mai kan avgjøre når gildedagen kan skje. God kommunikasjon med HS, spesifikt formann og ØU. Gire opp foreningen for BG2022
      10. Christina: God kommunikasjon mellom HS og BG styret HS oppfordres til å bruke formann som mellommann mellom disse styrene. I HS håper jeg vi kan være ærlige med hverandre da denne situasjonen tærer på, både personlig og foreningsmessig. Husk at formann ikke ser alt og at ingen spørsmål er for dumme. Folk har vært igjennom dette før så bruk kontaktene man har.
      11. JAP: God kommunikasjon og samarbeid, kunne opprettholde daglig drift. Følge retningslinjer og regler. Gjøre det vi kan for at vi kan få til et godt internmiljø, møte opp og være støttende for interne.
    2. Hva kan vi gjøre for å få til dette?
      1. Vi står forran ett tøft semester.Tiltak for HS møter for å gjøre livet lettere.
      2. Husk at HS møter kan være vanskelige og vi er rollemodeller for resten av foreningen blir påvirket av hvordan vi har det og oppfører oss.
      3. Det er lov å klage/prate med formann og internansvarlig om det er behov for det.
      4. Husk og passe på dere selv også!
      5. Husk at vi ikke har evig med penger.

 

  1. Covid-19 og drift
    1. Gjeldende koronasituasjon
      1. Høyt smittepress i Oslo. Vi må drive under strenge retningslinjer og regler.
      2. Relevant for oss:
        1. Skjenkestopp nasjonalt
        2. Innendørs arrangement utenfor private hjem er maks 10 personer
        3. Munnbindkrav- her er vi strengere enn lokale tiltak der vi krever det så lenge du ikke sitter på plassen din.
        4. Innslippstans klokka 22
        5. Utendørsarrangementer kan gjennomføres med maks 200 personer, selv om alt er anbefalt og utsettes til 19.januar
        6. Alle ansatte skal kunne holde 1 meter til gjester og andre ansatte
        7. Det skal alltid være en ansvarlig arrangør
      3. Formann forventer at arrsjef, kafesjef og KM spesielt leser seg opp på tiltak og holder seg oppdatert.
      4. Ønske om at koronasituasjonen er oppe på hvert møte for å se om vi må gjøre større endringer.
    2. Gjennomføring av drift
      1. Bar:
        1. Lite drift frem til vi vet noe mer
        2. Dersom det er mulig å ha flere kveldskafeer slik vi hadde før jul
        3. Håper på å kunne servere igjen ca halvveis inn i semesteret
      2. Kafe:
        1. Håpe at vi kan gjøre mye mer etterhvert. Synes tanken med kveldskafeer er god.
        2. Prøve og fortsette som normalt.
        3. Finne en løsning for take-away dersom vi har funker nok til dette.
      3. Arr
        1. Regner med å få ut noen digitale arrangementer. Håper på at mer kan bli fysisk etterhvert
        2. Håper på 2 større arrangement og 2-3 mellomstore
        3. HS kan være medansvarlige for Psildefrokost.
        4. Gå fra quiz hver uke til quiz annenhver uke.
        5. Lyst til å gjøre noe på valentines
        6. Gå inn for å prøve å skape et sett med “digitale bakgrunner” som kan brukes på zoom på digitale arrangement for å skape en stemning
      4. Semesterstart
        1. Mulighet for kveldskafe, for å få en mest mulig fysisk semesterstart den siste uka (uke 3)
        2. Presentasjon av gruppene under kveldskafeen for nye
        3. Kommuikasjon mellom KS og faddernettverket på størrelser på faddergrupper.
        4. Digitalt fagarrangement i forbindelse med semesterstart
        5. QR koder liggende ute for rekruttering
        6. Ha introduksjonsvideo til hver av gruppene.
        7. Bruke koordineringsgruppa med fadderkoordinator aktivt i denne planleggingen.
      5. Fag
        1. Avventende på hva som kan gjøres når med tanke på at dette er arrangement.
        2. Se på muligheten på digitale arrangement
    3. Kjellerrutiner for bar og kafé
      1. Det eksisterer risikovurderinger for begge. Disse bør gås igjennom og oppdateres.
        1. Kjøre samme “strenghet” som eksisterer per nå. KM og kafesjef får ansvar for å oppdatere disse. Skal innom både HS og KS
        2. Fikse smittesporing. Sekretær oppretter skjema som kan brukes
        3. Smittesporing for interne. Må nok registrere hver dag. Sekretær skal undersøke mulighetene for å registrere for hver uke i stedet for dag. Og opplyse om dette i ukesmail.
    4. Interne arrangement
      1. Interne digitale arrangementer i discord
      2. Sette opp datoer for internfester. Kan finne ut gjennomføring i god tid før disse datoene.
        1. Kunne ha grilling eller andre utendørsaktiviteter om det ikke er mulig å ha internkvelder inne
      3. Bruke mesterne også til planlegging av mindre internearrangementer slik at ikke HS gjør alt.
      4. Bli flinkere på å informere om disse i god tid. Sekretær legger ut oversikt i facebookgrupper og mail
        1. Gruppeledere har et ekstra ansvar for å gjøre det trygt for nye for å bli med på interne arrangementer.
        2. Bruke interne som er faddere bør prøve å rekruttere og hjelpe nye inn.
    5. Bruk av kjelleren utenfor åpningstider
      1. HS ønsker å fortsette med at kjelleren er, så langt det er mulig, vår primære sosiale arena.
      2. Må konkretisere ansvaret for både frivillige og de med nøkkelansvar utenfor åpningstid.
      3. Bruke risikoveilederne for eksterne som mal. Lage en enkel og god oversikt for interne. Være strenge på strikesystem, og alle gruppeledere skal videreformidle til sine med nøkkelansvar.
      4. Lage enkle lister/oversikter som er lette å se på vei ut.
        1. Viktig at dette er repetert informasjon og at det kan sees profesjonelt ut for eksterne også
      5. Klare og tydelige retningslinjer for de med nøkler, minne hverandre på hvilket ansvar det er å ha nøkler.
      6. Sekretær tar kontakt med alle med nøkler for å minne på reglene og lage et bedre oversikt på dette
      7. Bør skrives en mail på dette av KM og sendes ut til styretlista.
      8. Lage et dokument som kan legges ut på nettsidene/facebook
    6. Smittevernsutstyr
      1. VI har en del nå, bør gå på storcash for å kjøpe mer. Fikk penger av kulturstyret til innkjøp av dette.
      2. Ansvaret for dette flyttes fra HS til KS. Håp om at dette ikke bare tas av KS sitt budsjett men også litt generell drift

 

  1. Digitale løsninger
    1. Arrangementer
      1. Bli flinkere på å ha det. Gi mellomledere en plan for å sette seg opp på en liste for å arrangere mindre ting.
      2. Trenger ikke være hver eneste fredag, men skape et tilbud for interne. 
      3. God kommunikasjon er viktig også her.
    2. Utnevning av ansvar
      1. Det overordnede ansvaret ligger hos HS og er delegert til mellomledere
      2. Helene lager og holder oversikt over dokumentet.
    3. Discord
      1. Discord blir vår faste digitale plattform
      2. Fikse ting med tilganger.
      3. Være flinke på å legge inn nye der de skal være (facebook, sympa, discord etc)
      4. Iver søker om å bli verified server. Slik at det blir, lettere og mer fancy. Iver undersøker og kommer tilbake til HS på første HS møte

 

  1. Nostramerker
    1. Vi må sette strengere retningslinjer på hvem som skal ha nostramerker.
    2. Vi har 48 merker dette semesteret og de fordels på et senere tidspunkt

 

  1. Rekruttering:
    1. Hvordan kan vi nå ut til folk flest de første ukene?
      1. Har en ide om en SoMe kampanje for RF. Dele varmt om RF med spons
      2. Bruk faddernettverket og RFere som er faddere til å prate varmt om foreninger og RF.
      3. Bruke infoskjemene til Biblioteket
    2. Hvordan beholder vi de vi får nådd ut til og allerede har?
      1. Mellomledere har et lite ansvar på å snakke med de som jobbet forrige semester om de vil bli med videre.
      2. Vise mangfoldet av verv som finnes i foreningen.
      3. Gi flere mer ansvar og prøve å minske skillet mellom interne og kjerneinterne.
      4. Snakker med de nyinterne og få dem til å være på RF så mye som mulig.
      5. Ledere og mellomledere har et ekstra ansvar for å prate med flere en bare “sin gjeng” for å få folk til å føle seg inkludert.
      6. Rose hverandre når man gjør noe bra
      7. Ha så mange arrangementer som mulig, både fysisk og digitalt.
      8. Oppfordre HS og mellomledere til å jobbe i kjellern for å gjøre barrieren mellom interne og “ledelsen” mindre
      9. Husk også her og ta vare på dere selv.
    3. Foreningsdag
      1. SiO foreninger skal ikke ha vanlig foreningsdag. Digitale alternativer
      2. Kommer tilbake til om vi skal arrangere vår egen variant slik vi gjorde høsten 2020

 

  1. Biørnegildet 2022
    1. Informasjon fra gildestyret
      1. Konseptet blir Vitenskap for samfunnet
      2. Fokus på tverrfaglighet og formidling
      3. Dato blir 14-19.feb 2022
      4. Skal presentere hele gildestyret på genfor
    2. Overføringer
      1. Utsettes til når ØU er tilstede

 

  1. Møter i løpet av semesteret
    1. Vil vi ha møte hver uke?
      1. Dette vil være praktisk for å holde oversikt
      2. Flere møter fører oftere til kortere møter
      3. Vi vil ha møter hver uke.
      4. Fysiske møter så langt det lar seg gjøre. Dersom man ikke kan av ulike grunner kan man bli med digitalt.

 

  1. Gullkort for avtroppende
    1. Marius orienterer om vedtak fattet H19 angående utdelingen av gullkort og prosessen samt kravene stilt av dette vedtaket. Det fremmes for resterende HS-medlemmer hvorvidt dette skal stemmes over nå eller ved en senere anledning. Umiddelbar avstemning fremmes.
      1. Hovedstyret stemmer enstemmig for tildeling av gullkort til Isak Isaksen, Jon Aleksander Prøitz og Christina Eide. Hvor Isak ikke er tilstede på møtet, Jon Aleksander og Christina har forlatt rommet og erklært seg selv inhabile.
      2. Begrunnelse for tildeling utdeles skriftlig av Iver.
      3. Begrunnelse: “Dere har gjort jobben til en tilfredsstillende grad.”

 

  1. Internansvarlige
    1. Inger Sidonia: Godkjent
    2. HS jobber med å finne en til- fortrinnsvis en mann.
      1. Formann spør Kathi og kommer tilbake til neste HS møte
    3. Det sørges for opplæring av disse

 

  1. Godkjenning av planer for våren
    1. Arr
      1. Godkjent, med merknaden om at dersom tiltakene gjør det nødvendig kan de flyttes med en/to uker
    2. Fag
      1. Kunne kontakte akademisk skrivesenter og MNSU om arrangementer innefor fagting
      2. Plan godkjent
    3. Internarr
      1. 6.februar(utendørs), 6/7 mars, 24.april 22. mai(eurovision), 19.juni (junebord)
      2. Generalforsamling. 14.april

 

  1. Innklapping av verv
    1. SMer
      1. Sara Mediå: Godkjent
      2. Jon-Magnus Rosenblad: Godkjent
    2. BMer
      1. Migle Brazyte: Godkjent
      2. Bjørg Astrid Utvik Kristiansen: Godkjent
      3. Astrid Hartz: Godkjent
      4. Bjørn Dreyer: Godkjent
      5. Vytenis Orlauskis: Godkjent
    3. Kaffeansvarlig
      1. Anders Søberg: Godkjent
    4. Teansvarlig
      1. Sverre Wehn Noremsaune: Godkjent
    5. Funkemester
    6. Utleieansvarlig
      1. Silje Karlsen: Godkjent
    7. Vaktmester
      1. Ole Ivar Ulven: Godkjent
    8. Arrmestere
      1. Anna Quintard: Godkjent
    9. Fag
      1.  
    10. Blæst
      1. Plakatmaker: Erlend Andreas Longva: Godkjent
      2. Plakatmaker: Aleksander Bye: Godkjent
      3. Plakatmester: Morten Tryti Berg: Godkjent
      4. Vevmester: Harald Berg Tømmervik: Godkjent
      5. SOME-ansvarlig: Simone Berntsen: Godkjent
      6. Husbjørnenredaktør: Susanna Ferizi: Godkjent
    11. Korledelse
      1. Leder: Anna Quintard: Godkjent
      2. Nestleder: Didrik Svellingen: Godkjent
    12. Donald ansvarlig
    13. Sangbokansvarlig:
      1. Ada
    14. Komiteene jobber som tidligere bestemt.
  2. Eventuelt
    1. Arrangement vs. daglig drift
      1. Fra forrige semester definerte vi mye som daglig drift (eksempelvis quiz) da nye tiltak for arrangement dukket opp
      2. Ingenting fra UiO sin side som hindrer oss i gjøre det vi vil annet enn nasjonale og lokale tiltak
      3. Ting som quiz og kafé ble definert som en del av daglig drift da dette er ting vi normalt sett gjør uansett
    2. T-skjorter.
      1. Oppfølging fra forrige semester
      2. Ringnes vil sponse oss med dette.
      3. Sittende KM opprettholder dialogen og Blæst lager design
    3. Bilagskurs
      1. Lages for alle som skal føre bilag. Utvidet for KS
      2. ØU organiserer.
    4. Wiki
      1. Den eksisteter.
      2. Max og Marius gir ut tilganger til wikien. Ta kontakt med en av disse for tilgang til den.
    5. Tilganger og internkort
      1. Ulike skjemaer kommer i løpet av kommende uke. Sekretær fikser
    6. Budsjettrammer for hver gruppe.
      1. Blir tatt opp på kommende HS møte
Publisert 23. jan. 2021 15:08 - Sist endret 23. jan. 2021 15:08
Del på e-post