EOH Møte 25.07.20

 

  1. Godkjenninger:

    1. Innkalling: Godkjent

    2. Dagsorden: Godkjent

    3. Samtlige gis talerett

  2. Konstituering

    1. Alle ønsker å tre inn i vervet sitt

    2. Brønnøysundsregistrering

  3. Koronasituasjonen

    1. Hva betyr den for oss nå?

      1. Per nå er det slik at vi kan holde åpent, gitt begrensninger og smittevern

      2. Vi må tenke annerledes når vi åpner igjen

      3. UiO har offentlige smittevernsregler som er relevant for oss

        1. https://www.uio.no/om/hms/korona/retningslinjer/veileder-smittevern.html

        2. Avsnitt 2.3.5 og 2.3.6 er vesentlige for oss

      4. Vi må lage en smittevernsvurdering for kjelleren

        1. Det fins en mal vi kan ta utgangspunkt i, og vi kan kommunisere med andre kjellere for å få info/hjelp

      5. Det blir et annerledes semester og en annerledes fadderuke

      6. Lokalene våre skal ha maks 200 mennesker, og lagt opp til 1 meters avstand mellom gjester, bordservering gjelder, krav fra Næringsetaten.

      7. Situasjonen må tas opp minst månedlig på HS møter

      8. Smittesporingsløsninger

        1. Vi kan bruke UiOs spørreskjema i døra for å håndtere dataene rundt dette på en trygg måte

      9. Det er ikke bordserveringskrav for kafédrift, men vi kan se på om det er noe vi ønsker selv

      10. Vi må utarbeide bordserveringsløsning for bar

        1. Elektronisk vs Analog løsning diskuteres

        2. Hva slags løsninger kan implementeres praktisk hos oss?

          1. QR kode som scannes på bordet

          2. Lampe for å indikere at man ønsker å bestille fra barfunk

          3. Løsning via Ajour

        3. Det kan bli køproblemer og misfornøyde kunder dersom det tar tid

    2. Kjellerrutiner for bar og kafé

      1. Det må bli bordservering for bar

        1. Gjester må sitte ved bordene sine

        2. Benker må byttes ut med stoler

        3. Annenhver bås kan måtte stenges

      2. Det må bli et økt fokus på renhold

      3. Mer desinfisering av flater

      4. Desinfisering av bankterminaler mellom hvert bruk

      5. Sette opp et eget kurs for smittevern og risikovurdering for KS medlemmer tidlig i semesteret

        1. Egen opplæring for funker før første skift ang dette

      6. Pappkopper vs vanlige kopper under kaféens åpningstid

        1. Vi bruker pappkopper dersom det blir mye trykk, for sikkerhets skyld

        2. Steameren desinfiserer kopper bra nok til vanlig bruk

        3. Pappkopper skal brukes dersom vi får til utekafé

    1. Storfestrutiner

      1. Utvikle egne smittevernsrutiner for dette

      2. Må nok nedskalere storfester

        1. Mindre fester krever mindre funker, så det kan være verdt å nedskalere mtp funkemangel

        2. Kan være lurt å sette opp en ekstra bar ute på underetasjefester for å håndtere kundemengden

      3. Dansegulv er ikke ønskelig fra kommunen

      4. Vi forbeholder oss retten til å vise vekk gjester som ser syke ut, og gjester som ikke overholder smittevernsreglene hos oss

 

    1. Interne arrangement

      1. Vi må være strenge med våre egne interne, selv om dette kan være kjipt

      2. Ansvarshavende på det interne arrangementet er ansvarlig for at våre egne rutiner opprettholdes på arrangementet

      3. Legge til rette for avstand på våre interne arrangementer

      4. Interne oppfører seg ofte som om de er litt “for hjemme” i kjelleren, vi må være ekstra strenge på slike ting dette semesteret, mtp smittevern

      5. Holde alkoholfrie internarrangement, da det er lettere å opprettholde smittevern i edru tilstand

        1. Filmkvelder

        2. Spillkvelder

        3. Kafé kan ha kaffe internfest

      6. Mandag

        1. Når vi endelig får bruke kjelleren igjen må dette tas opp igjen på et HS møte før gjenåpning

        2. Er vi komfortable med å arrangere Mandag på samme måte som tidligere?

        3. Hvordan skal vi håndtere smittevern her?

          1. Vurdere hvordan vi håndterer felles kontaktflater

          2. Antibac ved kassa, desinfisering av kassa hvert 30. Min

      7. Opplever man at noen ikke tar våre egne rutiner seriøst og ikke respekterer de, så ta det opp med HS så kan vi håndtere det samlet

      8. Sette opp egne vors internt i gruppene, f.eks Kafévors for kafé funker

 

  1. Ønsker for høsten:

    1. Hva ønsker vi som styre å få til i løpet av høsten?

      1. Blæstsjef Helene: Etter vi har fått vervet folk til foreningen, så ønsker jeg at hver gruppe gjør noe samlet, for å sveise gruppen mer sammen. Trenger ikke være noe stort, men noe samlende for gruppen, slik at folk får holdepunkter i foreningen og folk de vet de kan forholde seg til.

      2. Fremtidig Arrsjef Dorthea: De som ønsker og er villig kan gå med noe som signaliserer at man kan spørre dem om hva som helst som er relatert til RF

        1. Vi kan sette opp et bilde på tavla og skrive der at alle her kan spørres om ting angående RF

      3. Kjellermester JAP: Fokusere på det å gi de interne et tilbud som vil gjøre deres studiehverdag bedre

      4. Gudfar/Pamp/Funkemester Marius: Som funkemester ønsker jeg å være et hyggelig ansikt som møter barfunkene, kommer til å ha masse tid til å være tilstede på RF og være tilgjengelig for nye interne

      5. Regiformann ET: Holde en god dialog med andre relevante foreninger, se hvordan vi kan samarbeide med de og dele erfaring.

      6. Sekretær Jarl-Robin: Bidra med egen erfaring der den er relevant, og gi interne et fint hjem å være i gitt den vanskelige situasjonen vi står i

      7. Formann Christina: Ønsker å skape et godt samarbeid i Nostra, ønsker å legge et godt grunnlag for samarbeid rundt Gildet med andre foreninger, ønsker å gi interne et godt hjem hos oss slik at studiehverdagen deres kan bli bedre

      8. Fremtidig Arrsjef Dorthea: Ønsker å lage et godt samarbeidsklima innad i HS, ønsker at vi kan være åpne og ærlige med hverandre og behandler hverandre godt. Ønsker at vi skal ha en felles forståelse for hvordan vi skal håndtere smittevern, at vi kan samarbeide om våre interne/funker.

      9. Blæstsjef Helene: Skrivekonkurranse i Husbjørnen slik at vi kan få litt liv i den igjen, lage arrangement ut av dette der de beste innslagene presenteres

      10. Gudfar/Pamp/Funkemester Marius: Konflikter må håndteres, dersom vi har konflikter internt må vi være villige til å ta det opp på møter og håndtere det på en ordentlig måte.

        1. Formann kan ikke magisk se at det er konflikter mellom medlemmer i HS

        2. Informer Formann om at det har vært en konflikt, dersom dere ønsker hjelp fra Formann til å håndtere den eller ikke

    2. Hva kan vi gjøre for å få til dette?

      1. Delegér ansvar til underledere, vi har valgt disse menneskene til disse rollene fordi vi stoler på dem, de kan håndtere det

      2. Gjør det enklere å ta kontakt innad i foreningen, opprett gruppechatter på diverse sosiale media

      3. Blæstsjef har muligens to nye mennesker som ønsker å drive våre profiler på sosiale media

        1. Vi kan f.eks. fronte festrigging på SoMe

        2. En dag i Formanns liv på SoMe

      4. Hvordan gjøre RF til et hjem:

        1. Holde eventuelle konflikter i HS internt i HS, slik at våre interne konflikter ikke smitter over i resten av foreningen

        2. Dersom vi holder en god innstilling og holdning vil dette smitte over til våre undergrupper og spre god stemning innad i foreningen

          1. F.eks på nedrigg så holder man stemningen oppe slik at våre interne får gode minner fra det istedetfor at det bare er slit

        3. HS og underledere må være synlige på Mandager

          1. Man må invitere funker på Mandag

          2. Ønsker minst 2 fra HS/KS/AS på Mandag

          3. Man må ikke være på hver eneste Mandag, men kan man så oppmuntres det til at man er med

          4. Aktivt oppsøke samtaler med nye medlemmer, ikke bare prat med gamle kjente

          5. Åpen Mandag

      5. Blæstsjef ønsker info fra de som skal ta fag med mange studenter, og at de som kan og tør kan hjelpe med Blæsting i disse forelesningene

        1. Vi prøver å få blæstet der vi kan, men det er nok vanskeligere å blæste i zoom forelesninger pga sikkerhetsrutiner

 

  1. Rekruttering:

    1. Hvordan kan vi nå ut til folk flest de første ukene?

      1. Plakater, mange mange plakater

        1. Infoplakat, morsom-plakat

      2. Finne ut av hvilke fag som har obligatoriske oppmøte på første forelesning, møte opp her

      3. Utekafé

        1. Kafésjef har pratet med faddersjefer ang det å få faddergrupper inn på disse, på en organisert måte

      4. Rekruttering handler om å bygge relasjoner over tid

        1. Vi må først få dem inn til oss, men så må vi gi dem et sted de ønsker å være

        2. Få med folk inn i varmen, og gi dem et sted de føler seg hjemme

      5. Være litt “overly” positiv og prat varmt om RF og alt vi finner på

      6. Vi sitter i en vanskelig situasjon der vi alle må få inn nye folk, vi må rekruttere nye mennesker som kan være her over lengre tid.

        1. Dette er viktig for foreningens framtidige drift, vi trenger nye mennesker som vil være hos oss over lengre tid

    2. Hvordan beholder vi de vi får nådd ut til?

      1. Forventningsavklaring til mellomledere

      2. Gjøre opplæring mer givende, jobb for at folk skal få grunner til å bli i foreningen, promoter andre grupper enn ens egne grupper.

      3. Dersom vi opplever en ny nedstengning så må vi være flinke på å promotere og bruke våre digitale møtesteder.

        1. Vi burde bruke disse digitale møtestedene uansett

        2. Sette opp digitale arrangement 

    3. Foreningsuka, uke 34

      1. SIO setter opp en hel foreningsuke istedetfor en foreningsdag, vi har meldt interesse for dette

      2. Setter opp et nyinternmøte under denne uken

        1. Setter dette opp litt som en “karrieredag”, der hver gruppe har sin egen stand hvor man kan presentere hva man driver med

          1. Man kan finne på noe gøy som er relevant for gruppa som man kan prøve seg på

          2. Vi må i praksis markedsføre oss her, ta med utadvendte folk som kan det vi driver med

          3. ØU skal også ha stand - Formann

        2. Sette opp en rebus der man må ha pratet med hver gruppe for å løse den

        3. Ingen felles matservering

      3. Nyinternfest forsøker vi å arrangere helgen etter dette møtet, dersom det går

  2. Vannlekkasje og status dansegulv

    1. Historien så langt:

      1. Etter at nedstengningen ble lettet opp la vi merke til at det var “bulker” på dansegulvet

      2. Dette ble undersøkt men ingen vannlekkasje ble funnet ved første inspeksjon

      3. Etter senere inspeksjoner fant vi at det lakk fra to nødutganger som er gjemt bak “boksen” på dansegulvet, her stod begge tunnelene fulle av vann opp til bakkenivå

      4. Det har lekket inn på Hilbert og forårsaket mugg der inne, og i veggen mellom Hilbert og dansegulvet

    2. Siste info fra enteprenør

      1. Enteprenør har vært innom og rivd opp dansegulvet

      2. Enteprenøren anbefaler eikeparkett til nytt dansegulv

      3. Vi har ikke noe info ang hvordan muggen(i veggen) skal håndteres enda

      4. Skadene har ikke nådd DJ-boden, så vi trenger ikke fikse noe stort med den

    3. Kontaktperson med enteprenør

      1. Hovedstyret vedtar at Jørgen Mundgjel opprettholder kontakt med enteprenør og EA, slik at vi har en kontaktperson, og Jørgen orienter Hovedstyret om utviklinger i situasjonen.

    4. Studentfestivalen DNS

      1. Vi har en kriseavtale med DNS at dersom vi ikke har mulighet til å bruke noe av våre kjellerlokale, så kan vi ha en “take-over” på en av barene på Chateau Neuf

      2. Det ser per nå ut som at vi ikke trenger å bruke denne avtalen, men vi har fortsatt mulighet og vurderer å gjøre det uansett

        1. Per nå har vi ikke uteservering på Onsdag/Torsdag i fadderuka, vi bør da bruke en av disse dagene til dette

          1. Vi skal per nå høre om vi kan ta Onsdag

        2. Formann kontakter DNS for å ta dette videre, Funkemester/Gudfar skal finne funker og ta det opp på neste Nostramøte

 

  1. Arrangementer i kafétiden

    1. Dette har blitt forsøkt tidligere, er det noe vi ønsker å gjøre videre?

      1. Kafésjef har lyst til å ha mini-foredrag i kaféen

      2. Det vil være arrangement som ikke trenger veldig mye arbeid fra ledelse og funksjonærer

      3. Kafé- og fagsjef vil diskutere dette og se på hva de kan få til 

 

  1. Møter i løpet av semesteret

    1. Formann ønsker ukentlige møter

    2. Sekretær sender ut skjema/doodle der vi kan finne ut når det passer

    3. Vi går for ukentlige møter, og vurderer senere i semesteret om vi ønsker å endre dette.

 

  1. Gullkort for avtroppende

    1. Saksorientering: Vedtak gjort Høst 2019, ang Gullkort

    2. Sekretær Jarl-Robin må stille seg inhabil pga at han er avtroppende Kjellermester, og HS mangler da én person for å være vedtaksdyktige

    3. Dette utsettes da til et senere møte i Hovedstyret

 

  1. Internansvarlige

    1. Inger Sidonia Krajci: Godkjent

    2. Didrik Svellingen: Godkjent

    3. Av/påtroppende Formann, Sekretær og internansvarlige skal sette opp erfaringsoverføringsmøte tidlig i semesteret, så fort som mulig.

 

  1. Delegering av arrsjefmyndighet

    1. Dorthea Enger gis myndighet til å opptre som leder av arrangementsgruppen, innad i gruppen fram til hun kan bli stemt inn på Ekstraordinær Generalforsamling

 

  1. Godkjenning av planer for høsten

    1. Arr

      1. Godkjent, med forbehold om at planen kan endres dersom endringer i smittevernsregler tilsier at det er nødvendig

    2. Fag

      1. Godkjent, med forbehold om at planen kan endres dersom endringer i smittevernsregler tilsier at det er nødvendig, og med intensjon om å sette opp “regne-lørdag” i forbindelse med obligatoriske oppgaver

 

  1. Innklapping av verv

    1. Alle som godkjennes herunder, godkjennes på det grunnlag at de forstår sitt økonomiske ansvar fra tidlige og tiden fremover, ovenfor foreningen.

    2. SMer

      1. Iver Oknes: Godkjent

      2. Sara Mediå: Godkjent

      3. Jon-Magnus Rosenblad : Godkjent

      4. Bendik Steinsvåg Dalen: Godkjent

      5. Henrik Torland Klev: Godkjent

      6. Ester Kristine Olsen: Godkjent

    3. BMer

      1. Einar Morten Vågmo: Godkjent 

      2. Bjørg Astrid Utvik Kristiansen: Godkjent

      3. Maria Naggum Høydalsvik: Godkjent

      4. Liana Maciovan: Godkjent

      5. Christine Hansen: Godkjent

    1. Te-ansvarlig

      1. Kafésjef Ada ønsker å gjøre mer ut av foreningens te-utvalg og tilbud, derfor har vi to ansvarlige for å fordele arbeidsmengden

      2. Sverre Wehn Noremsaune: Godkjent

      3. Frida Marie Westby: Godkjent

    2. Kaffe-ansvarlig

      1. Iver Oknes: Godkjent

    3. Funkemester

      1. Marius Torsvoll: Godkjent

    4. Utleieansvarlig

      1. Silje Karlsen: Godkjent

    5. Arrmestere

      1. Anna Quintard: Godkjent

      2. Leaf Thorseth: Godkjent

      3. Trym Ekhaugen: Godkjent

    6. Fag

      1. Tas opp på et senere møte

    7. Blæst

      1. Vevmester Maximilliano Nunez Horta: Godkjent

      2. Plakatmaker Erlend Andreas Longva: Godkjent

      3. Plakatmester May-Line Bergtun: Godkjent

      4. Husbjørnenredaktør Susanna Ferizi: Godkjent

    8. Donald ansvarlig

      1. Sebastian Heltberg: Godkjent

    9. Sangbok ansvarlig

      1. Ada Mathea Veddegjerde: Godkjent

    10. Vaktmester og vaktmesterassistent

      1. Utsettes til et senere møte

    11. Koret

      1. Korleder Anna Quintard: Godkjent

      2. Nestleder Didrik Svellingen: Godkjent

      3. Dirigent Olav Løland: Godkjent

 

  1. Eventuelt

    1. Orden og oppsyns gruppen

      1. Orden og oppsyn gruppeleder Torstein trer av etter flere semestere med hardt arbeid

      2. Orden og oppsynsgruppen ligger under Kjellermester

      3. Administrasjon av orden og oppsynsgruppen legges til Funkemester, fram til Orden og oppsyn får en ny leder som godkjennes av Hovedstyret.

    2. Forkortelseshåndbok

      1. Er under utvikling av Ada, er ment som en intro til RF for nye medlemmer.

      2. Helene skal gjøre den presentabel

      3. Sendes ut info ang dette til av og påtroppende HS, bidrag og innspill er ønsket.

    3. Info Tavle

      1. Blæstsjef ønsker at den skal ryddes opp på, og brukes til å presentere div ting i foreningen

      2. F.eks presentasjon av styret med navn og bilde

      3. Semesterplan ol. kan henge der

    4. Nostramøte

      1. Saksopplysning:

        1. Cosa Nostra er et uformelt samarbeidsorgan for kjellerforeningene

        2. Gudfar er talsmann for dette organet, og kommuniserer direkte med UiO i saker som angår oss.

        3. Formann, Kjellermester og/eller Sekretær pleier å representere Realistforeningen

        4. Regiformann representerer RF-Regi

      2. Det vil være et møte neste uke, 28.07, kl 16.15, referat fra dette møtet vil bli presentert til HS påfølgende møte

    5. Wiki

      1. RF har en Wiki

      2. Bruk av denne bør økes

      3. Interne referat bør legges ut her slik at de senere kan brukes i relevante situasjoner

      4. Alle av- og påtroppende bes ta en kikk på denne, og legge til eller rette relevant informasjon de har kunnskap om

    6. Semesterstart

      1. Vil bli tøff for vår del, og veldig annerledes enn tidligere år

      2. Av hensyn til den fysiske og mentale helsen til alle i HS, anbefales det at man har minst en kveld fri i løpet av denne uken

        1. KM har fri på fredag

        2. Formann tar seg fri på tirsdag

        3. Blæstsjef tar seg fri på fredag

        4. Eventuelt andre settes opp senere

      3. Vi har lagt opp til uteservering bak VB mandag, tirsdag og fredag.

        1. Er et ønske om å ha uteservering åpnet tidligst 15, og senest 17 disse dagene.

      4. Onsdagen kan det hende vi bruker på Neuf, se punkt over

        1. Formann kontakter Neuf ang dette

      5. Blæsting skal gjennomføres

        1. På stand og i forelesninger

        2. Blæstsjef skal rekruttere folk et par uker før til dette

      6. Vi har blitt forespurt om å arrangere en filmvisning av faddersjefer

        1. Vi ser på muligheten for å gjennomføre dette, og kommer tilbake til det etter vi har funnet praktiske løsninger og sjekket lovlighet rundt det.

      7. Det har blitt forespurt om vi kan være en semi-digital møteplass, vi skal kontakte biblioteket ang bruk av deres Zoom til dette

        1. Formann kontaker Biblio ang dette

Publisert 4. aug. 2020 13:17 - Sist endret 4. aug. 2020 13:17
Del på e-post