Erfaringsoverføringshyttetur 06.01.19
Tilstede:
Ingrid, Iris, Jan Ole, Alida, Joakim, Amund, Are, Oscar, Emilie, Anette, Stine, Torstein, Marius
Dagsorden:
1. Godkjenning av innkalling, Godkjenning av dagsorden, Godkjenning av referat.
3x godkjent
Med endring om enighet av budsjett fra forrige møte.
2. Ønsker/forventninger for våren
Vi har pratet om våre egne forventninger for neste semester, vi gjør dette igjen og lar avtroppende komme med innspill. Vi prater da spesifikt om forventninger til oss selv, andre og til eget styre.
Jan Ole:
Ønsker å legge til rette for å gjøre jobben til de andre i HS lettere og hjelpe dem med det som kan dukke opp i styrene. Delegere raskt og ha oversikt. Forventer at HS skal ta ting på et så lavt og effektivt måte som mulig, gi inntrykk av at vi gjør den jobben vi har og at vi har det gøy, holde oss unna klaging, generell positivitet.
Marius:
Fordragelighet, gjøre egen jobb, og hjelpe andre etter behov, til og med ha det gøy sammen innimellom.
Are:
Klare å ha kontroll på arrangementene og lese mail, huske å lese mail og at noen minner han på å lese mail. God kommunikasjon med de mest relevantene gruppene.
Torstein:
Lese mail som han får, forventer å opprettholde god trygghet på arrangementer og ta vare på de frivillige som finnes. Mål om ikke å miste skjenkebevilgning. Håper å få alle mail som er relevant for VG sjef.
Ingrid:
Få ut arrangementer og plakater på flere steder enn matnat, god kommnikasjon med fag og arr. Få opp rekruttering og PR. Forventer at fag og arr kommuniserer med blæst.
Amund:
Forventer å holde igang driften, forventer god dialog og presentasjon av problem ikke klaging, vi skal jobbe sammen og man skal ikke gjøre hele jobben selv. Få på plass en god instruks som fastsetter ansvarsområder. Forventer tydelige referater og da at det skal være enkelt for andre å skjønne hva HS driver med.
Anette:
Forventer å klare å fordele oppgaver innad i ØU og ha oversikt og kontroll, ønsker å være streng etter behov med HS. Holde seg i budsjettet og at folk skal forstå hva som skjer når vi endrer budsjettet, øke inntekter og senke utgifter.
Oscar:
Forventer effektiv kommunikasjon, RF har ikke prioritet selv om det er gratis med utstyr. Forventer at han skal holde kontroll på interne og arbeidet sitt og holde livet så enkelt som mulig for disse.
Joakim:
Forventer det samme som før, kjenner systemene for utleie og ønsker å effektivisere ting, og si nei til de som ønsker å leie 2 dager før samtidig som han ønsker å få så mange utleier som mulig. Holde på og rekruttere effektivt nye interne.
Iris:
HS er RF sitt ansikt utad, hva vi gjør smitter over og går nedover i hierarkiet, at man svarer på mail uansett, det er lov å be om hjelp. Avtroppende skal be påtroppende om hjelp. Inspirere folk, la de blande seg inn i prosessen fordel ansvar.
Emilie:
Til Blæst påtroppende, har du en frist for når du vil ha informasjon for å få ting ut.
Ingrid: Hardline 2 uker, gjerne før. Gjerne spesifike ting, eller ting som skal fremheves. For fag: Gjerne hvem, hva, hvor og når. Jo mer jo bedre.
Til Marius: Sett på alarm for ukesmail og sjekk kalenderen. Skriv godt utfyllende referater.
3. Rekruttering
a. Hvordan nå ut til folk. Hvordan beholde dem?
Ta folk inn med en gang, det er lettere å få aktive frivillige hvis de nås ut til med en gang. Dette gjelder spesifikt internasjonale studenter, de har ikke samme tilbud hjemme eller vennegjenger.
Bruke det å ta en kaffe for å rekruttere eller prate med folk.
Dette er noe alle skal være med på, alle har ansvar for å rekruttere. RF genser og t-skjorte hjelper de er til for at RF skal være mer synlig. Ikke snakk ned de andre gruppene, vi trenger folk overalt. Fremhev gjerne at det er veldig mye forskjellig man kan gjøre, og at det er masse man kan lære, og bruke på CV. For å beholde folk så er det viktig at vi oppfører oss ordentlig, og det er greit å gi folk ansvar. Vi har noen veldig viktige rekrutteringsdager foran oss og må være på med en gang. Vors innad i gruppene, dette er veldig effektivt folk blir egentlig. Skap tilhørighet og bruk din egen rekruttering som inspirasjon. Rekrutteringsplakater som bare går etter nye interne.
i. Internfest 26. januar?
Fin mulighet for å rekruttere nye interne, neste mulighet er i mars. Lek med RF som fremhever foreningen og knytter kjennskap mellom nye og gamle. Joakim og Marius tar kontakt med internansvarlige. Det blir internfest 26.
ii. Nyinternmøte 23. januar?
Opp til internansvarlige, det er en dato som passer bra, det er dessuten en god arena for å ta kontakt med folk. Gruppene skal da presentere seg selv her og fortelle hva de driver med. Blir nyinternmøte 23.
b. Foreningsdagen 31. januar
Vi skal ha stand og er påmeldt, 10-15 er tidsrommet der vi trenger noen til å stå på stand. Ting tar tid her så en ansvarsfordeling er praktisk å ha. Ønsker så mange som mulig til å stå på stand, det sendes mail for folk. Skjemaer med aktivt samtykke til å bli lagt til på lister på nett, ønske om QR kode som man kan skanne og melde seg på.
4. Erfaringsoverføring
Etter møtet skal påtroppende og avtroppende sette seg sammen og prate om erfaringsoverføring. Are setter seg sammen med Oscar og Torstein, Emilie og Marius setter seg sammen, deretter sitter Emilie med Ingrid og Marius setter seg sammen med Are.
5. Instruks for HS-verv
Det er lenge siden det er vedtatt en instruks fra hovedstyret i form av en instruks for de forskjellige vervene, det er ønskelig at dette gjøres. Det finnes instrukser litt sporadisk, vi skal prate om hva ansvarsområdene er. Prat gjerne med mellomledere og de i gruppen. Denne blir nok ikke helt komplett men tanken er at den skal bygges på av senere hovedstyrer. Dette blir en pågående prosess, dette skal ikke ferdigstilles fordi ting utvikler seg.
6. ØU-ansvarsfordeling
Forrige hovedstyre har vedtatt at det skal være en bedre ansvarsfordeling, dette kokes ned til at ØU-medlemmer skal gjøre mer, men ikke konkret hva dette er. Avtroppende HS fikk en mail med historien og utviklingen i ØU, hovedpoengene her viser at vi har enkeltpersoner som fikser økonomien, så går det dårligere fordi vi har et par ledere som ikke klarer å gjøre hele jobben. Deretter får vi en som klarer å rydde opp i økonomien, det er da ønskelig med mer stabilitet og få en jevnere kompetanse i lederene. Avtroppende HS har vedtatt at det skal være en bedre og mer effektiv fordeling av ansvar i ØU, enten dette er ØU-funker, eller andre tiltak. Tanken her er at hovedstyret skal hjelpe ØU om hvordan dette skal gjennomføres. Desisjonsutvalget må da i hele prosesse være involvert. Det mest relevante for nye HS er hvilken løsning de ønsker, enten det er funker eller andre tiltak.
7. GDPR
Avtroppende hovedstyre har begynt arbeidet med å omstille rutiner til noe som passer bedre overens med de retningslinjer som har kommet fra EU, her er da tanken å informere påtroppende og fortsette arbeidet. Det viktigste for oss er at vi er forsiktige med personlig info, bruk gjerne UiO sine nettskjema. Spesielt må vi være forsiktige med informasjon om allergier, personlig informasjon eller liknende.
8. Budsjett
Se på budsjett og resultat for 2018, mening er at folk skal se på hva gruppen sin brukte iløpet av fjoråret. Vi skal også diskutere hvor og hvordan vi kan kutte utgifter og øke inntektene. Vi går gjennom budsjettet og ØU ser på hva som er viktig og hva som er det viktigste vi kan hente ut derifra. Vi har da et ganske stort underskudd, og ser på hvor vi kan ta grep for å kutte utgiftene. Føring bør bli bedre, ikke bare innad i RF. Det eksisterer en holdning der det er greit å ta ting som ligger i kjelleren enten det er kaffe, eller annet. Stram opp hva interne kan gjøre, dette for da å minke svinn. Vi har et stort underskudd og en ukultur til hvordan man behandler kafekopper, det er her da et veldig stort svinn. Det er dessuten mer miljøvennlig å bruke en egen gjenbrukbar kopp. Det er her da en tanke at internkjøp skal dekke utgifter. Bruke mindre penger på interneutgifter, alt unntatt en utgiftspost har gått betraktelig over budsjettet. Hjemreiseutgifter burde også kuttes, de fleste har ruterkort og kollektivtilbudet har blitt bedre. Forslag her er å ha laminert nattbussruter bak baren så kan de som jobber se hvilke busser som går og da oppfordres til å ta kollektiv. Arr kan også bruke mindre penger per fest og da ha som mål å bruke mindre per fest, det er fullt mulig å gjennomføre flere semester med fest fremover uten å kjøpe inn mer materiell. Internfestutgifter burde gå ned, her er det da mye sprit og annen alkohol. Ønske om å øke inntekter fra merch, det er mulig å tjene penger og selge ting. Har vært generelt prisstigning i markedet uten at vi har økt egne priser. Er et poeng i å ikke kutte alle interngoder for mye, det er en gode i å være med og være frivillig i RF.
9. Kjelleravtale
Orientering om den nye kjelleravtalen, den forrige har utløpt men det arbeides sentralt med en fra UiO sin side. Vi får da en orientering om denne, og diskuterer rundt hva dette kan bety for oss. Den forblir nok ikke så veldig endret fra hva vi har sett før.
Viktigste punkter:
Utleie blir vanskeligere
Vi får spesifikt regler for hva og hvem vi kan leie til.
Det er ikke vår kjeller det er offentlig eiendom og regler deretter
Døgntilganger
De er lite villige til å gi døgntilganger, men det skal være delvis lokale og delvis lokale avtaler. Det finnes et smutthull her som vi kanskje kan få tilgang via, men det er ikke sikkert.
10. Dato for generalforsamling
Det ønskes å vedta en dato for generalforsamling for våren 2019, dette har ikke blitt gjort på EOH de to forrige gangene, dermed ønsker påtroppende å gå gjennom det.
Forslag her er 24. april, Innkalling må sendes 10 arbeidsdager før. Datoen vedtas.
11. Hawaii-onsdag
a. Har folk kontroll på det de skal gjøre?
Dato 16.01.19
Det skal være bokbasar i kjelleren.
Kafeen skal være åpen.
Arr ordner lounge, biblioteket ønsker ballbinge.
M lerret til film
Amund og Ingrid ordner tønnegrill
Det skal serveres pølser, disse er betalt av biblioteket.
Emilie er villig til å steke pølser.
i. Quiz.
Quizmaster via arr ordner quizen.
Det ønskes tema quiz med litt hawaii og stressmestring
12. Ansvar i gruppene, kommunikasjon
Kommunikasjon er viktig og da å svare på mail uansett, en mail som går til HS er nødvendigvis ikke slik at det må diskuteres av HS. Jo lenger ned en sak tas jo bedre. Vi må da huske at en som sitter i HS har et ansvar som står utenfor selve vervet, det ansvaret er i hovedstyret og hvordan det speiles utad. Send ting videre som flere må ha oversikt over med en gang. Hvem som har hvilket ansvar og hvem som skal svare på hva, noe har blitt borte arr burde ha mer ansvar, se Realmoro og liknende. Dra gjerne inn flere maillister og få inn mellomledere.
13. Møter i løpet av semesteret
Vi prater om når det skal være møter iløpet av semesteret.
Vi finner en tid som alle kan og har møter hver uke, det burde sendes ut innkalling og at HS er vedtaksdyktig ved møte. Jevne møter tvinger oss til å holde oss oppdaterte og ha jevne oppdateringer. Marius sender doodle eller liknende.
14. Internansvarlige
Vi diskuterer hvem som er egnet og villige til å være internansvarlige
Didrik er villig til å fortsette, ellers ser vi på hvem som kan passe, vi sjekker da med Silje.
15. Planer for våren fra fag og arr
a. Arr
Arrplanen presenteres:
Fredagspub med konsert, Rabagast spiller. 11.0.19
Semesterstart 18.01.19
P2P er ikke bestemt denne blir enten 21.01 eller 23.03
Glow 08.03
Hyttetur 29.03-31.03
50-tallsfest 26.04
Temafest 24.05
Psildefrokost 17.05
Internfester:
Nyinternfest 26.01
Eurovision 18.05
Planen godkjennes
b. Fag
Fagplanen presenteres, Aksel er ikke tilstede men vi ser på hva han har tilsendt hovedstyret på mail. Hele planen er egentlig et førsteutkast, alle datoer her er da tentative og ikke satt.
Kafe til kafe 09.01
Bokbasar 16.01 bøker levert innen 14-15.01 hos MN
Pub med Professor 30.01, ønskes flyttes
Linux kurs 13.02 (kjeller eller auditorium?) Hør med CYB om de har noe liknende samtidig
Panikkhjelp MAT1110 20.03
Realfrokost 27.02
MatnatNattmat 07.03 (for tidlig?)
Pub med professor 13.03
Realfrokost 27.03
Pseudovitenskap (pub) 03.04
Pub med professor 10.04
Realfrokost 24.04
Panikkhjelp 09.05 eller 08.05?
Arrangementene godkjennes.
16. Innklapping av verv
Fag:
Panikkansvarlig: Christopher Kleven Berg.
Blæst:
Redaktør for husbjørnen:
Anne Caroline Tomlevold Tennøe
Plakatmester:
Ingrid Dæhlen
SIF-mester:
Astrid Bergland
Plakatmaker:
Erlend Andreas Longva
Arr:
Arrmester:
Ada Mathea Veddegjerde
Kaspara Skovli Gåsvær
Trym Ekhaugen
Vetle Vikenes
Leaf Thorseth
Martin Moen Carstensen
Quizmaster:
Didrik Svellingen
Kjellerstyret:
Kafè:
Baffelmester:
Aurora Kobernus
Einar Morten Vagmo
Hallvard Vonen
Camilla Wesenberg
Marie Sæteren
Sverre Wehn Noremsaune
Abelstårnansvarlig:
Ulrik Seip
Bar:
Skjenkemester:
Knut Sæbjørnsen
Christina Eide
Jarl Robin Evensen
Peder Hauge
Johan Høiness
Isak Isaksen (Innklappet med nøytral KM)
Funkemester:
Alida Hardersen
Utlånsansvarlig:
Joakim Linnerud Johnstad
Vaktmester:
Ole Ivar Ulven
Vaktgruppesjef:
Torstein Solheim Ølberg
Internansvarlige:
Didrik Svellingen
Nummer 2 klappes inn ved et annet tidspunkt.
Kordirigent:
Iris Anna Berg
Sigurd Sørensen
Korleder:
Anna Quintard
Henrik Paulsrud Tangen
Donaldsjef:
Klappes inn ved et senere tidspunkt.
Listeansvarlig:
Klaus Wik
17. Eventuelt
a. Salutt
Fortsettelse av det arbeidet som er ført tidligere.
Ikke si så mye dumt om Salutt, det er et godt kurs og man får noe personlig ut av det. Så mange som mulig burde melde seg på.
b. Burlesque
Krever mye arbeid og passer ikke helt inn med hva RF er og driver med.
c. Morning Beat
Vi har vært i dialog med Morning Beat, vi har ikke signert noe, men vi har avtalt med Morning Beat at vi kan stille med utstyr. Oscar ønsker å vite hvor mye av arrangementet som er Morning Beat eller RF.
Regi stiller med utstyr så lenge det er RF som er arrangører, dette betyr at de ikke betaler for utstyret men må rigge selv. Et krav for at dette skal skje er at RF skal stå som arrangør av Morning Beat.
d. Studentenes miljøfestival
Vi ønsker å høre litt mer om deres hensikter og hva de ønsker å ha. Vi svarer at vi ønsker mer informasjon før vi tar et endelig standpunkt, ellers er HS positivt innstilt.
e. Insj-samarbeid
De har spurt om 31. januar, dette er en dato som ikke passer. Datoen er booket. Vi opprettholder kontakten og ser på andre alternativer, utlånsansvarlig håndterer dette.
f. Proton-samarbeid
De ønsker et felles samarbeid om et arrangement sammen. Vi diskuteter litt rundt hva som faktisk kan gjøres og ulike ideer. Kostymekonkurranser og quiz er ideer som tas opp. Vi tar kontakt og hører litt mer om hva de kunne tenkt seg.