Erfaringsoverfringshytteturmøte
Tid: 11. januar 2016
Sted: Haglebu
1. Verv
HS må godkjenne baffelmestre, skjenkemestre, utleiesjef, vaktmester,
internansvarlige og andre med verv.
1.1 Blæst:
- plakatmaker: Eina Berge Jørgensen
- stiffmeister: ingen foreløpig. Fredrik tar det.
- stuntblestmester: Sebastian Søgaard Hansen
- vevmester: ingen foreløpig.
- Jonathan Feinberg kan være formelt ansvarlig for EDB-siden.
- Problemet er at dette vervet er splittet.
- EDB har tatt over ansvaret for det tekniske.
- Sitter igjen med behov for vevredaktør.
- Hva ønsker vi med nettsiden?
- Må finne ut hvordan vi oppdaterer kalenderen på forsiden. Fredrik gjør det.
- Mulig å slå vevredaktør-vervet sammen med stiffmeister.
- Kan være lurt å ha to forskjellige, for å ha tydelige arbeidsoppgaver.
- husbjørnredaktør: Ingvil Hvinden
Klappes inn.
1.2 Arr:
Disse skal arrangere semesterstart og -slutt, harryfest, superduperfest,
psildefrokost.
- arrmestre: Vilde Flugsrud, Sigmund Slang, Helene Lindberg.
- quizmaster: ingen foreløpig.
Klappes inn.
1.3 Kjellerstyret:
- skjenkemestre: Rune Sivertsen, Maja, Alocias Mariadason, Gard Inge Rosvold,
Kristian Sandok, Kari Kristine Jaatun, Sigurd Beinset(spritbar).
- reserveksjenkemester: Tor-Martin Gundersen
- vaktmester: Ole Ivar Ulven
- vaktmesterassistent: Simon Millerjord
- utleiesjef / utlånsansvarlig: Alexander Fleischer
- funkemestere: Anne Katrine Bækkelie og Tor-Martin Gundersen
Klappes inn.
1.4 Kafé:
Litt problemer med å fordele baffelmestrene på dagene.
- baffelmestre: Kristoffer Høisæter, Lars, Edvard Bakke, Johan og Simen.
- teansvarlig: Idun Køløvstad
- kaffeansvarlig: Marte Hauge
- baffel og vitenskap-ansvarlig: Øyvind Svendsen
Klappes inn.
1.5 Fag:
- panikkhjelpansvarlig: Jacob Schreiner
- popvitansvarlig: Oda Kristensen
- bedpressansvarlig: Eirik Bager Sundmark
Klappes inn.
1.6 Internansvarlige:
- Idun Kløvstad, Henrik Kjeldsberg og Gunvor Evenrud.
# minn Magnus på å ha møte med de gamle internansvarige.
Klappes inn.
1.7 Cosa Nostra:
- Vi har fått 32 klistremerker. Hvem fortjener disse?
- Beviset gir deg gratis inngang og internpriser på alle foreninger.
- Cosa Nostra er samlingen av alle studentforeninger. De har møter i blant.
- De er ikke personlige lenger. De som ikke kommer til å bruke den, trenger ikke
å ta.
- Gir til skjenkemestre, baffelmestre, arrmestre. Utleie og vaktmester?
- De vaktene som får mest burde få. Gi 3 til vakt.
- Regi får 3.
- 6 sm + 5 bm + 3 arr + 3 regi + 3 vakt + 3 gilde + HS + kafesjef = 32.
- Magnus eller sekretær spør om ekstra nostra til gildet.
- Hvis ingen går på gallaer: spør KS osv. Vi har vært dårlige på å dra på andres
ting.
- Det er et ball under gildet. Noen burde kanskje dra.
- Ikke send Alex.
1.8 Regi:
Vurderer å få igang noen verv: lysansvarlig, lydansvarlig. Kanskje en utleieansvarlig.
- lydansvarlig: Christian-Magnus Mohn
- lysansvarlig: Geir er midlertidig.
- utleieansvarlig: Max Horta
Hovedstyret er positive til disse vervene.
1.9 Annet:
- Gir Emil Mogstad myndighet til å tale på vegne av oss angående momssaken.
Klappes for.
2. Rekruttering
2.1 Hvordan er funkebestanden?
Kafe: Venter på å få baffelmestre på plass før funkene fordeles. Burde gå.
Fag: Usikker. Noen slutter. Fikk noen nye forrige semester.
Kan trenge et par til. Kan være lurt å "fornye" funkene.
Bar: Fint til første fredag. Mangler en del til semesterstart, og videre. Det er
ikke nød på funker ennå.
- Kommer til å kreve at noen av styrene/gruppene tar noen vakter.
Arr: Skal rydde opp på arrgruppa. Har noen gode gamle. Tror det går bra.
Blæst: Har få personer. Spør personlig hvem som fortsetter. Trenger oversikt.
Regi: De samme gamle. Får kanskje et par fler etter gildet.
2.2 Hvordan kan vi rekruttere?
- How to be a norwegian skjer snart. Tirsdag 19. januar.
Det er et morsomt foredrag på neuf, og etterpå står forskjellige foreninger rundt
om kring.
Fint for å rekruttere utvekslingsstudenter.
Vi er påmeldt. Øyvind og Fredrik vil.
Har slitt litt med å appelere til internasjonale studenter. Trenger bedre materiale
(lapper).
Lappene må være enkle og på engelsk. Avkryssing er lurt.
Kanskje ha en ipad liggende på standen?
Hvordan sier vi hva rf er og hva vi gjør på engelsk?
Hva gjør vi med de epostadressene vi får inn? Viktig å gjøre noe med en gang!
Infomøte er bra.
- Mandag som er bring-your-friend. Dra inn vennegjenger!
- Internajsonal fadderuke.
- Skulle skje noe tirsdag 12. januar, men det ble avlyst pga funkemangel.
- Rebus skjer onsdag 13. januar. På RF skal vi ha musikkquiz, og vi deler ut
gratis kaffe.
Noen må lage quizen. 10 til 12 sanger.
Må huske å informere kontere om at noe skjer i kjelleren!
Lurt å be mange interne være der for å snakke varmt om RF.
Rebusen er mellom 12 og 19. De som hjelper til kan møte opp tidlig.
Hvis vi har infomøte: si det her også! Trenger også de lappene her.
Kristina spør om noen kan lage musikkquiz. Hun fant noen.
- Må sette dato for infomøte! Møtet kan skaleres utifra hvor mange vi tror kommer.
Kanskje ha møtet klokken 17 en Mandag?
3. Handlingsplan
Hva vil jeg forbedre? Hva kan jeg gjøre i vervet mitt? Lage konkrete mål!
3.1 Arr:
- Videreføre Atle sitt erfaringsoverføringssystem.
- Passe på å ha det sosialt innenfor arr.
3.2 Kafé:
- Få inn noe mat-aktig. Kjeks, kaker eller slikt. Den lovlige delen er fikset (legg
inn i hviteboken!)
- Ha månedens te.
- Ha ukens eller månedens kaffe (esspressodrink).
- Anskaffe krittavle.
- Fiks problemet med sur kaffe.
3.4 Kjellermester:
Det er ikke bare å bare.
- Strekkodescanner kommer.
- Fortsette slik det er.
- Hvor streng skal Magnus være: 4
- Lyst til å bruke as-maillista masse!
3.5 Fag:
- Få til et par bedriftspresentasjoner. Mål: minst én!
- Realfrokoster og puber. Unngå hull - jevn fordeling av arrangementer.
- Lyst til å få til en pub med professor i januar. Gjerne en dame!
3.6 ØU:
- fullføre regnskap.
- gjøre det dere gjør.
- det er surr med mammut og overgangen til nytt system.
3.7 Regi:
- bruke penger fått fra kulturstyret, 300 000 kr.
- prøve å fikse Regiwikisiden for å ha oversikt over hva vi har av utstyr.
- definere og delegere vervene.
3.8 Blæst:
- prøve å lage promovideo.
- få oversikt i blæstgruppa på facebook.
- finne ut løsning på plakatlaging (kvote, blekk, etc).
- bedre samholdet intert i blæst (middag, andre samlinger).
3.9 Sjefen:
- starte å organisere oppdatering av hjemmesiden.
- NASA (noen alkoholfrie sosiale arrangementer), kanskje med ares?
- få husbjørnen inn i fag.
- lære lisenser og regler og slikt. Organisere dem og gjøre ting ordentlig. Samle
informasjonen.
- søke om penger (driftstøtte).
- sette opp budsjett sammen hele HS.
- ha konkrete check-ups med alle. Ta seg tid til alle med verv for å høre status.
- sørge for at Hanne for signaturrett på Altinn, så formann slipper å signere alt.
4. Datosetting
4.1 Arr
- Semesterstart: 22. januar
- Harryaften: 4. mars
- Superduper: 8. april
- Hyttetur: 15. til 17. april.
- Psildefrokost: 17. mai
- Semesterslutt: 10. juni
4.2 Internfester
- Internfest: 6. februar og 2. april
- Junebord: 18. juni
4.3 Diverse
- Årets første fredagspub: 15. januar
- Genfors: 20. april
4.4 Baffeluker
- i april?
- skal sende ut informasjon i god tid.
4.5 Annet (til info, dette er satt):
- Gilde-internfest: 27. februar
- Gildet: 12. til 20. februar
- Danskebåttur: sannsynligvis 7. til 9. mai
- Påskeferie: 21. til 28. mars
- Midtveis: 14. til 18. mars
Hovedstyre godkjenner. Med klapp.
5. Biørnegildet
Det skjer.
5.1 Diverse
- Har Gildet forsikring på arrangementet? (RF har, gjelder det da også Gildet?)
Det må det være. Det dekkes. Personell og utstyr er dekket.
- Det blir gildemøte onsdag 13. januar.
- Det trengs alltid folk. Det trengs omtrent 12 timer arbeid for å bli gildeintern.
- HS er forventet å delta på ballet.
5.2 Kafe under gildet
- Fungerer som vanlig alle dager det går.
- Funker som jobber får jobben sin tellende som timer. De trenger altså å jobbe
litt mer.
- Baffelmestre får alle sine 6 timer tellende som timer.
Mer informasjon kommer etter møtet på onsdag.
6. Eventuelt
6.1 Sekretær trenger inforamsjon.
Send meg mail med det som gjelder. Send mest mulig samlet, men også asap.
6.1.1 Hjemmesiden
- Trenger uio-brukernavn til hviteboken.
6.1.2 Internkort
- Send all informasjon
- Navn, gruppe, verv, flavortekst.
- Send "felles" for funkene, men felles flavortekst.
- Hva vil vi gjøre med de som har flere verv? Slå sammen eller bare kjøre på?
6.1.3 Nøkler og tilganger
- Send meg liste med alle som trenger nøkkel (uansett om de har eller trenger).
Har dere byttet nøkler internt? JEG VIL HA BESKJED.
- For tilganger: send liste med alle som skal ha tilgang (uansett om de har eller
trenger).
De som trenger: send i tillegg kortnummeret på studentkortet. ASAP.
- Tilganger under gildet? Gi meg beskjed, og HS bestemmer.
6.2 Godkjenning av studentforeninger
- Det er foreslått endringer i reglementet for å bli godkjent uio-forening, som
gir mange goder for RF.
- Det er to viktige endringer.
6.2.1 Minst 50% må i dag være studenter. Forslaget høyner prosentandelen til 80%.
- Siden vi er en kjellerpub blir det veldig vanskelig.
Da er det vanskelig å slippe inn folk som ikke er studenter.
- De evige medlemsskapene vil "ta opp kvoten" til disse ikke-studentene etter
hvert.
- Det virker som det er relevant for mindre foreninger i uio,
men det burde bli mulig å gjøre unntak i kjelleravtalen.
- Dette påvirker alle foreninger som har alumni-, og tilsvarende, medlemmer.
Disse er verdifulle medlemmer, da de støtter og hjelper og bygger nettverk.
- Det kan være ekskluderende, man kan ikke ta med venner fordi det ikke er
plass til ikke-studenter.
- Studenter ved andre studiesteder vil ikke telle som studenter her.
- Hovedtilbudet til de som kommer på pub er å treffe forskjellige folk.
Det er dumt å ekskludere folk fra andre studiesteder. Dårlig stemning.
6.2.2 Vi må ha studentnummer registrert, fordi de skal sjekke at vi opprettholder
studentprosenten.
- Det blir mer kø ved registrering. Det vil ta mer tid.
- Det er kjipt om man glemmer studentbeviset. Skal man da nektes
medlemsskap?
Det er ikke naturlig å ta med studentbeviset på pub, da det ikke er gyldig
legitimasjon.
- Folk kan si at de ikke er studenter, for å slippe å skrive ned det lange
nummeret.
Da blir tallene helt skjeve.
- Vi burde slå oss sammen med de andre pubene, og kanskje samlet sende mail.
- Dette er tydelig rettet mot små grupper, og det burde være mulig å gjøre unntak
i kjelleravtaler.
- Geir tar og drodler frem en mail.
6.3 Regi får hjemmeside
- Det blir sikkert realistforeningen.no/regi
- Få orden på ting.
- Informasjon om diverse.
6.4 Hva skjer når noen ditcher
- De som jobber på skift i kafeen plutselig slutter. Disse har fått internkort,
og må da levere tilbake.
Disse menneskene er ofte på fredagspuber, og kan få internpriser.
Burde bli strengere på å kreve inn internkort, og å vise internkort.
- Skal vi være så strenge at ingen internkort-> ingen internpris?
- Høyere verv kan få gode: de slipper å vise.
- La oss sjekke så ofte som mulig.
- Dette er ikke et veldig stort problem. Men man burde sjekke internbevis for alle
man ikke kjenner!
- De som ikke møter opp i det hele tatt i bar eller arr får internkort. Burde de
"ta igjen" dette senere?
Dette er ikke et stort problem. Men vil vi ha et system på å lagre navn på disse?
Velger å snakke med dem, gir dem flere sjanser.
6.5 Sosialisering intert i grupper
6.5.1 Vorsing
- Ida Maria brukte Anti til vors. Det er fint.
- Pass på å lukke døren.
- Viktig å si ifra!
- Viktig å rydde opp!! Mathias lager internt strike-system.
6.5.2 Styremiddager
- Disse har ofte vært sent i semesteret. De må gjerne være tidligere!
- Det kan være hyggelig å bli kjent med nye osv.
- Det er mulig å splitte budsjettet i 2.
- Budsjettet har ofte vært 1000kr til funkemiddager, og 500 kr til styremiddager.
6.6 Bonger
Dette er noe kjellermester bestemmer, men også noe som gjelder oss siden vi gir
budsjett.
Hilde strammet inn i år (flyttet).
- Hvor mange kroner bruker vi på bonger? Estimat: 4000 kr
- Skal vi bruke mer penger på middager, julebord i stedet for bonger?
Velger å diskutere mer om dette under budsjettbestemmelse.
6.7 Arilds forslag angående sponsorinntekter
Gildet prøver alltid å skaffe sponsorsjef hver tredje år.
Skal vi ha en sposorsjef for RF?
- Det kan få RF mer opp og frem.
- Det gir flere inntekter.
- Det kan gjøre bedpressjobben enklere.
- For 4 år siden diskuterte de at sponsoravtaler er smart. Det kan gi oss mye
større innekt.
Mange fra RF ender opp i konsulentsteder etc, og det kan være smart å lage
avtaler med disse.
- Det er vanskelig fordi vi har lite erfaring med dette, men kan være smart.
- Dette er et langtidsprosjekt det er verdt å prøve på.
- Det går an å lage et utvalg litt alla EDB, som ser på mulighetene.
Hvilke bedrifter er aktuelle? Hvor mye kan vi få inn? Hvilke verv er lure å ha?
- Kan begynne med en liten gruppe i fag (siden de allerede har bedpress), og se
på mulighetene der.
La oss teste det ut i fag!
- Realkarriere burde være under RF.
6.8 Finne dropbox, github, noe for å samle dokumenter for HS.
- Har allerede en rf-bruker. Det minder vi bruker den, det bedre. UiO er nemlig
ikke fan.
- Google drive er kanskje fint siden vi har mange google sheets.
6.9 Hva gjør vi med store utleiesummer?
Biblioteket ville ha realmoro, og leie RF-funker for å servere alkohol.
Vi får mye penger for dette, fordi vi har satt opp prisene i baren.
- Det er fint at det går til hele foreningen. Det var fint i fjor på junebordet,
med penger fra KVU.
- Det er KS som blir etterlyst. Fag feks får ikke den rabatten som oppstår.
- Det er rart når det er bar oppe og bar nede. Skal halvparten få betalt?
- Fordeler og ulemper.
- Det kommer ikke alltid via utleiesjef.
- Det vil gi motsatt problem dersom de oppe får betalt. Da må de få timer som
funker.
- Dersom det kræsjer med RF-ting, burde det være RF sin fest. RF frivillig er
ansvarlig.
- Separate ting burde være utleier.
- Da bruker vi funkekraft på arrangementer som ikke er ment til studenter.
Riktignok vil inntekten gå til sosialt.
6.10 Mathias skyter inn at døren er fikset.
- Ikke sett noen kiler inn mellom døren og dørkarmen.
- Spre det videre. Ikke kil dørene.
- Fiks dørmagneten.
HS-møte
Tid: fredag 29. januar kl. 16:00
Sted: Kontoret, VB
Tilstede: Magnus, Hanne, Ida, Magnus, Susanne, Max (første 20 minuttene).
1. Godkjenning av innkalling/dagsorden/referat
- Innkallingen godkjent (ble sendt ut og lagt ut på hjemmesiden tirsdag, før 16:00).
- Dagsorden godkjent.
- Referatet fra konstituerende møte godkjent.
1.1 Erfaringsoverføringshytteturmøte
- Sekretær forsto ikke at dette kom til å være et HS-møte, og kalte dermed ikke
inn slik vetektene sier.
Møtet vi hadde på erfaringsoverføringshytteturen er med andre ord ikke gyldig.
- Vi godkjenner dette referatet, og stiller oss bak det som ble sagt og bestemt,
ved akklamasjon.
- Referatet legges ved overst.
2. Oppnevning av verv (per §10f)
- Anne Caroline Tennøe til vaktgruppesjef. Godkjennes ved akklamasjon.
# Overtar etter gildet, for Eivind.
- Vi har ingen donaldansvarlig for øyeblikket.
- Viser så til alle som ble klappet inn på erfaringsoverføringshytteturmøtet.
HS stiller seg forsatt bak alle disse.
Se detaljer i referatet lagt ved øverst.
3. Tillatelse for Emil Mogstad å snakke på vegne av Realistforeningen med Skatteetaten
- Ja! # Ay.
- Vedtas ved akklamasjon.
4. Taushetserklæringer for HS
- Hvis noen vil si noe fortrolig til en i HS, er det dumt om vi fritt kan snakke
med de andre i HS om det?
- Vi burde heller vise til de internansvarlige i slike tilfeller.
- Siden det er 3 internansvarlige, vil mistro til en internansvarlig kunne bli tatt
opp med en av de andre internansvarlige.
- Hva med saker som blir tatt opp i hovedstyret? Skal det holdes konfidensielt?
- Vi burde absolutt ikke plapre. Personsensitiv informasjon burde holdes hemmelig.
- Vi kan han en "flytende" taushetsplikt. Dersom noe nevnes i HS kan man lage
spesifike planer.
- Blir enige om at det vil fungere best om man før eventuelt personsensitive saker
kan avtale en "lokal taushetsplikt". Det vil da bli en lukket sak.
5. Oppsummering og erfaringer fra start av semesteret
5.1 Erfaringsoverføring
- Det ville vært fint med tidligere erfaringsoverføringshyttetur, med tanke på
KM.
Evt: KM-erfaringsoverføring må skje før hytteturen, da mye må gjøres tidlig i
semesteret.
# Til opplysning: hytteturen var fra 10.-12. januar.
5.2 Arrstyret klarer seg.
- Både bar, vakt og arr har litt funkemangel.
- Regi har passe anntall funker.
5.2.1 Semesterstartfest
- Har hatt nedgang i antall gjester som kommer på fester
- Det fungerte fint å ha avsperret område i foajeen under semesterstartfest,
det gir en fin følelse av at det er fullt.
- Det er fint at arrsjef, kjellermester og regimenster møtes før semesterstart. Tok 3 møter før festen. Ett på erfaringsoverføringshytteturen.
5.3 Rekruttering
5.3.1 Rekrutteringsprosessen
- Hvem er ansvarlige for å rekruttere? Internansvarlig?
- Vi har grupper som er potensielle interne. "How to be Norwegian" er én mulighet.
- Vi burde standardisere hvordan oppmeldingen i grupper etter lapper puttes i
bjørnen.
- Når man putter epost i bjørnen, sender de ut mail. Når de får svar, putter
internansvarlige dem her og der.
Hvem skal så følge opp?
- Det ville vært fint med konkrete mailer til ansvarlige for de ulike listene,
fra internansvarlige.
- Det ble veldig rotete med nyinternmøte, som ble holdt på onsdag. Hvem burde
hatt ansvar?
- Det vil være fint om _noen_ tar kontakt før evt første skift i baren.
Skjenkemester/internansvarlig/etc.
5.3.2 Internansvarliges oppgaver
- Internansvarlige hadde tidligere mye jobb med å bemanne baren. Nå er det gått
til funkemester.
- Føler de eneste rollene internansvarlige har per nå er å lage klein søndag og
å evt ta internkonflikter.
- Kan man gi internansvarlige ansvaret for internfestene?
De kan gjerne deligere videre, men er ansvarlige til at noe skjer.
- De nyinterne kan være de Internansvarlige sin hovedoppgave.
Det er selvfølgelig viktig å ta vare på de gamle også, men de har lettere for
å bli med, for å si ifra.
Mange nyinterne faller ifra.
- Internansvarlige burde ha fysisk kontakt med de nyinterne, fortelle at de kan
snakke med dem etc.
- Til neste møte burde vi kalle inn internansvarlige for å konkretisere
arbeidsoppgavene.
- ønsker ryddig arbeidsfordeling rundt rekruttering og oppfølging av interne
- også følge opp de som melder seg senere i semesteret
- eventuelt gi internansvarlige ansvar for internfestene
- ta med AK funkemester og Kate tidligere internansvarlig også.
- Eventuelt kan man formulere noe som kan tas opp på generalforsamling.
6. Eventuelt
6.1: Samarbeid/arrangement på UiO-festivalen
- Magnus pratet med Jøril. Hun er ansvarlig for UiO-festivalen lørdag 23. april.
- Mange forbilnder det med sirkustelt for barn, men de vil møte studentene mer
i år.
- De ønsker å sponse penger for noe faglig innhold, og også noe kulturelt
(konsert, alkohol).
- Det blir ikke betalt utenom at de betaler utgiftene. Arbeidet blir frivillig.
- De krever svar neste uke. Pluss en halvveis plan og ansvarsfordeling.
- Dette ble nevnt på Cosa Nostra-møtet, siden det ikke er viktig for oss å gjøre
det alene.
Det er naturlig om vi stiller med skjenkemester, funker, vakter etc.
Vi kan høre igjen senere om foreningene i Cosa Nostra har lyst til å styre med
oss.
- Det blir en fest styrt på våre premisser, med penger sponset av UiO.
- Får hjelp fra dem til å evt. booke band, evt. låne Harald Eia og blæsting,
og vi inntekter fra salg av øl, og promotering.
- Fag og KM er positive.
- Virker som noe våre medlemmer kan ha interesse av.
6.2 Bildetaking
- Susanne lager doodle.
- Trenger ikke ta bildene samtidig, kan ha to grupper.