Dato: 28.04.15
Tid: 18:04
Sted: Kontoret. Rom 120 VB.
1 GAI/GAD
Innkalling godkjennes.
Dagsorden godkjennes.
2 Konstituering.
Alle ønsker fortsatt sine verv:
Formann: Robert Solli.
Sekretær: Gunvor Evenrud.
Kjellermester: Hilde Solesvik Skeie.
Regiformann: Geir Tore Ulvik.
Arrsjef: Ida Maria Fosback Larsen.
Fagsjef: Magnus Holm.
Økonomisjef: Kristine Onsum Moseid.
Kafésjef: Øyvind Svendsen.
Blæstsjef: Emilie Kvaløy.
3 Verv.
Klapper ingen inn i dag. Venter med dette til erfaringsoverføring og høsten.
KS: Har foreløpig Alocias og Susanne som Skjenkemestre. Har Siggurd som Spritbarskjenkemester. Alex ønsker å fortsette som utleiesjef. Ole Ivar fortsetter som Vaktmester med Simon som Vaktmesterassistent. Skal prøve å få tak i en Baransvarlig til å administrere vaktene. Fortsetter med systemet fra i vår. Mener det er ideelt med syv Skjenkemestere iberegnet Spritbarskjenkemester.
Kafé: Har per i dag to Baffelmestre: Kristina og Maria. Kanskje Hans Jacob. Skal også spørre Henrik. Vi fortsetter med samarbeidet om Baffel og vitenskap. Har også avtalt med biblioteket å levere kaffe til en onsdag. Håper Peter fortsetter som Kaffeansvarlig. Har ikke forhørt seg om Teansvarlig enda.
Arr: Har foreløpig tre Arrmestre + en som kan stille opp ved behov. Er også foreberedt på å ta ansvar for fester selv som Arrsjef.
Fag: Har panikkhjelpansvarlig: Jakob. Har foreløpig ikke Bedpresansvarlig eller Popvitansvarlig.
Blæst: Må skaffe Stuntblæstmester, Donaldansvarlig, plakatmester (har muligens en), Stifmeister og Vevmester:
Internansvarlige: HS har ingen foreløpig. Ønsker å også gjøre de til ansvarlige for rekruttering. Lurt om de ikke har sterke tilknytninger til andre grupper slik at de kan være upartiske. Ønsker at de skal jobbe med integrering. Mathias har blitt spurt. Høre med ei av de nye. Tenke på Erik hvis Mathias ikke vil.
4 Handlingsplan.
Blæst: Vil rydde opp i facebook-kommunikasjonen i blæstgruppa. Er mange grupper og svært uoversiktlig. Vil oppdatere bedre hva som skjer slik at alle får det med seg. Vil oppdaterer kontaktinformasjon for bedret kommunikasjon og kommunisere mer utenfor facebook.
Blæst og arr: Ønsker å danne en samlet kalender. Møter mellom flere grupper før arrangementer.
Kjellermester: Bedre kontrollen over varebeholdningen. Ønsker å samarbeide med edb om dette. Vil innføre prøvedag for nye funker som en valgfri ordning. Vil få nye barfunker til å komme på Mandager før første vakt for å bli kjent. Vil fortsette med timeplansordning fra i vår. Vil ha kurs med vakt og SM.
Formann: HMS! Brann- og sikkerhetskurs for HS, vakt og mellomledere. Ta kontakt med fakultetet om dette. Vil kjøpe inn førsthjelpsskrin og se på mulighet defibrillator.
Økonomigruppa: Skal diskutere fordeler og ulemper med deling.
Arr: Få nye fester som trekker folk. Lage et nytt konsept og se om dette kan videreføres. Arrmesterne skal få jobbe med det de vil. Lage flere store fester.
Fag: Skal være like flink til høsten! Realfrokost og Pub med professor har vært veldig bra dette semesteret. Revurdere bedpres til om det skal endres til større arrangement med samarbeid med bibliotek og ev. bedrifter.
Kafé: Fortsette samarbeidet om Baffel og vitenskap. Realfagsbiblioteket vil ha oss mer opp i foajeen. Kan bruke kafeområdet oppe på spesielle dager og større anledninger. Kan brukes til filmvisninger (huske å søke oppholdstillatelse). Skal se på hva vi kan servere i kaféen. Skal lese seg opp på hva vi kan i forhold til mattilsynet. Vil bli strengere på hvor interne sitter i kafétiden. Eksterne skal ha førsteprioritet!
5 Lover og hjemmeside.
Vi må sette oss inn i lovene. Særlig de som gjelder for våre grupper. Oppdatere hviteboka og nettsiden. Sekretær tar kontakt med vevmester og får folk inn så fort som mulig. Rydde opp på RF brukeren. Ta backup av denne. Usit liker ikke at vi har denne. Ber EDB om å ta kontakt med usit om en ev. ny løsning.
6 Erfaringsoverføring.
Kine har hytte i østfold. Vi må sette dato i sommerferien. Formann oppretter en poll med datoer. Helst juni. Etter 13. en gang og helst før 28.
7 Semesterstart og planlegging.
Vi må begynne å planlegge semesterstart. Krasjer med øyafestivalen – kjellermester har alt kontaktet Ringnes. Kan bli et problem å ekspandere mer enn det vi alt har planlagt. Arr og bar må kommunisere om hvem som er faddere slik at vi vet hvem som kan jobbe. Fortsetter med kranførerkurs hvor gruppene kan presentere seg. Vi ønsker å ekspandere på den alkoholfrie siden. Arrangere mer i forkursuka – huke inn folk da. Vi må snakke med fakultetet om at vi vil inn i planene for fadderuka. Bør spikre datoer så tidlig som mulig. Lage noe koselig og alkoholfritt i helga. Klein søndag og noe på lørdag på dagtid. Formann og sekretær hører med fadderlederne rundt om på fakultetene. Vi har alt fått meil fra en faddersjef.
8 Bildetaging.
Vi må ta bilder i løpet av sommeren. Realistforeningen må skaffe seg et kamera. Vi kan ikke fortsette å låne til fotobod. Hilde har kanskje et hun kan donere.
9 Eventuelt/ymse.
9.1 Ares: De har en billig avtale. Må ta et møte med ares om utleie til høsten. Formann, utleiesjef, sekretær og økonomisjef bør ha et møte med foreningen. Be Alex om å ordne et møte.
9.2 Kjelleravtalen må i boks. Cosa Nostra jobber med saken. Vi må få tilgang til den gamle kjelleravtalen + tilleggsvilkår.
9.3 Vi ønsker å begynne registrering av besøkstall på fredagspuber. Be vakt om å telle en gang i timen og skrive ned (de skal jo uansett ha oversikt over antall folk i lokalet). Lage en rutine på dette i samarbeid med vakt. Vi ønsker å lage en kjellerrapport med info fra vakt, SM og arr. Vi ber internansvarlige lage et skjema for dette. Vi mener ansvarlig vakt bør ha ansvar for dette siden SM tar oppgjør. Skal høre med vakt om hva de mener om dette.
9.4 Vi må ordne en RF- laptop og en dropbox.
9.5 Har fått klager på oppførsel fra vakt i fadderuka H14. Vi ser på konflikthåndteringskurs som et alternativ. Dette kan bli en del av skjenkekontroll kurs. Ev. opplæring med vekter eller vaktsentral. Kurs vil kunne kvalitetssikre opplæringen av vaktene.
9.6 Opprette et skjema for tilbakemeldinger fra eksterne. Få dette inn i hjemmeside og facebook. Bruke Ursus Minor til dette? Ev. Opprette et google doc.. vi må fronte Ursus bedre for eksterne som en kanal til kontakt med oss. Må få ut bedre info om hvordan man kan kontakte internansvarlige på sidene våre.