Sted: Haglebu
1 Verv
1.1 Nye verv som klappes inn er:
Veronica Heimsbakk klappes inn som Plakatmester.
Simon Millerjord klappes inn som Stuntblæstmester.
Jeanette Viken klappes inn som Stiffmeister.
Jonathan Feinberg klappes inn som Vevsmester.
Tor Jan Derek Berstad klappes inn som Husbjørnredaktør.
Hans Jakob Sivertsen Mollatt, Johan Åmdal Eliassen, Maria Kroedemansch, Kristina Randjelovic og Mari Martinussen klappes inn som Baffelmestre.
Oda Kristensen klappes inn som Teansvarlig.
Peter Aashamar klappes inn som kaffeansvarlig.
Adrian Hope klappes inn som Donaldsjef.
Ivar Stangeby, Vilde Flugsrud, Ina Kullmann, Sigmund Slang, Helene Sæthre Aune og Lars Musland klappes inn som Arrmestre.
Alocias Mariadason, Gard Inge Rosvold, Mathias Kirkerød, Hilde Skeie, Paul Maugesten og Susanne Tande klappes inn som Skjenkemestre.
2 Nostra kort
2.1 Hvem får kort og hvem får ikke? Hvor mange kort skal vi be om?
Det fremmes hvor mange hver gruppe ønsker seg og diskuteres hva som skal til av mengde jobbing for at man skal fortjene kort. Kommer frem til følgende antall og fordeling:
Hovedstyret: 8 stk.
Regi: 2 stk.
ØU: 3 stk.
Kafé: 6 stk.
Bar: 6 stk.
Utleiesjef: 1 stk.
Vaktmester: 1 stk.
Biørnegildet: 2 stk.
Blæst: 3 stk.
Vakt: 3 stk.
Sum: 35 stk.
Vi ber om 35 kort til RF.
3 Rekruttering
3.1 Hvilke grupper trenger flere funker?
Særlig Arr, Regi og Kafé har behov for flere funker.
Arr har mange funker men sliter med å få de til å delta.
3.2 Hva skal vi gjøre for å få flere funker til disse og andre grupper?
Gunvor skal oppdatere vervekortene slik at alle gruppene kommer med på disse. Er per i dag tre grupper som ikke står på vervekortene.
Det er «How to be a Norwegian» på onsdag. RF skal ha stand på dette arrangementet slik at de nye internasjonale studentene får informasjon om foreningen og hvordan de som ønsker det blir interne.
Blæst tar med bjørnekostymer (vi har fått nye). Det ble vervet ca. 10 nye funker via dette arrangementet i fjor. Er særlig aktuelt for kafé.
Vi skal sende ut blæstere i første års studentenes forelesninger og informere om foreningen og si vi trenger funker. Olav skal snakke med stuntblæsterne om dette. Ønskelig at de også står på utsiden og snakker med folk i pausen mellom dobbeltforelesninger.
Vi skal høre med forelesere om vi får ha informasjons/rekrutteringsslide i pauser i forelesninger.
Skal høre med biblioteket om vi kan få en slide på TVene på Vilhelm Bjerknes hus.
Vi skal se på hjemmesidene og passe på at disse er oppdatert slik at folk som har interesse for foreningen får riktig informasjon og et godt inntrykk.
Blæst skal lage en rekrutteringsplan på neste blæstmøte.
Alle må bruke «jungeltelegrafen» for det det er verdt. Mange verves ved at de kjenner noen i foreningen.
Øke samarbeidet med andre foreninger. Få de med til å arrangere fellesarrangementer. Aktive studenter er gjerne med i flere foreninger. Ønsker å lage et samarbeidsprosjekt mellom alle foreningene på MATNAT, eks. Hageleker.
Alle skal fortsette å tenke på rekrutteringsmuligheter.
4 Forventninger til vervet
4.1 Jeanette Viken: Mange i hovedstyret vet hva de går til og hun tror den daglige driften kommer til gå greit. Forventer at hun slipper å detaljstyre. Sier hun fort kan bli stressa og da må resten av styret være flinke og passe på å si ifra. Er svært impulsiv med ideer og starter prosjekter som kanskje går inn over andres områder. Skal prøve å ikke gjøre dette.
4.2 Geir Ulvik: Det er mye nytt å sette seg inn i! Særlig å lære seg momsloven og ha kontroll over er stort budsjett. Regi har en annen type styringsform enn han har vært vant til i foreningen tidligere. Mener han må bruke tid på å skaffe seg oversikt over sine ansvarsområder, men tror dette vil gå bra. Har mye han vil gjøre og mange prosjekter han vil gjennomføre. Har laget en del planer og satt seg mål for dette semesteret. Ser det blir en utfordring å gjøre mye nytt pga. at det er mange som følger det gamle systemet. Må klare å holde på mye av det gamle, men samtidig innføre en del nytt for å bringe regi videre.
4.3 Emil Mogstad: Har som mål å føre regnskapet mest mulig riktig. Skal ha fokus på å unngå at penger «går ut døra» uten mening. Vil unngå feil momsføring og slikt. Skal kontakte Gjensidige angående forsikringer. Skal selvfølgelig drive opplæring av ny funk og de som skal føre bilag og ta oppgjør. Må jobbe litt med å friske opp kunnskapen om å bruke Mamut.
4.4 Øyvind Svendsen: Skal ha opplæring med fire nye Baffelmestre. Fokuserer på å få i gang kaféen. Ønsker å sette i gang prosjekter innenfor de rammene vi har. Skal planlegge Baffeluke.
4.5 Eigil Skjæveland: Mener alt kommer til å gå glatt bortsett fra at vi mangler Internansvarlig.
4.6 Atle Oftedahl: Tror jobben skal gå bra. Har alt mye erfaring. Ser at det å gjennomføre endringer i Arr kan bli en utfordring.
4.7 Gunvor Evenrud: Fikk en veldig rask erfaringsoverføring fra forrige sekretær før jul. Må bruke starten av semesteret til å få oversikt over sine ansvarsområder. Er forberedt på å bruke mye tid på kontorarbeid på begynnelsen av semesteret. Har fortsatt ikke tilgang til Hviteboka og det har gjort at hun ikke her fått forberedt det hun skal enda. Må jobbe med å holde oversikt over all informasjon som skal inn og ut.
4.9 Magnus Holm: Føler det er ganske rett frem. Vet hva han vil gjøre. Må jobbe med å huke inn foredragsholdere. Ønsker innspill på dette. Vil ikke ende opp med bare samme foredragsholdere som forrige semester.
4.10 Idun Køvstad: Vanskelig å få oversikt over hva hun skal gjøre siden det ikke finnes en god beskrivelse av dette fra tidligere. Ønsker å jobbe med kommunikasjon.
4.11 Alexander Fleischer: Mener det er ganske rett frem: skrive mail, søke opphold, skrive kontrakt og skrive faktura. Vil få flere til å bidra i studentkjellernes personalforening.
4.12 Karoline Kvande: Er mye nytt å sette seg inn i. Må sette sammen styret og vet det er mange i det eksisterende styret som ikke har vært med på Biørnegildet før. Er spent på hvordan det vil gå. Må fikse budsjett og skrive søknader. Mye spennende å gjøre og gleder seg veldig.
4.13 Olav Bjerke: Dett er tredje semester som blæstsjef. Har mye nye folk. Må finne ny blæstsjef til neste semester.
5 Handlingsplan
Hvilke mål har vi for dette semesteret? Hva vil vi bidra med?
5.1 Formann: Har som overordnet mål at når en UiO-student hører ordet «forening» skal den tenke på oss. Vi er den største foreningen på UiO og bør bli tenkt på på den måten. Har planer om å få en kontaktperson i administrasjonen på MATNAT for å få god og riktig informasjon raskt (Geir forteller at vi skal få dette når Kjelleravtalen er på plass.). Har allerede et godt forhold til dekanen og vil fortsette med dette. Har også en del andre mindre mål.
5.2 Regiformann: Førsteprioritet er å rekruttere nye funker og ha opplæring med disse. Har både mål som er satt for dette semesteret og mål satt frem til Biørnegildet. For dette semesteret er det å finne funker og ha opplæring med disse i regi sitt arbeid. Ønsker å ha an base med folk med kunnskap innen lyd og lys som kan rigge og hjelpe til på utleie. Skal ha mye fokus på opplæring med bootcamp også for mellomledere. Ønsker å gi mer detaljert kursing av regimedlemmer og samarbeide med de på Neuf. Det overordnede målet er å få en god nok base av folk og kunnskap slik at vi kan gjennomføre Biørnegildet uten å bli utbrent. Lurer på å opprette et registyre. Finnes mye kunnskap i regi som kan brukes bedre med mer ryddighet og struktur i gruppa og arbeidet.
5.3 ØU-leder: Skal føre regnskapet riktig. Skal kjøpe inn god whisky. HS informeres om økonomien etter hver momsrapport. Skal drive kursing i bilagsføring og oppgjør. Vil også kurse om forsikring.
5.4 Kafésjef: Skal opprettholde kaféen og den daglige driften. Har Baffelmestre til å holde åpent fem dager i uka, men har foreløpig ikke nok funker. Skal drive opplæring av de nye Baffelmesterne. Har noen småting som skal innføres. Passer på at disse er innenfor rammene for kaféen. Skal planlegge Baffeluke og temadager. Prøve seg litt frem og se hva som fungerer og hva som ikke fungerer og bringe erfaring om dette videre. Skal ha rydding og vasking i fokus. Må jobbe med å få nok funker.
5.5 Kjellermester: Vil prøve å automatisere og systematisere i forhold til varelevering, svinnføring og oppdatering av øl-meny. Skal kjøre noen ølsmakinger. Kursing sier seg selv.
5.6 Arrmester: Vil engasjere de funkene som er i arr. Har ca. 40 stk i facebookgruppa, men nesten ingen som stiller opp for jobbing. Ønsker at de nye skal føle at arr ikke bare er jobb men også en vennegjeng. Vil drive teambuilding for gruppa også utenfor RF samtidig som økt integrering i RF er viktig. Ønsker å få nye inn i arr siden gruppa bærer preg av å være en vennegjeng og dette kan oppfattes som litt lukket. Har som mål å få inn tre nya Arrmestre. Har allerede tre han vil spørre. Skal forbedre systemet rundt quiz og hvordan denne organiseres og lages. Pr. nå er det Atle som lager quizer i ferier. Vil ha nytt system med bonger. Vil forbedre quiz ved å ha flere temakvelder med temaquiz. Ønsker flere gjestequizer og vil høre med andre foreninger om utveksling av quizholding. Vil gjerne opprette nye arrangementer og vil ha innspill på dette. Vi har f.eks. Mye tropisk pynt som kan brukes til noe med tropisk tema. Ønsker å hole en musikkvideo-fredag, rebusløp for interne, klatreparktur og internfest med mini-Las Vegas, togaparty og bearpongbord. Vil lage utstyr til dette på dugnader.
5.7 Sekretær: Ønsker å skaffe seg oversikt så fort som mulig. Skal lære seg nødvendig indesign i løpet av neste uke. Skal jobbe med at folk får god og korrekt informasjon når informasjon sendes ut. Sender ut ukesmail hver søndag kveld og skal derfor ha inn alt som skjer kommende uke innen lørdag kveld. Har et ønske om å jobbe på tvers av alle gruppene i foreningen for å øke samarbeid og kommunikasjon. Vil også ha fokus på samarbeid og kommunikasjon utad. Har planer om å jobbe ekstra tatt med internansvarlige, blæst og arr. Ønsker å stille opp de det trengs og hvis noen har ekstra mye å gjøre i perioder stiller hun gjerne opp med avlastning. Skal passe ekstra godt på at Formann ikke overarbeider seg.
5.8 Fagsjef: Beholder standarden med fire Realfrokoster og fire Pub med professor. Fortsetter med panikkhjelp. Skal innføre MATNATnattmat. Skal skaffe seg oversikt over funker med hvem som gjør hva og hva det innebærer å være fag-funk. Få bedre oversikt over hva som skal kjøpes inn og hvor mange som kommer. Gi ut informasjon til blæst så tidlig som mulig. Det er mye som kan gjøres innenfor fag og tar gjene mot innspill. Vil få med biblioteket, MNSU, MATNAT og SiO. Få mer variasjon slik at man dekker hele realfagsspennet.
5.9 Biørnegildet: Den største prioriteten er å skaffe sponsoransvarlig og å komme i gang med planlegging og arbeid.
5.10 Blæstsjef: Skal jobbe med å holde tidsfrister. Vil at nødvendig informasjon sendes inn tre uker før slik at den kommer ut to uker før. Mål om at plakater og plan for blæsting skal væære klart to uker før arrangementer. Skal ah jevnige møter, ordne nye bannere og integrere Husbjørnen bedre. Har kjøpt nye bjørnekostymer. Skal ha opplæring av de nye. Hvis noe skal ut på facebook skal dette skje via blæst! Alle arrangementer skal opprettes av realistforeningens side. Skal passe på å ha ekstra korrektursjekk av plakater før de sendes i trykken.
5.11 Hvordan ser vi interne på den jobben vi gjør? Vi er en forening for MATNAT og dermed for ca. 5000 studenter. Må passe på å ha fokus på at vi arrangerer eksternarrangementer for disse studentene. Viktig at vi ikke tenker at vi arrangerer eksternarrangementer for å kunne holde internarrangementer. Vi må gjøre RF til den beste foreningen for disse studentene og øke åpenheten slik at foreningen er for flest mulig. Må passe på at RF ikke blir en lukket gruppe. Vi må passe på å ha fokus på å lage arrangementer som treffer våre studenter.
5.11.1 Hvordan få til dette? Holde Mandager hvor man åpner mer for at man kan ta med seg andre. Vise at vi er mer enn bare fredagspub. Vi må ha flere eksterne arrangementer som er rent sosiale og alkoholfrie. Vi må øke fokus på det sosiale siden det er vår jobb å å tilby sosiale arrangementer. Ved alkoholfrie arrangementer kan vi få mer støtte fra fakultetet. Vi må bli mer synlige: Legge ut bilder og quizresultater på facebooksidene våre.
6 Datoer
6.1 Datoene satt for V15 er:
23. januar: Semesterstartfest
28. februar: Første internfest
29. februar: Klein søndag
6. mars: Harryafen
12. mars: Bedriftspresentasjon
18.-20. mars: Matnatnattmat
10. april: Superduper
15. april: Generalforsamling
17.-19. april: Hyttetur
En gang i mai: Danskebåttur
9. mai: Andre internfest
10. mai: Klein søndag
17. mai: Psildeforkost
29. mai: RF hjelper til på arrangement for KUV
(1.-5. juni: satt av til matnatnattmat. Ser an hvordan den første går)
12 juni: Semestersluttfest
13. juni: Junebord
7 KVU
7.1 RF har fått forespørsel om vi vil være med og arrangere tilsvarende arrangement vi var med på å arrangere i fjor (grillfest med konserter). Datoen er fredag 29. mai. Vi må ta dette som utleie men med snille satser. Gruppene dette gjelder er: Bar, Regi, Vakt og Arr. Det vurderes at vi har ressurser til dette selv om det er rett før eksamen. Arrangementet er tidlig og slutter dermed ikke alt for sent. Vi må avtale med biblioteket på forhånd slik at vi har hele foajeen. Bestemmer at vi skal bruke det vi tjener på Junebord.
8 Biblioteket/fakultetet
8.1 Må få en tydeligere kommunikasjon på om arrangementer er samarbeid eller utleie. Slik situasjonen er nå er det flere ganger vi jobber for mye uten å få noe særlig igjen. Skal begynne å skrive kontrakt hver gang slik at vi har klare rammer i forkant av arrangementer. Dette sparer oss for plutselig unødvendig arbeid. Vi skal ikke være gratis arbeidskraft. KS kommer til å fortsette å ta på seg små arrangementer.
9 Kurs
9.1 Mer internkursing for videreformidling og integrering. Formann oppfordrer sterkt til mer kursing. Skal holdes kurs i regi av økonomi, bar, regi og mulig barristakursing også for andre enn baffelmesterne. Mandagskvelder er fine dager å ha ulike kurs på. Økt kursing skaper økt deltagelse og mer engasjement.
10 Kjelleren – Oppussing/dugnader
10.1
Spottene må byttes: Ivar har ansvar for dette.
Vi må også stifte på nytt i en bås.
Stikkontakter rundt scenen: én henger løst. Simon er elektriker. Skal prøve å få han med i regi. Vi må få en fra Bravida til å godkjenne det som er gjort.
Lerretet henger skjevt og må rettes opp. Skal spørre universitetet om de kan donere et nytt til oss.
Vi må sjekke om det er fukt i slusa og der ølfatene står.
11 Kontoret
11.1 Kontoret ser ikke ut! Det er et brukskontor, ikke et lager. Vi skal rydde og ommøblere slik at det igjen kan bli et arbeidsrom. Skal ta en dugnad hvor vi får en oversikt over hva som er i rommet og hva vi skal beholde, flytte eller kaste. Begynne å ha dugnad også på kontoret når det er dugnad i kjelleren.
12 Internansvarlig – hva hvis vi ikke får?
12.1 Anne Caroline har vist interesse men har ikke mulighet til å organisere barvakter eller stå i bar siden hun er vakt.
12.2 Skal vi gjøre om vervet slik at vervet blir mer interessant å ta på seg? Skal vi splitte vervet i to slik at baransvaret utgår til et eget verv?
12.2.1 Hvorfor er det vanskelig å finne internansvarlig?
Tidligere internansvarlige sier vervet er svært uforutsigbart. Man vet sjeldent om man har nok funksjonærer til fredager og må alltid planlegge å kanskje måtte jobbe i baren. Ender med å jobbe mer med å ikke måtte stå i baren enn med å rekruttere folk.
12.2.2 Det diskuteres frem og tilbake hvilken løsning som vil være den beste for å løse problemet. Vi kommer frem til at vi fjerner baransvaret fra vervet internansvarlig. Formann og sekretær tar på seg organisering av barvakter frem til vi eventuelt får en baransvarlig. Innfører et nytt system for barfunksjonærer blir tildelt vakter og en egen skjenkemester de følger hele semesteret. At funksjonærer jobber med én skjenkemester og en gruppe andre funksjonærer håper vi kan bidra til økt samhold innad i bargruppa samt større trygghet på vakt når man kjenner de man jobber med. Skal være mulig å bytte vakter og skjenkemester hvis man ønsker dette.
12.3 Internansvarlig har fortsatt alle andre oppgaver som tilhører vervet. Skal nå kunne fokusere mer på å skape samhold og et godt miljø. Vi håper det å fjerne baransvaret vil gi mer tid til å hjelpe ideer oppover i systemet, være en kontaktperson, arrangere Klein søndag, legge folk inn i systemet, skaffe en oversikt over hvordan folk har det og jobbe aktivt med miljø på tvers av gruppene. De skal hjelpe de andre lederne å skape et internt miljø innad i gruppene. Vi anbefaler at de inviteres til og deltar på alle gruppemiddager. Vi evaluerer denne ordningen på slutten av semesteret. Alle er for at vi spør Ivar én gang til om han vil være internansvarlig.
12.4 Det diskuteres om vi skal lage ny internmail til barfunker eller ikke. Fordelen med dette er at foreningen får en oversikt over hvilke funker vi har som faktisk jobber. Ulempen er at vi muligens mister folk som muligens vil ta på seg en vakt i ny og ne.
13 Opplæring i budsjettposter: utgår pga. Sykdom.
14 Budsjett: utgår pga. Sykdom.
15 Eventuelt
15.1 Biørnegildet sliter med å finne sponsorsjef. Det er ingen som vil og mange potensielle har andre verv som tar for mye tid. Er en idé å rekrutterer utenfor RF. «Headhunte» folk fra andre foreninger med erfaring. Ta kontakt med folk via Cosa nostra, Studentpolitikken, Velferdstinget og Realistlista. Legge inn informasjon om festivalen på festivalfrivilligejobber.no .
15.2 Alarmen går ofte under internfester når folk prøver å gå ut døra uten tilgang. Dette må vi finne en ordning på så det ikke skjer. Gunvor skal starte en dialog med vaktsentralen. Vi må passe på at vaktsentralen har informasjon om når vi har tilgang. Er mulig å be om bekreftelse på at man har tilgang.