Процедура обработки персональных данных в JURK – Юридической консультации для женщин

ПРОЦЕДУРА ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ В JURK -ЮРИДИЧЕСКОЙ КОНСУЛЬТАЦИИ ДЛЯ ЖЕНЩИН

 

Дата последнего изменения: 21.11.2022, внесено Петрине Иверсен

 

Данные правила обработки персональных данных используются в JURK. Если вы являетесь нашим клиентом, нам необходимы ваши персональные данные. Мы также просим вас ответить на несколько вопросов в целях сбора статистики. Мы несём ответственность за надёжную защиту ваших данных при их обработке. Вы имеете право на информацию о нашей процедуре обработки данных. Эта информация приведена ниже. Если у вас возникли вопросы, вы можете связаться с нами. Контактные данные указаны в конце брошюры.

 

1 Кого касается данная информация

Приведённая ниже информация касается вас, если вы:

• Обратились к нам за помощью и консультацией
• Участвуете в деле, по которому мы оказываем помощь
• Фигурируете в документах по делу, по которому мы оказываем помощь

2 Цели сбора данных, виды персональных данных и правовые основания

Ниже приводится обзор оснований (целей) обработки ваших персональных данных, виды данных, которые мы обрабатываем, и на каких основаниях мы собираем и обрабатываем ваши данные (правовые основания).

 

Когда вы обращаетесь к нам за помощью:

Когда вы обращаетесь к нам за помощью или консультацией, нам необходимо проверить, есть ли основания, по которым мы не можем оказать вам помощь. Существует ряд ситуаций, в которых мы не можем оказать вам помощь, так как мы уже помогаем другому участнику дела. Например, это может касаться случаев, когда возникла проблема в отношениях между вами и третьим лицом, и мы уже взяли на себя обязательство помочь ему. Для того, чтобы выяснить это, мы проверяем наши архивы на наличие в них вашего имени. В некоторых случаях для этой проверки мы также используем информацию о существе вашего дела. Если мы обнаруживаем, что не можем оказать вам помощь, мы не регистрируем ваши данные.

 

(Эту проверку мы называем «проверкой на нейтральность». Её правовым основанием является тот факт, что она служит законной цели согласно ч.1 f ст.6 Общего регламента по защите данных.)

 

Если мы приходим к выводу о том, что, возможно, можем оказать вам помощь, мы регистрируем данные о вас и вашем деле. Мы не можем дать вам каких-либо гарантий относительно того, какую помощь сможем вам оказать, прежде чем подробно изучим ваше дело, так наши сотрудники являются студентами, поэтому нам необходимо обсудить ваше дело на общей встрече, прежде чем мы сможем дать вам ответ. Эта процедура необходима для того, чтобы убедиться, что мы окажем вам правильную помощь несмотря на то, что наши сотрудники ещё не имеют законченного юридического образования.

Когда мы регистрируем дело, мы собираем ваши контактные данные – ваше имя, номер телефона, адрес проживания и адрес электронной почты. Это необходимо для того, чтобы иметь возможность связаться с вами, а также потому, что, возможно, нам потребуется эта информация, если нам понадобится написать письмо вам или от вашего лица. Мы сохраняем данную информацию о вас в программе, где хранится вся информация о наших клиентах и их делах. В некоторых случаях нам необходим ваш норвежский идентификационный номер (fødselsnummer), например, если нам необходимо составить от вашего лица жалобу. В таком случае мы попросим вас сообщить его, когда он нам понадобится. Мы не регистрируем данный номер в базе данных, но если мы, например, составляем жалобу, мы сохраняем соответствующее письмо в электронном формате (на компьютере).

 

В процессе работы по делу в папке специалиста также может находиться распечатка с краткими сведениями о вас и вашем деле. Эта папка хранится в ящике, который закрывается на ключ на то время, пока специалист не работает по вашему делу. После того, как заканчивается работа по вашему делу, папка уничтожается.

 

(Ваши данные регистрируются после того, как мы договариваемся изучить ваше дело более подробно. Правовым основанием в таком случае является ч. 1 б ст.6 Общего регламента по защите данных)

 

Когда мы задаём вам вопросы с целью сбора статистических данных:

Мы просим всех, кто обращается к нам, ответить на вопросы анкеты, которая используется в целях сбора статистических данных. Если вы отправляете обращение к нам через наш вебсайт, вы заполняете анкету самостоятельно. Если мы принимаем ваше обращение по телефону или на личной встрече, анкету заполняем мы.

 

Мы можем оказывать вам и другим клиентам бесплатную помощь, так как получаем финансирование, в частности, от Министерства юстиции, администрации муниципалитета Осло, Совета по благополучию и прочих организаций. Многие из них требуют, чтобы мы направляли им статистику относительно того, скольким клиентам мы помогли, по скольким делам, в каких регионах страны проживают клиенты, каков их приблизительный доход и прочее. Это означает, что регистрация этих данных важна для нас для того, чтобы предоставлять статистику и получать финансирование, необходимое для работы JURK. Если мы не будем предоставлять статистические данные наших клиентов, мы можем потерять большую часть своего финансирования. В таком случае нам, возможно, придётся прекратить работу нашей организации. Кроме того, мы ведём политическую работу по лоббированию законов, улучшающих положение наших клиентов. В некоторых случаях мы используем статистику для того, чтобы показать политикам, какие проблемы мы считаем важными и каких решений добиваемся.

 

Таким образом, мы просим вас ответить на вопросы с целью сбора статистики по двум причинам: чтобы получить финансирование нашей организации и для использования в политической работе.

 

Мы используем статистику в анонимизированном виде. Это означает, что никто не может узнать, какие ответы дали именно вы. Статистика даёт общие данные. Статистика используется, например, следующим образом: «Для 45% клиентов JURK норвежский не является родным языком».

 

Статистические данные уничтожаются по прошествии 5 лет.

Если вы не хотите отвечать на вопросы анкеты, используемой для сбора статистики, вы можете заявить протест против обработки персональных данных JURK на основании ст.21 Общего регламента по защите данных.  

 

(Мы просим вас ответить на вопросы в целях сбора статистики для оценки того, насколько необходимой является наша помощь. Правовым основанием в данном случае являются ст.8 и 9 закона «О личных данных» и ч.1 f cт.6 Общего регламента о защите данных)

 

Вы можете обратиться к нам, если хотите, чтобы мы удалили хранящиеся у нас статистические данные о вас.

 

Работа по делу:

В некоторых случаях мы работаем с делами, по которым мы получаем документы (например, письма), в которых указаны личные данные иных лиц помимо тех, кому мы оказываем помощь. Мы храним такие документы в программе, где хранится вся информация о наших клиентах и их делах. Мы также ведём протокол всех бесед с вами и другими лицами в ходе работы по делу. В процессе работы по делу в папке специалиста также может находиться распечатка документа. Эта папка хранится в ящике, который закрывается на ключ на то время, пока специалист не работает по вашему делу. После того, как заканчивается работа по вашему делу, папка уничтожается.

 

(Правовым основанием в данном случае является оценка интересов в соответствии с ч.1 f ст.6 Общего регламента по защите данных).

 

В некоторых случаях в документах или показаниях, полученных нами от лица, которому мы оказываем помощь, могут содержаться конфиденциальные сведения (например, сведения о состоянии здоровья или судимости) других лиц помимо того, кому мы оказываем помощь.

 

(Это допускается в соответствии с правилами в отношении определения, заявления или защиты судебных требований, установленными ч.2 f ст.9 и ст.11 закона «О персональных данных».)

 

Использование письма, написанного по вашему делу, для оказания помощи по другому делу:

Многие из тех, кто обращается к нам, обращаются по сходным делам. Для того, чтобы иметь возможность помочь как можно большему числу лиц, иногда нам приходится частично использовать написанное для вас при написании писем другим клиентам. Например, вы обращаетесь к нам с вопросом о том, как получить развод. Мы направляем вам письмо с ответом на этот вопрос. Через неделю мы получаем такое же обращение от другого лица. Мы можем использовать подходящую информацию из письма, направленного вам, чтобы нам не пришлось каждый раз писать всё заново.

 

В таких случаях мы никогда не разглашаем личные данные по делу, а только делимся более общими соображениями, изложенными в письме. Другой клиент, которому мы оказываем помощь, не узнает о том, что мы помогали кому-то другому по такому же вопросу и что мы использовали ту же информацию, которую предоставили вам.

 

(Это допускается в связи с тем, что мы заинтересованы в использовании результатов работы в дальнейшем консультировании, как это предусмотрено ч.1 f ст.6 Общего регламента по защите данных)

 

Мы надеемся, что все наши клиенты понимают, что мы можем оказать помощь большему числу лиц, частично используя написанное нами в нескольких письмах. Если вас не устраивает использование написанного для вас в других делах, вы можете обратиться к нам, и мы можем рассмотреть возможность закрыть ваше дело для использования в других похожих делах.

 

Хранение документов по делу:

В процессе работы по вашему делу мы храним документы в папке специалиста, которая всегда помещается в закрытый на ключ шкаф по окончании рабочего дня. Мы направляем вам все полученные нами оригиналы документов, но сохраняем копию в папке, а также загружаем копию для хранения в электронном формате (это означает, что мы сохраняем её на компьютере). Все документы, которые сохраняются на компьютере, хранятся в надёжно защищённом месте, за так называемым брандмауэром. После завершения оказания помощи по вашему делу мы проверяем, остались ли у нас оригинальные документы, и если мы находим их, то отправляем вам. Затем вся папка уничтожается, однако, все документы, сохранённые в электронном виде, хранятся далее. Эти документы хранятся в течение 10 лет после окончания работы по вашему делу.

 

(Документы по вашему делу хранятся в течение 10 лет, так как это, как правило, считается необходимым как с вашей, так и с нашей точки зрения. Это связано с тем, что дело может возникнуть снова или кто-то из клиентов может обратиться к нам через некоторое время в связи с тем, что не доволен нашей работой по делу. В таком случае необходимо, чтобы у нас хранилась информация по делу, чтобы иметь возможность разобраться в этом. Это допустимо на основании ч.1 f ст.6 Общего регламента по защите данных и ч.2 f ст.9 Общего регламента по защите данных)

 

В общем случае мы не можем удалить данные и документы по делу до истечения 10 лет, однако если для вас это неприемлемо, вы можете обратиться к нам и мы можем рассмотреть ваше конкретное дело отдельно.

 

Процедура в случае оказания помощи в мировом суде (Forliksrådet) или Комиссии по спорам в сфере аренды жилья (Husleietvistutvalget) и тому подобных инстанциях

Иногда мы помогаем клиентам в случае необходимости явиться в мировой суд, Комиссию по спорам в сфере аренды жилья и тому подобных инстанциях. Мы никогда не взимаем плату за оказание помощи, но за рассмотрение дел в данных инстанциях взимается государственная пошлина, которую вам необходимо оплатить самостоятельно. Вам необходимо произвести оплату до того, как мы направим ваше заявление. Для того, чтобы сделать это, нам необходимы некоторые сведения о вас.

 

Когда вы производите оплату, она отражается в нашей бухгалтерии. Мы храним бухгалтерскую отчётность в течение пяти лет.

 

(Эти данные хранятся согласно требованиям к бухгалтерской отчётности, установленным законом «О бухгалтерии». Правовым основанием является ч.1 с ст.6 Общего регламента о защите данных)

 

Мы не можем удалить данные из бухгалтерской отчётности до истечения 5 лет.

 

Используемое нами программное и техническое обеспечение:

Для хранения документов мы используем надёжно защищённое программное и техническое обеспечение. Доступ к хранимому в электронном формате содержимому есть только у сотрудников JURK и тех, кто помогает нам с программным и техническим обеспечением.

 

(Нам необходимо использовать программное и техническое обеспечение для эффективного и надёжного хранения и обработки данных. Использование программного и технического обеспечения допустимо согласно ч.1 f ст.6 Общего регламента по защите данных и ст.32 и ч.1 с ст.6 Общего регламента по защите данных)

 

3 С кем мы делимся личными данными

Те, кто помогает нам с программным обеспечением (оказывает IT-услуги), может иметь возможность увидеть личные данные, хранящиеся в базе данных. Им запрещён доступ к данным, которые не являются необходимыми для решения наших IT-проблем. Они не имеют права передавать данные третьим лицам.

 

Если вы даёте нам доверенность по вашему делу, мы можем передать ваши личные данные другим инстанциям. В таком случае мы всегда сообщаем вам об этом заранее. Например, это может быть необходимо, если мы пишем жалобу или письмо от вашего лица, где указаны ваши личные данные.

 

Исследования в целях оптимизации правовой защиты:

В основном JURK занимается оказанием помощи и консультированием женщин по юридическим вопросам. Другая сфера деятельности JURK – это влияние на политиков в процессе их работы над новыми законами и правилами. Политическое лоббирование позволяет JURK сделать защиту прав женщин более эффективной, укрепить правовой статус женщин, а также добиться изменений, которые повлияют на следующие поколения женщин.

Чтобы иметь возможность продемонстрировать наличие конкретных законов, правил и сфер права, в которых права женщин недостаточно хорошо защищены, в связи с чем требуется внесение изменений в этих сферах, JURK может быть необходимо сообщить статистические и прочие данные, хранящиеся в нашем реестре клиентов и дел.

Передаваемые данные анонимизированы, т.е. их использование не позволяет отследить/идентифицировать клиентов или прочих лиц.

Данные могут быть переданы различным исследовательским организациям, с которыми JURK ведёт совместные исследовательские проекты (например, университет г. Осло), ранее работавшему в JURK сотруднику, планирующему написание магистерской диссертации, требующей использования статистики, а в некоторых случаях JURK может быть необходимо самостоятельно провести исследование собранного нами материала.

JURK может участвовать в исследовательских проектах, если их целью является более эффективная защита прав женщин или повышение благополучия женщин или уязвимых групп населения.

Возможность изменения законов и правил, на практике не отвечающих заявленным целям, – это важная работа на благо будущих поколений, кроме того, она важна для того, чтобы JURK могла оставаться современной и профессиональной женской организацией.

 

4 Ваши права

Если мы храним ваши личные данные, вы обладаете следующими правами:

 

Потребовать доступа к данным:

Вы имеете право доступа к зарегистрированным личным данным за исключением тех случаев, когда предоставление вам такой информации будет означать нарушение нами профессиональной тайны.

 

Потребовать исправления ошибки или удаления данных:

Если зарегистрированные данные неверны, вы можете попросить нас исправить или удалить их. Если вы попросите нас удалить ваши данные, нам необходимо определить, есть ли у нас такая возможность. Может оказаться, что имеют место важные основания, по которым мы не можем удалить информацию, например, если мы обязаны иметь возможность документально подтвердить имевшие место факты.

 

Направить жалобу в Службу защиты данных (Datatilsynet):

Если вы считаете, что при обработке ваших данных нами были допущены нарушения, вы можете направить жалобу в Службу защиты данных.

 

5 Безопасность

У нас есть процедуры для обеспечения безопасного хранения ваших персональных данных. Процедуры включают обучение сотрудников, обеспечение надёжного хранения документов в наших помещениях, а также надёжного хранения документов в электронном формате.

 

6 Изменения процедуры обработки персональных данных

Если в процедуру обработки персональных данных будут внесены изменения, мы опубликуем новую версию её описания на своём вебсайте. В начале документа всегда указано, когда в описание процедуры обработки персональных данных в последний раз вносились изменения.

 

7 Свяжитесь с нами

Вы можете обратиться к нам по всем вопросам и с комментариями, касающимися персональных данных:

 

JURK – Juridisk rådgivning for kvinner, Skippergata 23, 0154 Oslo

Тел.: 22 84 29 50

Эл. почта: post-mottak@jurk.no