Referat HS-møte 27.07.19

Sted og tid Faratangen 6, 1621 Gressvik, kl. 12:00 

Tilstede: Joakim, Jan Ole, Marius, Aksel, Anette, Ada, Are, Trym, Christoffer, Silje, Oscar

  1. Godkjenning av innkalling, Godkjenning av dagsorden, Godkjenning av avtroppendes referat for de tilstedeværende, Godkjenning av påtroppendes referat 

4x Godkjent ved akklamasjon, påtroppendes godkjent med endring av “første virkedag” til “senest første virkedag” 

  1. Ønsker/forventninger for våren 

Marius ønsker at påtroppende hjelper så godt som mulig. Ettersom dette er blitt diskutert grundig på det forrige møtet stopper vi her. 

  1. Rekruttering 

a.  Hvordan nå ut til folk. Hvordan beholde dem? 

  • Må få folk til å føle seg hjemme for at de vil bli. Viktig å invitere med nyinterne på internfest/Mandag.  
  • Ikke underdriv hvor mye arbeid det er å være frivillig. Ikke gi de verste jobbene til de nyinterne. 
  • Teambuilding mandag: aktiviteter for nyinterne på en tidlig Mandag. Deles opp i grupper hvor man ikke kjenner noen og får diverse teambuilding øvelser. 
  • Viktig å ha arrangementer hvor vi passer på å få med nye. Slikt som nyinternfest. 
  • Gruppene kan invitere funkene sine på Mandag slik at de nye har noen å dra med, eller fredagsquiz. 
  • Etter semesterstartsuka skal påtroppende kontakte de nye for å sørge for at de kommer på nyinternfest/andre arrangementer. Sørger for at alle har en kontaktperson, disse personene tar kontakt via personlige meldinger. 
  • Lage flere plakater for rekrutering, spesifikke plakater for hver gruppe, som vi henger rundt om på Blindern. Ha et eget møte for plakatbrainstorming. 
  • Det første er å få folk ned i kjelleren. Rekrutter i forkursuka. Bruk skjermene på IFI (Blæst) 
  • Ha flere mindre arrangementer, slik som 70-talls. 
  • Gi litt ansvar (konkrete ansvarsområder) til de nyinterne slik at de føler seg mer inkludert. 
  • Spillkveld en gang/annen hver måned. 
  • Regi burde ha mer opplæring slik at man kan delta mer. 
  • Mindre drikkepress blant de nyinterne slik at man ikke må drikke for å være med. Heller bruke budsjettet for internfesten til mat og festen. 
  • Viktig å være tilstede når man har invitert til Mandag eller liknende. Bar burde si i fra at de ikke er der klokken 6. Vær synlig. 
  • Ha samarbeid med andre studentforeninger. Bytte leie mot barskift. 

i.  Internfest 31. August? 

Det blir den 31. August. Silje og Joakim kan hjelpe om det trengs. Mulig å bruke en lignende rebus som den Susanne hadde for noen år siden. Kleslenka droppes.  

ii. Foreningsfaddere 

Det ønskes foreningsfadder for hver gruppe, men må kun ha to. De burde også ha ansvar for å inkludere de nye. 

b.  Foreningsdagen 19. August 

RF og regi er begge meldt på. Regi ordner seg selv. Koret vil ha en representant. 

  1. Erfaringsoverføring 

Avtroppende har ansvar for å gi påtroppende all informasjon de trenger. Påtroppende skal spørre om de lurer på noe. Om man ikke får informasjonen man trenger kontakt Marius. 

  1.  Instruks for HS-verv 

Påtroppende skal få tilgang til disse av avtroppende. De eksisterer for alle vervene som en veiledning. Skriv ned ting i instruksen når man lurer på noe. 

  1. GDPR 

EU-direktiv. Må ha grunnlag for å ha personinfo. Må vite hvor den er lagret og ha mulighet til å slette informasjonen. UiO-skjemaer er gunstige til slik bruk. Dette gjelder også slikt som allergier. Om man er i tvil om noe gjelder GDPR så spør. 

  1. Ansvar i gruppene, kommunikasjon 

Sjekk mail hver dag, svar på mail som angår deg. Jo lavere i systemet vi kan ta beslutninger jo bedre. Spør om å diskutere på HS-møte om dette er ønskelig. Videresend mail til de som har behov for å se de (for eksempel bar, utleieansvarlig, sekretær). 

  1. Møter i løpet av semesteret 

Møter kalles kun inn om det trengs. Vi finner en passende møtetid senere. 

  1. Internansvarlige 

a.  Vi mangler potensielt 1 

Bytter ut Didrik slik at ingen sitter for lenge. Mina fortsetter. 

  1. Planer for høsten fra fag og arr 

a.  Arr 

Presenterer planen og sender den på mail til HS på et senere tidspunkt. Planen godkjennes. 

b.  Fag 

Presenterer planen og sender den på mail til HS på et senere tidspunkt. Planen godkjennes. Kommer med forslag om å ha små foredrag i kafetid. 

  1. Innklapping av verv 

Klappes inn som arrmester:

Einar Morten Vågmo 

Kaspara Skovli Gåsvær 

Dorthea Enger 

Didrik Svellingen 

 

Klappes inn som SM:

Bendik Steinsvåg Dalen 

Ester Kristine Olsen 

Isak Vetle Isaksen 

Johan S. Høiness 

Jon Aleksander Prøitz 

Jarl-Robin B. Evensen 

 

Klappes inn som funkemester: 

Christina Eide 

 

Klappes inn som vaktmester: 

Ole Ivar Ulven 

 

Klappes inn som vaktmesterassistent: 

Amund Isaksen 

 

Klappes inn som BM: 

Einar Morten Vågmo 

Kamilla Wesenberg 

Sverre Wehn Noremsaune 

 

Klappes inn som Abelstårn-ansvarlig: 

Frida Marie E. Westby 

 

Klappes inn som te-ansvarlig: 

Gunvor Evenrud 

 

Klappes inn som leder av Sangbok-komiteen: 

Ada Mathea S. Veddegjerde 

 

Klappes inn som Internansvarlig: 

Mina Hannisdal 

 

Klappes inn som Donald-sjef: 

Sebastian Heltberg 

  1. Studentpubråd 

Fikk mail angående dette fra Idun. Velferdstinget vil opprette et studentpubråd. Joakim er positiv til ideen. Vi stemmer over det, og stemmer ja med et klart flertall. 

  1. Plan semesterstart 

På fredag blir Blinderngames blir erstattet av Realstart, dette påvirker rigging. Alt som kan stå må rigges dagen før. Burde ha møte med biblioteket før dette.  

Marius er bortreist i forkursuka, Joakim og Ada har ansvar her. Aksel og Silje (og delvis Christoffer) er tilgjengelig denne uka. 

Vi skal ha grilling i forkursuka, sponset av MatNat. 

Resten av planen er sendt på mail, les den. 

  1. Budsjett 

Vi har ikke god råd, bruk med måte. Spritbaren går ikke i fortjeneste. Alle må bli flinkere til å få med kvitteringer fra bunnpris og føre disse. Ingen har snakket med Anette om budsjett, dette må alle gjøre. Lederne for gruppene skal hjelpe sine funker med føring av oppgjørsskjema. 

  1. Eventuelt 

a.  Salutt 

Velferdstinget og Nostra jobber mye med dette. Vi jobber med å finne en god løsning. 

b.  Fra Jan Ole 

Vi er en bedrift, ting skal gjøres ordentlig. Jan Ole er juridisk ansvarlig. 

Publisert 17. sep. 2019 20:53 - Sist endret 17. sep. 2019 21:00