NTL UiO og IHR-prosessen

NTL UiO vil på denne siden gi vårt syn på IHR-prosessen ved UiO.

Ledernivå 2 i SA5

28. juni ble det drøftet ledernivå 2 i SA5.

Frem mot universitetstyrets møte i juni ble det forhandlet frem en modell hvor fagavdelingene ble nedlagt. NTL UiO mener dette er en uklok modell, da vi mener at organisering etter fagområder er mye mer hensiktsmessig en den nye organiseringen etter brukergrupper. Vi valgte allikevel å akseptere endringen som var sterkt ønsket av ledelsen og som det har vært jobbet med i avdelingen gjennom lang tid, og konsentrerte oss om kampen for å bevare en en personalavdeling med ansvar for UiOs helhetlige personalpolitikk. Dette hadde vi også fått støtte fra blant våre medlemmer.

Vi ble derfor overrasket over at ledelsen i denne runden argumenterer sterkt for å opprettholde avdelingsdirektører innenfor de nedlagte fagområdene. Etter vårt syn er dette en stor logisk brist, og man kan ikke ha avdelingsdirektører uten avdelinger. Opprettelsen av disse stillingene i lederstøtten bekrefter vår tidlgiere kritikk og EIRs analyse som sier at lederstøttens rolle blir uklar. I realiteten blir dette en sterk avdeling som kommer til å styre UiO, selv om de ikke har noen formell myndighet. Denne toppstyringen og utydeligheten  er uheldig for UiOs videre utvikling.

De nye stillingene som nå også har fått inplassering fast eller midlertidig er:
- avdelingsdirektør fagstøtte
- avdelingsdirektør fellestjeneste
- avdelingsdirektør personal
- administrasjonssjef Internadministrasjon
- avdelingsdirektør Virksomhets- og økonomistyring i lederstøtte
- avdelingsdirektør Kommunikasjon i lederstøtte
- seniorrådgiver Strategiansvarlig systemeierskap i lederstøtte 
- seniorrådgiver Strategiansvarlig OU i lederstøtte 

 

Eiendomsavdelingen nivå 2 og 3

NTL drøfte bemanningsplan for lederstillinger nivå 2 og 3 i det som nå heter Eiendomsavdelingen rett over sommeren. I dette ligger også organiseringen i driftsområder, opprettelse av brukersenter, fordeling av oppgaver mellom de ulike seksjonene og avdelingene.

Drøftingen var opprinnelig planlagt til torsdag 4. juli, men er blitt utsatt til etter sommeren.

Alle NTLs medlemmer i Eiendomsavdelingen vil bli innkalt til møte etter sommeren. Foreløpige datoer er 19. og 20. august.

Noen av de sakene som foreslås er:

  • Driftsområdene reduseres fra seks til fire, rollene til områdeledere og områdesekretærer er uklart
  • Renhold får ingen endringer
  • Opprettelse av brukersenter, størrelse er uklart 
  • Seksjon for Fellestjenester består av brukersenter, vaktsentral, repro og bud (dette er allerede vedtatt, men oppgavefordelingen er ikke ferdig)
  • Seksjon for Park overtar ansvar for bilpark, parkering og renovasjon
  • Underavdeling for plan og prosjekt deles i tre og det blir endringer i oppgavefordelingen mellom disse og stab.

Dokumentet kan leses her.

Send oss gjerne tilbakemeldinger, og møt opp på medlemsmøte dersom du har noen innvendinger som du vil at NTL skal ta med seg i drøftingen. 

Risikoanalyse av SA5

Enhet for internrevisjon har laget en risikoanalyse av SA5-prosessen. 

De har funnet seks risikoer som er vurdert som høye:

  • Risiko for at utvikling av strategi og policy i Lederstøtte ikke er tilstrekkelig forankret i den operative virkelighet
  • Risiko for at forståelse av nærhetsmodellen kommer i konflikt med målsettingen om økt standardisering
  • Risiko for at standarder utvikles uten tilstrekkelig samarbeid og forankring hos enhetene
  • Risiko for at Lederstøtte blir enda en bestiller til støtteavdelingene og skaper merarbeid og uklare linjer
  • Risiko for at mangelfull gjensidig forståelse mellom arbeidsgiver og tjenestemannsorganisasjonene når det gjelder gjennomføring av omstllingsprosesser
  • Risiko for at det ikke etableres klare informasjons- og kommunikasjonslinjer

Analysen bekrefter mange av NTLs innsigelser mot prosessen. EIR fikk ekstremt kort tid til å utarbeide rapporten og NTL UiO mener at mange av deres forslag til tiltak burde vært med i universitetsstyrets vedtak i juni. Vi vil jobbe for at tiltakene blir fulgt opp etter sommeren og gjennomført FØR implementering av ny organisasjon.

 

Les hele rapporten her

SA5 forhandling 6.juni 2013

I dag har NTL forhandlet omorganisering av SA5. NTL er fornøyd med at partene ble enige om at UiO fortsatt skal ha en personalavdeling som skal gi støtte til fakultetene. Universitetsstyret vil fatte endelig vedtak i sitt møte 17. juni.


Partene ble enige om følgende organisering:
Sammenslåing av studie- forsknings- og kommunikasjonsavdeling til en Fagavdeling
Utforming av Lederstøtten med 20 årsverk (stab)
Intern administrasjon flyttes fra den opprettede Fellestjenesten til egen enhet direkte knyttet til Universitetsdirektøren
HMS avdelingen blir egen enhet direkte knyttet til Universitetsdirektøren
Bedriftshelsetjenesten (BHT) blir egen enhet direkte knyttet til Universitetsdirektøren
Sentralbordet blir en egen seksjon i Fagavdelingen
Personalseksjonen blir videreført som egen avdeling med linjer ut til fakultetene

Den viktigste saken for NTL i disse forhandlingene var å sikre at Personalseksjonen fortsatt skal være et eget fagmiljø med ansvar for å bistå fakultetene.Direktørens opprinnelige forslag innebar at oppgavene ble fragmentert og at restene skulle videreføres i en enhet for "Arbeidsgiverstøtte" med kun linje inn til Universitetsdirektøren. Forhandlingsresultatet er at begrepet "personal" fremdeles skal ligge til grunn i navnet på avdelingen og at det opprettes som en egen avdeling med linjer ut til fakultetene. NTL ønsker å bidra til at personalfeltet styrkes, ikke svekkes, og er også derfor glade for at partene er enige om å gjennomføre en prosess i etterkant av vedtaket for å styrke personalfunksjonen.

BHT hadde ingen plassering i forslaget fra direktøren, og NTL har argumentert for at de skal være en uavhengig instans som må kunne gjøre egne, faglige vurderinger. Vi er glade for at partene også har kunnet enes om dette.

 

NTL har, sammen med de andre fagforeningene, tidligere uttrykt tvil om at endringene i sentraladministrasjonen vil føre til at primærvirksomheten blir styrket. Det er mange premisser som skal oppfylles før samarbeidet mellom enhetene blir enklere med tydeligere roller og ansvar.

Enhet for internrevisjon har laget en risikovurdering av SA5-prosessen, og bekrefter mange av våre standpunkter.

NTL har ikke endret våre opprinnelige standpunkter om IHR-prosessen som helhet og SA5. Til disse forhandlingene har vi allikevel vurdert at det var bedre å få bedret vedtaksforslaget fremfor å sloss mot organisasjonsprinsipper som i stor grad allerede er vedtatt eller forankret i organisasjonen.

 

Universitetstyret skal i sitt møte 17. juni vedta endelig organisering, og vi forventer at de legger forhandlingsprotokollen til grunn for sine vedtak.

UiOs styrevedtak om SA5

Universitetstyret vedtok 12. mars direktørenes forslag til organisering av SA5. Vedtaket er som følger:

  1. Det opprettes en enhet for lederstøte inn mot universitetsledelsen
  2. Det opprette en enhet for administrative støttetjenester til hele UiOs organisasjon, med to servicegrupper:
    1. fellesstjeneste
    2. intern administrasjon
  3. ​Organisering av de deler av SA5 som ikke er omfattet av pkt 1 og 2 skal analyseres videre

I tillegg ble det lagt til et punkt om risikovurdering og endelig organisering som skal til vedtak i universitetsstyrets møte i juni. Vedtaksforslaget ble fremlagt muntlig i møtet og vil blir referert her når styrets medlemmer har godkjent protokoll.

Vedtaket ble presset gjennom ved hjelp av en stemme fra et styremedlem som hadde forlatt møtet, i tillegg til at rektor brukte sin dobbeltstemme.

Vedtaksnotat

 

Organisasjonene var enige om at de ønsket vedtaket utsatt. Til tross for forhandlinger som strakk seg over to dager, ble vi ikke enige med direktøren. Det ble dermed utformet en uenighetsprotokoll, og det er særdeles dramatisk at universitetsstyret ser bort fra en uenighet på en forhandlingssak. 

Protokolltilsførsel fra alle organisasjonene.

Høring om nettarbeid og eksamen

IHR-rapporter fra plangruppene for organisering av UiOs nettarbeid og eksamen er sendt på høring til fakultetene, og høringsfristen er 15. mars.

NTL UiO skal ikke levere høringssvar til disse notatene, så vi vil oppfordre alle våre medlemmer til å delta aktivt i de lokale prosessene og påvirke disse med sin faglige kompetanse!

Fakultetene har ikke fått noe instruks fra universitetsledelsen om hvordan de skal organisere arbeidet med høringssvarene, men flere av plangruppens forsalg vil ha direkte konsekvenser for fordeling av arbeidsoppgaver, organisering og ansvar. NTL UiO forventer at ledelsen på fakultetene sikrer at de ansatte som påvirkes av disse endringsforslagene får informasjon og reel mulighet til å delta i utformingen av svarene.

 

NTL UiO skal drøfte vedtaksforslaget med universitetsledelsen i etterkant av høringsrunden, og vil derfor ha tilbakemeldinger fra våre medlemmer om hvordan prosessen har blitt håndtert på fakultetene og eventuelle innspill som ikke er gjengitt i høringssvarene.

 

Planer for SA5-omorganisering per 19.2.13

Vi har fått tilsendt planene for omorganiseringen i SA 5 per 19. februar. Planene skal drøftes med TMO 21. februar og deretter forhandles uken etter.

* SA5-plangrupperapport-utkast-2
* Fellestjenester-endelig
* Notat-internadministrasjon-endelig
* Systemgruppen-1.1

19.2.13 fra IHR-sekretariatet: "Det vises til behandling av førsteutkast av plangrupperapport for SA5 i utvidet plangruppemøte 14. februar 2013. Herved oversendes utkast 2. Utkastet skal behandles i utvidet plangruppe 20. februar 2013. Videre skal utkastet fremlegges i dekangruppen og ressursgruppen samme dag. For nye enheter og lederstillinger er det benyttet arbeidstitler.  Vi vil i neste omgang utarbeide forslag til navn på enheter og stillinger.

I denne rapportutgaven er det lagt inn utkast til konsekvens- og risikoanalyse. I løpet av prosessen er det kommet forslag fra fagavdelinger og enheter på oppgaver som kan egne seg for desentralisering. IHR-sekretariatet har ikke så langt hatt tid til å gå i dybden på dette og vil derfor komme tilbake til dette temaet senere."

Si nei til bestiller-utfører-modell

Erfaringer fra andre steder viser at bestiller-utførermodellen kan føre til økt avstand mellom bruker og støtteapparat, og mer byråkrati. Nå skal den innføres på UiO.

UiO skal effektivisere administrasjonen. Konsulentene og ledelsens løsning er å innføre bestiller-utførermodellen (BUM). Erfaringer fra andre steder viser at denne modellen kan føre til økt avstand mellom bruker og støtteapparat, og mer byråkrati. Oppsplitting av ansvar kan føre til at helhetsperspektivet blir borte, beslutningene blir fragmenterte og at tjenestene blir dyrere og dårligere. Svarer denne modellen på UiOs utfordringer?

Februar 2013

Roller og ansvar - hva er NTLs syn?

Vårt drøftingsnotat som gikk til Universitetsstyret

Dette var et svar på høringen om roller og ansvar som ble behandlet i styret i oktober 2012 (V-sak nr 6).

Universitetsstyret fattet et delvis utsettelsesvedtak:

IHR - forslag fra plangruppene om tiltak for å realisere hovedmålene
 

Roller og ansvar:

  1. Organiseringen av universitetets administrative tjenester skal følge en desentral modell som innebærer økt ansvar og myndighet på lokalt nivå (nærhetsmodell) som styrker primærvirksomheten. Det forutsettes etablert mekanismer som hindrer vekst i administrative årsverk totalt sett. IHR-målet om å oppnå en gevinst på 10 – 30 % målt i kroner og/eller kvalitet står fast.
  2. I de tilfeller der det kan påvises stordriftsfordeler med gode effektiviseringsgevinster, eller der oppgavene krever særlig kompetanse, skal det velges sentraliserte og/eller standardiserte løsninger.
  3. Universitetsdirektøren viderefører arbeidet med å detaljere organiseringen av UiOs administrative portefølje. I denne sammenheng arbeides det videre med ny organisering av SA 5 (FA, KA, OPA, STA og ØPA) og Teknisk avdeling. Som et ledd i dette arbeidet skal det gjennomføres en konsekvens- og risikoanalyse. Forslag til organisering av disse enhetene fremlegges til behandling i Universitetsstyret 05.02.13. Som en del av dette arbeidet skal det vurderes å etablere en egen enhet for tjenesteleveranser:
    a) Tjenesteleveranser som lønn, regnskap og arkiv skal vurderes skilt ut i en egen fellestjeneste underlagt universitetsdirektøren. I vurderingsgrunnlaget inngår forslag til avtaler om tjenesteleveranser mellom den nye enheten som leverandør og fakulteter/museer/UB og fagavdelinger som tjenestemottakere. Tilsvarende avtaler kan etableres også mellom USIT/TA og fakulteter/museer/UB og fagavdelinger.
    b) I det videre arbeidet med organisering av de administrative tjenestene skal det vurderes om også andre oppgaver bør legges inn under fellestjenesten eller overføres til fakultetene.
  4. Universitetsdirektøren legger frem en plan for å styrke UiOs strategiske kraft nasjonalt og internasjonalt. Et første forslag fremlegges for behandling i Universitetsstyret den 5. februar 2013
  5. Universitetsdirektøren rapporterer til Universitetsstyret om utviklingen i gjennomføringsarbeidet. Det lages en tids- og kommunikasjonsplan for dette arbeidet.

Saken ble ikke lagt fram i februar, den ble ytterligere utsatt til styremøtet 12. mars.

Forsker på retorikk i IHR-prosessen

NTL UiO sin brosjyre "Ja til medbestemmelse og tillit - Nei til Lean" ga Bethina Strandberg-Jensen inspirasjon til valg av masteroppgave. Nå skal hun finne ut om universitetsledelsens retorikk i reformdebatten endret seg etter vår kritikk av Lean-tankegangen.

Januar 2013

Et skille mellom strategi og drift forutsetter en bestiller-utførermodell

Som ett ledd i IHR-prosessen vil universitetsdirektør Bjørneboe splitte opp universitetets administrasjon. Dette vil hun gjøre ved å skille strategi og drift. Strategioppgaver samles i en stor stab som skal tenke store tanker. Denne staben og fakultetene skal kjøpe tjenester av utførerne - i den nye organisasjonen: Avdeling for Studie- forsknings- og samfunnskontakt avdelingen, Avdeling for Administrativ støtte, USIT og Eiendomsavdelingen (tidl. TA).

Dette forutsetter innføring av en såkalt Bestiller-utførermodell (BUM) som bygger på en markedsliberal økonomisk tenkning om offentlig sektor: offentlig sektor er preget av ineffektivitet, byråkrati, høye kostnader og for dårlig kvalitet, og at antatte egeninteresser blant dem som arbeider i utførerleddet, fører til manglende effektivitet.

Status desember 2012

Desember 2012: Status for Universitetsstyrets vedtak, IHR-arbeid i SA5, USIT og Teknisk avdeling.

Medbestemmelse, HR og Lean

Nye ledelsestrender som Lean og HR kupper omstillingsprosesser og truer de ansattes medbestemmelsesrettigheter - også ved UiO. 

Ragnar Bøe Elgsaas, forbundssekretær i NTL, har skrevet en artikkel om dette.
Desember 2012

Det magiske innsparingstallet

Hver gang en omstilling skal selges inn i staten, kommer de magiske innsparingstallene frem. UiO skal gjennom IHR effektivisere og spare inn 10-30 prosent - hvor kommer tallet fra, og er det hold i dem?

Rådgiver Linn Herning i For Velferdsstaten har sett på saken
Oktober 2012