Personvernerklæring for JURK – Juridisk Rådgivning For Kvinner

Hvem informasjonen gjelder for:

Informasjonen som vi har skrevet om her, gjelder for:

  • Deg som henvender deg til oss for hjelp og veiledning
  • Deg som er involvert i en sak vi hjelper til med
  • Deg det står om i dokumenter i sakene til de vi hjelper

Formål, typer personopplysninger og rettslig grunnlag

Her kommer en oversikt over hva som er grunnene (formålet) til at vi behandler opplysninger om deg, hvilke typer personopplysninger vi behandler og hva som gir oss lov til å hente inn og behandle disse opplysningene (det rettslige grunnlaget).

Når du kontakter oss for hjelp:

Når du kontakter oss fordi du trenger hjelp eller veiledning, må vi undersøke om det er noen grunn til at vi ikke kan ta saken din. Det finnes en del situasjoner hvor vi ikke kan ta på oss å hjelpe deg fordi vi allerede hjelper noen andre som er involvert. Det kan for eksempel være hvis du har et problem med en annen person, og vi allerede har tatt på oss å hjelpe denne personen. For å finne ut av dette, gjør vi ett søk på navnet ditt i arkivene våre. Det kan også hende vi bruker informasjon om hva saken din gjelder for å gjøre denne vurderingen. Hvis vi finner ut at vi ikke kan hjelpe deg, registrerer vi ikke opplysningene om deg.

(Denne kontrollen kaller vi «uavhengighetssjekken», og det rettslige grunnlaget for at vi kan gjøre denne er at den tjener et legitimt formål etter GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f.)

Hvis vi finner ut at vi kanskje kan hjelpe deg, registrerer vi deg og saken din. Vi kan ikke love noe om hva vi kan hjelpe deg med før vi har undersøkt nærmere. Det er fordi de som jobber med saker hos oss er studenter, så de må snakke om saken i gruppa før de kan svare deg. Vi gjør det på den måten for at vi skal være sikre på å gi riktig hjelp, selv om de som jobber her ikke er ferdige med utdannelsen sin.

Når vi registrer inn saken, tar vi inn kontaktinformasjonen din. Det er navn, telefonnummer, adresse og e-post. Det gjør vi fordi vi skal kunne kontakte deg, og fordi vi kanskje trenger informasjonen hvis vi skal skrive brev til deg eller for deg.  Vi lagrer denne informasjonen på deg i et dataprogram der vi samler all informasjon om klientene våre og sakene deres. Noen ganger trenger vi fødselsnummeret ditt, for eksempel hvis vi skal skrive en klage for deg. I så fall ber vi om det når vi trenger det. Vi registrerer det ikke på deg i datasystemet, men hvis vi skriver det i for eksempel en klage, blir klagebrevet lagret hos oss elektronisk (på data).

Mens vi arbeider med saken kan det også hende vi har en utskrift av informasjonen om deg og saken din i en mappe hos saksbehandleren. Denne mappa legges i en boks og låses inn når saksbehandleren ikke jobber med sakene sine. Vi makulerer mappa når vi er ferdige med å arbeide med saken.

(Når vi registrer inn informasjonen om deg, gjør vi det fordi vi har avtalt at vi skal se nærmere på saken din, og det rettslige grunnlaget for at vi kan gjøre det er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b.)

Når vi spør deg om statistikk:

Alle som kontakter oss blir bedt om å fylle ut et statistikkskjema. Hvis du sender inn saken din på nett gjennom hjemmesiden vår, fyller du ut statistikkskjemaet selv. Hvis vi tar inn saken din over telefon eller i ett personlig møte, fyller vi ut statistikkskjemaet for deg. Før det blir fylt ut statistikk gir vi deg informasjon om at det er frivillig, og spør om det er greit for deg.

Grunnen til at vi kan hjelpe deg og andre personer gratis, er at vi får penger fra blant annet Justisdepartementet, Oslo kommune, Velferdstinget og flere andre. Mange av disse krever at vi sender inn statistikk på hvor mange vi hjelper, hvor mange saker vi hjelper i, hvor i landet de kommer fra, omtrent hvilken inntekt de har osv. Det betyr at det er viktig for oss å få registrert denne informasjonen så vi kan sende over riktig statistikk og få de pengene vi trenger til å drive JURK. I tillegg jobber vi politisk for å få lover som er bedre for klientene våre. Noen ganger bruker vi statistikk til å vise politikerne hva vi mener er viktige problemer som de må ta tak i.

Det er altså to grunner til at vi ber deg om å svare på spørsmål som vi bruker i vår statistikk: at vi skal få penger til å drive organisasjonen vår, og at vi skal jobbe politisk.

Når vi bruker statistikken, gjør vi det alltid anonymt, det betyr at ingen kan se hva akkurat du har svart.

Det er frivillig å svare på statistikkspørsmålene, men vi håper alle våre klienter forstår hvorfor det er viktig for organisasjonen vår, og velger å bidra. Hvis du ikke ønsker å svare på statistikkskjemaet vil du fortsatt få hjelp fra oss.

(Når vi har ber deg om å svare på spørsmål om statistikk, spør vi først om det er greit for deg. Det rettslige grunnlaget er samtykke etter GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav a.)

Hvis du ønsker at vi sletter statistikken vi har på deg kan du kontakte oss.

Sakshåndtering:

Noen ganger jobber vi med saker hvor vi får dokumenter (for eksempel brev) der det står opplysninger om andre enn den personen vi hjelper. Vi lagrer disse dokumentene i et dataprogram der vi samler all informasjon om klientene våre og sakene deres. Vi skriver også journal på samtaler vi har med deg og andre i saken. Mens vi arbeider med saken kan det også hende vi har en utskrift av dokumentet i en mappe hos saksbehandleren. Denne mappa legges i en boks og låses inn når saksbehandleren ikke jobber med sakene sine. Vi makulerer mappa når vi er ferdige med å arbeide med saken.

(Det rettslige grunnlaget for at vi kan gjøre dette er etter en interesseavveining etter GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f.).

Noen ganger kan det stå sensitive personopplysninger (for eksempel informasjon om helse eller straffedommer) om andre personer enn den personen vi hjelper i dokumenter eller i forklaringene vi har fått fra den vi hjelper.

(Dette har vi lov til etter reglene om å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav etter GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav f og personopplysningsloven § 11.)

Hvis brevet vi har skrevet i saken din kan brukes som hjelp i en annen sak:

Mange av de som kommer til oss har saker som likner på hverandre. For at vi skal klare å hjelpe flest mulig, kan det hende at vi bruker noe av det vi har skrevet til deg for å skrive brev til andre. For eksempel kanskje du kontakter oss for hjelp med spørsmål om hvordan man får skilsmisse. Så skriver vi et brev til deg om dette. Neste uke kommer det en person og lurer på akkurat det samme. Da kan det hende vi bruker det som passer fra ditt brev, så vi slipper å skrive alt på nytt hver gang.

Når vi gjør dette, er det aldri de personlige sidene av saken vi deler med andre, bare det vi har skrevet som er mer generelt. Den andre personen vi hjelper får ikke vite at vi har hjulpet en annen person med det samme, og at vi har brukt den samme informasjonen som vi har gitt til deg.

(Grunnen til at vi har lov til å gjøre dette er at det at det er i vår interesse å nyttiggjøre arbeidet i videre rådgivning som det står om i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f.)

Vi håper at alle våre klienter forstår at vi kan hjelpe flere personer når vi bruker noe av det vi skriver i flere brev. Hvis du synes det er problematisk om vi bruker det vi har skrevet til deg i andre saker, kan du kontakte oss, så kan vi vurdere å stenge av din sak for bruk i andre liknende saker.

Publisert 26. feb. 2019 12:45 - Sist endret 27. feb. 2019 14:56